فاکتور رسمی چیست؟ یکی از اجزاء لاینفک حسابداری یک مجموعه صدور فاکتور خرید و فروش می باشد. این جزء مهم در حسابداری برای تمام شرکتهای خدماتی، تولیدی و بازرگانی صدق می کند. شرکتها معمولا برای مشتریان خود از فاکتورهای رسمی و غیر رسمی استفاده می کنند. به دلیل اهمیتی که فاکتورهای رسمی دارند در این مقاله بر آن شدیم که در مورد فاکتورهای رسمی و غیر رسمی توضیحاتی را ارائه دهیم.
تعریف فاکتور رسمی:
فاکتور رسمی فاکتوری است که از نظر سازمان دارایی تایید شده می باشد. در چنین فاکتوری کلیه قوانین و استانداردهای مورد تایید دارایی بایستی رعایت شده باشد. مطابق با ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده ارائه فاکتور رسمی تنها منوط به شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ نیست. بلکه کلیه مودیان مالیاتی اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی برای ارائه کلیه کالاها و خدمات خود ملزم به ارائه فاکتور رسمی می باشند. بنابراین در فاکتورهای رسمی بایستی نکاتی که سازمان دارایی آنها را تاکید کرده است رعایت شود. اگر فروشندگان و مودیان مالیاتی از ارائه فاکتور رسمی به مشتریان خود خودداری کنند متحمل جرائم سنگین مالیاتی می شوند.
فاکتور غیررسمی چیست؟
به فاکتوری که تنها با هدف اطلاع مشتریان از خرید و مانده حسابشان صادر می شود، فاکتور غیر رسمی می گویند. این فاکتورها اغلب صادر می شوند تا مشتری از اقلام کالایی که خریده است و قیمت و تخفیفی که فروشنده بابت آنها اعمال نموده مطلع شود. در برخی از این فاکتورهای غیر رسمی مانده حساب مشتری نیز لحاظ می شود. این فاکتورها بیشتر جنبه اطلاع رسانی داشته و جزء مستندات قانونی محسوب نمی شوند و هرگز نمی توان این فاکتورها را به سازمان دارایی ارائه داد.
ویژگیهای فاکتور رسمی مورد تایید دارایی:
- داشتن شماره سریال یا شماره فاکتور
این سریال به صورت چاپ افست یا اصطلاحا شماره ملخی گفته می شود که معمولا به رنگ قرمز و به صورت برجسته است. شماره سریال معمولا بصورت متوالی می باشد و از شماره 0 یا 1 شروع می شود. - ثبت دقیق تاریخ فاکتور
- وارد کردن مشخصات دقیق و کامل خریدار و فروشنده از قبیل:
الف) نام و نام خانوادگی یا نام شرکت
ب) شناسه ملی، کد اقتصادی یا شماره ملی
ج) آدرس دقیق
د) تلفن - وارد کردن مشخصات دقیق کالا یا خدمات از قبیل:
الف) نام کالا یا خدمات
ب) کد کالا یا خدمات
ج) واحد اندازه گیری کالا یا خدمات
د) مقدار کالا یا خدمات - درج دقیق اطلاعات ریالی فاکتور از قبیل:
الف) قیمت واحد
ب) میزان تخفیفات
ج) قیمت کل
د) میزان مالیات و عوارض ارزش افزوده
ه) قیمت نهایی فاکتور به حروف و عدد - مهر و امضا خریدار و فروشنده
هنگام صدور فاکتور رسمی برای دارایی نکات زیر حائز اهمیت نیست:
- سایز کاغذ فاکتور (A4 یا A5 بودن)
- جهت صفحه فاکتور (افقی یا عمودی بودن)
- دست نویس یا چاپی بودن فاکتور
- تعداد صفحات فاکتور
نکته: در صدور فاکتورهای رسمی شامل ارزش افزوده ممکن است ارزش افزوده برای هر یک از کالاها جداگانه محاسبه شود یا برای مبلغ کل کالاها و در واقع برروی مبلغ کل فاکتور میزان ارزش افزوده محاسبه شود.
جریمه صدور فاکتور غیر رسمی:
ماده 169 قانون مالیاتهای مستقیم در سال 94 با ماده زیر جایگزین شد:
ماده 169 مکرر قانون مالیات های مستقیم: طبق این ماده به سازمان امور مالیاتی کشور اجازه داده می شود تا برای اشخاص حقیقی و حقوقی کارت اقتصادی شامل شماره اقتصادی صادر کند. طبق این مجوز، اشخاص حقیقی و حقوقی براساس دستورالعمل تهیه شده توسط سازمان امور مالیاتی کشور بایستی برای انجام معاملات خود صورتحساب صادر کنند. در این صورت حسابها و فرم های مربوط به آنها بایستی شماره اقتصادی مربوط به خریدار و فروشنده درج شود. در نهایت صاحبان کسب و کار باید فهرست معاملات خود را به سازمان امور مالیاتی کشور تسلیم کنند.
صادر نکردن صورتحساب رسمی یا درج نکردن شماره اقتصادی خود و طرف معامله یا استفاده از شماره اقتصادی خود برای دیگران یا استفاده از شماره اقتصادی دیگران برای معاملات خود، حسب مورد مشمول جریمه ای معادل 2 درصد مبلغ معامله می‌شود.
همچنین عدم ارائه فهرست معاملات انجام شده به سازمان امور مالیاتی کشور از طریق روش‌های اعلام شده، مشمول جریمه‌ای معادل 1 درصد معاملاتی می‌شود که در فهرست به آنها ارائه نشده است.
صدور فاکتور رسمی برای دارایی از طریق نرم افزار حسابداری آنلاین لیام:
امروزه صدور فاکتور رسمی توسط نرم افزارهای حسابداری مختلف امکان پذیر هست. به همین منظور صاحبان کسب و کار می توانند براحتی با استفاده از نرم افزارهای حسابداری مختلف فاکتورهای رسمی را صادر کنند.
هنگامی که یک کسب و کار راه اندازی می شود و هنوز نرم افزار حسابداری خود را به سازمان دارایی معرفی نکرده است بایستی یک دسته فاکتور با شماره سریال با چاپ افست یا اصطلاحا شماره ملخی از چاپخانه های معتبر تهیه کرده و فاکتورهای رسمی را برروی آنها چاپ کند. ولی به محض اینکه نرم افزار حسابداری خود را به سازمان دارایی معرفی کند می تواند براحتی از طریق پرینت فاکتور از سیستم حسابداری فاکتور رسمی را صادر کرده و تنها در انتهای آن امضا و مهر خریدار و فروشنده درج شود.
امروزه نرم افزارهای حسابداری متفاوتی را می توان برای صدور فاکتورهای رسمی انتخاب کرد. یکی از بهترین نرم افزارهای حسابداری که امروزه می توان برای صدور فاکتورهای رسمی مورد تایید دارایی از آن استفاده کرد، نرم افزار حسابداری ابری لیام می باشد. این نرم افزار علاوه بر مزایایی که دارد کلیه استانداردهای لازم را برای صدور فاکتور رسمی دارا می باشد.
