فاکتور الکترونیکی چیست؟
فاکتور الکترونیکی یک نوع فاکتور فروش است که به صورت دیجیتال و بدون کاغذ صادر میشود. فاکتور الکترونیکی میتواند از طریق ایمیل، پیامک، تلگرام و سایر رسانههای الکترونیکی به مشتری ارسال شود. فاکتور الکترونیکی دارای شناسههای یکتا و امضاء دیجیتال است که اعتبار و اصالت آن را تضمین میکند. اگر مشخصات خریدار و فروشنده در آن ذکر شود، فاکتور رسمی است و در غیر این صورت فاکتور غیر رسمی است.
چرا فاکتور الکترونیکی مهم است؟
فاکتور الکترونیکی مهم است چون دارای مزایای زیادی نسبت به فاکتور کاغذی است. برخی از این مزایا عبارتند از:
– سرعت و سهولت در صدور و ارسال فاکتور الکترونیکی
– دقت و کاهش خطاهای انسانی در فاکتور الکترونیکی
– کاهش هزینههای چاپ، حمل و نگهداری فاکتور کاغذی
– افزایش امنیت و حفظ حریم خصوصی در فاکتور الکترونیکی
– کاهش مصرف کاغذ و حفاظت از محیط زیست در فاکتور الکترونیکی
– افزایش شفافیت و مبارزه با فرار مالیاتی در فاکتور الکترونیکی
– بهبود روابط با مشتریان و افزایش وفاداری آنها در فاکتور الکترونیکی
انواع فاکتور الکترونیکی
فاکتور الکترونیکی را میتوان بر اساس محتوا، شکل، نحوه صدور و نحوه ارسال به انواع مختلفی تقسیم کرد. برخی از این انواع عبارتند از:
فاکتور الکترونیکی خدماتی و کالایی
بسته به اینکه فاکتور الکترونیکی مربوط به ارائه خدمات یا فروش کالا باشد، میتواند شامل اطلاعات مختلفی مانند نام و شماره خدمت یا کالا، تعداد یا مقدار، قیمت واحد و کل، تخفیف، مالیات، عوارض و سایر هزینهها باشد.
فاکتور الکترونیکی پیشفاکتور و نهایی
بسته به اینکه فاکتور الکترونیکی قبل یا بعد از تحویل خدمت یا کالا صادر شود، میتواند به عنوان پیشفاکتور یا نهایی باشد. پیشفاکتور الکترونیکی معمولا برای اطلاع رسانی قیمت و شرایط فروش استفاده میشود و نهایی برای تایید پرداخت و تحویل استفاده میشود.
فاکتور الکترونیکی گروهی و ترکیبی
بسته به اینکه فاکتور الکترونیکی شامل چند خدمت یا کالا باشد، میتواند به عنوان گروهی یا ترکیبی باشد. فاکتور الکترونیکی گروهی معمولا برای فروش چند کالا یا خدمت مشابه استفاده میشود و ترکیبی برای فروش چند کالا یا خدمت متفاوت استفاده میشود.
فاکتور الکترونیکی برگشتی و ابطالی
بسته به اینکه فاکتور الکترونیکی مربوط به انصراف یا تغییر در خرید باشد، میتواند به عنوان برگشتی یا ابطالی باشد. فاکتور الکترونیکی برگشتی معمولا برای بازگشت کالا یا خدمت و استرداد پول استفاده میشود و ابطالی برای لغو فاکتور قبلی و صدور فاکتور جدید استفاده میشود.
فاکتور الکترونیکی دورهای و اقساطی
بسته به اینکه فاکتور الکترونیکی مربوط به پرداخت یکباره یا چندباره باشد، میتواند به عنوان دورهای یا اقساطی باشد. فاکتور الکترونیکی دورهای معمولا برای خدمات یا کالاهایی استفاده میشود که به صورت ماهانه، سالانه و غیره پرداخت میشوند و اقساطی برای خدمات یا کالاهایی استفاده میشود که به صورت قسطی پرداخت میشوند.
فاکتور الکترونیکی PDF و XML
بسته به اینکه فاکتور الکترونیکی به چه شکلی ذخیره و ارسال شود، میتواند به عنوان PDF یا XML باشد. فاکتور الکترونیکی PDF یک فایل دیجیتال است که شکل و ظاهر فاکتور را نشان میدهد و میتواند به راحتی باز، چاپ و ارسال شود. فاکتور الکترونیکی XML یک فایل دیجیتال است که محتوا و اطلاعات فاکتور را به صورت ساختاریافته نشان میدهد و میتواند به راحتی خوانده، تحلیل و انتقال شود. فاکتور الکترونیکی XML معمولا برای اتصال به سامانههای مالی و حسابداری استفاده میشود.
مزایا و معایب فاکتور الکترونیکی
فاکتور الکترونیکی یا e-invoice نسبت به فاکتور کاغذی مزایا و معایبی دارد که در ادامه به آنها میپردازیم.
یکی از مزایای فاکتور الکترونیکی نسبت به فاکتور کاغذی سرعت و سهولت در صدور و ارسال آن است. فاکتور الکترونیکی میتواند به صورت خودکار و با استفاده از نرمافزارها و سامانههای مخصوص صادر شود. فاکتور الکترونیکی میتواند به محض صدور به مشتری ارسال شود و نیازی به چاپ، پست و تحویل حضوری ندارد. فاکتور الکترونیکی میتواند به مشتری اطلاعات بیشتری درباره خدمت یا کالا ارائه دهد و امکان پرداخت آنلاین را فراهم کند.
یکی دیگر از مزایای فاکتور الکترونیکی نسبت به فاکتور کاغذی دقت و کاهش خطاهای انسانی در آن است. فاکتور الکترونیکی میتواند با استفاده از فرمولها و محاسبهگرها مقادیر مختلفی مانند تخفیف، مالیات، عوارض و سایر هزینهها را به صورت دقیق و خودکار محاسبه کند. فاکتور الکترونیکی میتواند با استفاده از بارکد و QR کد اطلاعات فاکتور را به صورت رمزگذاری شده نشان دهد و از اشتباهات ناشی از خواندن یا نوشتن اشتباه اطلاعات جلوگیری کند. فاکتور الکترونیکی میتواند با استفاده از شناسههای یکتا و شماره پیگیری از تکراری شدن یا گم شدن فاکتور جلوگیری کند.
یکی از معایب فاکتور الکترونیکی نسبت به فاکتور کاغذی نیاز به دسترسی به اینترنت و تجهیزات الکترونیکی برای صدور و دریافت آن است. فاکتور الکترونیکی میتواند در صورت قطعی اینترنت یا خرابی تجهیزات الکترونیکی مانند کامپیوتر، تلفن همراه، پرینتر و اسکنر با مشکل مواجه شود. فاکتور الکترونیکی میتواند در صورت عدم آشنایی مشتری با استفاده از رسانههای الکترونیکی یا نرمافزارها و سامانههای مربوطه بازخورد مناسبی نداشته باشد. فاکتور الکترونیکی میتواند در صورت عدم رعایت استانداردها و الزامات فنی مورد قبول نباشد.
یکی دیگر از معایب فاکتور الکترونیکی نسبت به فاکتور کاغذی مسائل امنیتی و حفظ حریم خصوصی در آن است. فاکتور الکترونیکی میتواند در صورت عدم استفاده از روشهای امنیتی مانند رمزنگاری، امضاء دیجیتال و مهر دچار سرقت، تغییر، جعل یا سوء استفاده شود. فاکتور الکترونیکی میتواند در صورت عدم رعایت قوانین و مقررات مربوط به حفظ حریم خصوصی مشتریان دچار نقض حقوق شخصی یا قانونی شود. فاکتور الکترونیکی میتواند در صورت عدم داشتن نسخه پشتیبان یا روشهای بازیابی مناسب از دست رفته یا پاک شده باشد.
قوانین و مقررات مربوط به صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی
فاکتور الکترونیکی مانند فاکتور کاغذی مشمول قوانین و مقررات مربوط به صدور و دریافت فاکتور است که در ادامه به آنها میپردازیم.
یکی از قوانین مربوط به صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی قانون مالیات بر ارزش افزوده است. بر اساس این قانون، فروشندگان و ارائهدهندگان خدمات موظف هستند که برای هر عملیات فروش یا ارائه خدمات یک فاکتور صادر کنند و مالیات بر ارزش افزوده را از مشتری دریافت و به دولت پرداخت کنند. فاکتور الکترونیکی میتواند به عنوان یک فاکتور معتبر برای محاسبه و پرداخت مالیات بر ارزش افزوده استفاده شود. فاکتور الکترونیکی باید دارای اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه مالیات باشد مانند نام و شناسه مالیاتی فروشنده و مشتری، تاریخ و شماره فاکتور، نام و قیمت خدمت یا کالا، میزان و نرخ مالیات و مبلغ قابل پرداخت.
یکی دیگر از قوانین مربوط به صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی قانون حفاظت از حقوق مصرفکنندگان است. بر اساس این قانون، مصرفکنندگان حق دارند که از کیفیت و قیمت مناسب خدمات یا کالاهایی که مصرف میکنند اطمینان حاصل کنند و در صورت بروز مشکل یا ایراد، از حقوق خود دفاع کنند. فاکتور الکترونیکی میتواند به عنوان یک سند معتبر برای اثبات خرید و ارائه شکایت استفاده شود. فاکتور الکترونیکی باید دارای اطلاعات مورد نیاز برای حفاظت از حقوق مصرفکنندگان باشد مانند نام و آدرس فروشنده و مشتری، تاریخ و شماره فاکتور، نام و مشخصات خدمت یا کالا، شرایط فروش و گارانتی و مبلغ قابل پرداخت.
یکی از مقررات مربوط به صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی آییننامه اجرایی فاکتور الکترونیکی است. بر اساس این آییننامه، فاکتور الکترونیکی باید با رعایت استانداردها و الزامات فنی مورد تایید سازمان امور مالیاتی صادر و دریافت شود. فاکتور الکترونیکی باید دارای امضاء دیجیتال و مهر الکترونیکی باشد که از طریق سامانه مودیان اخذ و اعمال شوند. فاکتور الکترونیکی باید به صورت XML ذخیره و ارسال شود و قابلیت اتصال به سامانههای مالی و حسابداری را داشته باشد. فاکتور الکترونیکی باید به صورت متناوب به سازمان امور مالیاتی ارسال و تایید شود.
یکی دیگر از مقررات مربوط به صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی آییننامه حفظ حریم خصوصی در فاکتور الکترونیکی است. بر اساس این آییننامه، فاکتور الکترونیکی باید با رعایت قوانین و مقررات مربوط به حفظ حریم خصوصی فروشندگان و مشتریان صادر و دریافت شود. فاکتور الکترونیکی باید با استفاده از روشهای امنیتی مانند رمزنگاری و تشخیص هویت ذخیره و ارسال شود. فاکتور الکترونیکی باید فقط به افراد و نهادهای مجاز دسترسی داشته باشد و از افشای اطلاعات محرمانه جلوگیری شود. فاکتور الکترونیکی باید با رعایت مقررات مربوط به نگهداری و از بین بردن اسناد مالی نگهداری و حذف شود.
روشها و ابزارهای صدور و ارسال فاکتور الکترونیکی
نرمافزارهای صدور فاکتور الکترونیکی
نرمافزارهای صدور فاکتور الکترونیکی ابزارهایی هستند که به کمک آنها میتوان به صورت خودکار و با چند کلیک فاکتور الکترونیکی را ایجاد کرد. این نرمافزارها میتوانند به صورت آنلاین یا آفلاین باشند و میتوانند بر روی کامپیوتر، تلفن همراه، تبلت و سایر دستگاههای الکترونیکی نصب و اجرا شوند. این نرمافزارها میتوانند از قالبها و الگوهای آماده استفاده کنند یا امکان طراحی فاکتور سفارشی را بدهند. این نرمافزارها میتوانند با سامانههای مالی و حسابداری مانند سپیدار، همکاران، سیستم و غیره اتصال برقرار کنند و اطلاعات فاکتور را به آنها ارسال یا دریافت کنند.
سامانههای ارسال فاکتور الکترونیکی
سامانههای ارسال فاکتور الکترونیکی ابزارهایی هستند که به کمک آنها میتوان فاکتور الکترونیکی را به مشتری ارسال کرد. این سامانهها میتوانند به صورت وبسایت، اپلیکیشن، پنل پیامکی و غیره باشند و میتوانند از رسانههای مختلفی مانند ایمیل، پیامک، تلگرام، واتساپ و غیره برای ارسال فاکتور استفاده کنند. این سامانهها میتوانند امکان پیگیری و تایید فاکتور را برای فروشنده و مشتری فراهم کنند و میتوانند امکان پرداخت آنلاین فاکتور را از طریق درگاههای پرداخت اینترنتی مانند زرینپال، پیپینگ، آیدیپی و غیره بدهند.
سامانههای تایید فاکتور الکترونیکی
سامانههای تایید فاکتور الکترونیکی ابزارهایی هستند که به کمک آنها میتوان از اعتبار و اصالت فاکتور الکترونیکی اطمینان حاصل کرد. این سامانهها میتوانند به صورت مرکزی یا غیرمرکزی باشند و میتوانند از روشهای مختلفی مانند امضاء دیجیتال، مهر الکترونیکی، بارکد، QR کد و غیره برای تایید فاکتور استفاده کنند. این سامانهها میتوانند با سازمانها و نهادهای مربوطه مانند سازمان امور مالیاتی، سازمان حفاظت از حقوق مصرفکنندگان، اتحادیهها و انجمنهای حرفهای و غیره همکاری کنند و اطلاعات فاکتور را به آنها ارسال یا دریافت کنند.
سامانههای ذخیرهسازی و بازیابی فاکتور الکترونیکی
سامانههای ذخیرهسازی و بازیابی فاکتور الکترونیکی ابزارهایی هستند که به کمک آنها میتوان فاکتور الکترونیکی را به صورت امن و قابل دسترس نگهداری و در صورت نیاز بازیابی کرد. این سامانهها میتوانند به صورت ابری یا محلی باشند و میتوانند از روشهای مختلفی مانند پوشهبندی، برچسبگذاری، جستجو، فیلتر، مرتبسازی و غیره برای مدیریت فاکتور استفاده کنند. این سامانهها میتوانند با رعایت مقررات مربوط به نگهداری و از بین بردن اسناد مالی فاکتور را به مدت معینی نگهداری و پس از آن حذف کنند.
چالشها و راهکارهای پیادهسازی فاکتور الکترونیکی در کسبوکارها
چالشهای فنی و زیرساختی
یکی از چالشهای پیادهسازی فاکتور الکترونیکی در کسبوکارها مربوط به مسائل فنی و زیرساختی است. برای صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی، کسبوکارها نیاز به دسترسی به اینترنت و تجهیزات الکترونیکی مانند کامپیوتر، تلفن همراه، پرینتر و اسکنر دارند. این موارد ممکن است برای برخی از کسبوکارها هزینهبر، دشوار یا غیرممکن باشد. همچنین، کسبوکارها باید از نرمافزارها و سامانههای مورد تایید سازمان امور مالیاتی برای صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی استفاده کنند که ممکن است با نیازها و سیستمهای موجود آنها سازگار نباشد.
راهکارهای ممکن برای حل این چالشها عبارتند از:
– ایجاد زیرساختهای مناسب و ارائه خدمات اینترنتی با کیفیت و قیمت مناسب برای کسبوکارها
– تهیه و توزیع تجهیزات الکترونیکی مورد نیاز با تسهیلات و تخفیفات ویژه برای کسبوکارها
– ارائه نرمافزارها و سامانههای متنوع و سفارشی برای صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی با امکان اتصال به سیستمهای مالی و حسابداری مختلف
– ارائه آموزشها و پشتیبانیهای فنی و آنلاین برای کسبوکارها در استفاده از نرمافزارها و سامانههای فاکتور الکترونیکی
بیشتر بخوانید: 0تا100 ثبت نام در سامانه مودیان به کمک راهنمای تصویری
چالشهای قانونی و مالی
یکی دیگر از چالشهای پیادهسازی فاکتور الکترونیکی در کسبوکارها مربوط به مسائل قانونی و مالی است. برای صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی، کسبوکارها باید از قوانین و مقررات مربوط به فاکتور، مالیات، حقوق مصرفکنندگان و حفظ حریم خصوصی رعایت کنند. این موارد ممکن است برای برخی از کسبوکارها پیچیده، نامشخص یا متغیر باشد. همچنین، کسبوکارها باید از روشهای پرداخت آنلاین مورد تایید سازمان امور مالیاتی برای دریافت وجه فاکتور الکترونیکی استفاده کنند که ممکن است با مشکلات امنیتی، فنی یا اداری مواجه شوند.
راهکارهای ممکن برای حل این چالشها عبارتند از:
– ایجاد و ابلاغ قوانین و مقررات شفاف و یکسان برای صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی در سطح کشور
– ایجاد و ارائه سامانههای تایید و نظارت بر فاکتور الکترونیکی با همکاری سازمانها و نهادهای مربوطه
– ایجاد و ارائه درگاههای پرداخت اینترنتی مطمئن و متناسب با نیازهای کسبوکارها
– ایجاد و ارائه سامانههای رسیدگی به شکایات و اختلافات ناشی از فاکتور الکترونیکی
چالشهای فرهنگی و رفتاری
یکی دیگر از چالشهای پیادهسازی فاکتور الکترونیکی در کسبوکارها مربوط به مسائل فرهنگی و رفتاری است. برای صدور و دریافت فاکتور الکترونیکی، کسبوکارها و مشتریان باید از فاکتور کاغذی به فاکتور دیجیتال تغییر نگرش دهند و از فواید آن آگاه شوند. این موارد ممکن است برای برخی از کسبوکارها و مشتریان دشوار، ناخوشایند یا مقاومتبار باشد. همچنین، کسبوکارها و مشتریان باید از روشهای جدید و مدرن استفاده از فاکتور الکترونیکی یاد بگیرند و با آنها آشنا شوند.
راهکارهای ممکن برای حل این چالشها عبارتند از:
– ایجاد و انجام مشاورهها و راهنماییهایی برای کسبوکارها و مشتریان در استفاده از فاکتور الکترونیکی و حل مشکلات و سوالات آنها
– ایجاد و ارائه نمونهها و مثالهایی از کسبوکارها و مشتریان موفق و راضی از استفاده از فاکتور الکترونیکی و اشتراکگذاری تجربیات و نظرات آنها
– ایجاد و ارائه فرصتها و امکاناتی برای آزمایش و تجربه فاکتور الکترونیکی توسط کسبوکارها و مشتریان و دریافت بازخورد و پیشنهادات آنها
تاثیر فاکتور الکترونیکی بر کاهش مصرف کاغذ و حفاظت از محیط زیست
فاکتور الکترونیکی یک نوع فاکتور است که به صورت دیجیتال و بدون کاغذ صادر میشود.
کاهش مصرف کاغذ
یکی از تاثیرات مهم فاکتور الکترونیکی بر محیط زیست کاهش مصرف کاغذ است. بر اساس آمارها، هر سال بیش از ۴۰۰ میلیون تن کاغذ در جهان مصرف میشود که بیش از نیمی از آن برای امور اداری و مالی استفاده میشود. این مصرف بالای کاغذ باعث از بین رفتن جنگلها، کاهش تنوع زیستی، افزایش گازهای گلخانهای و تغییرات اقلیمی میشود. با استفاده از فاکتور الکترونیکی، میتوان از مصرف بیرویه کاغذ جلوگیری کرد و به صرفهجویی در منابع طبیعی و حفظ جنگلها کمک کرد.
کاهش آلودگی
یکی دیگر از تاثیرات مثبت فاکتور الکترونیکی بر محیط زیست کاهش آلودگی است. برای تولید کاغذ، مواد شیمیایی مختلفی مانند سولفات، کلر، جیوه و غیره استفاده میشود که باعث آلودگی آب، هوا و خاک میشوند. همچنین، برای حمل و نقل کاغذ، سوختهای فسیلی مانند بنزین، گازوئیل و غیره مصرف میشوند که باعث انتشار گازهای گلخانهای و گرمایش جهانی میشوند. با استفاده از فاکتور الکترونیکی، میتوان از این آلودگیها کاهش داد و به حفظ سلامت انسانها و حیوانات کمک کرد.
افزایش آگاهی
یکی دیگر از تاثیرات مثبت فاکتور الکترونیکی بر محیط زیست افزایش آگاهی است. با استفاده از فاکتور الکترونیکی، میتوان به مشتریان اطلاعات بیشتری درباره تاثیر مصرف کاغذ بر محیط زیست ارائه داد و از آنها خواست که به صورت مسئولانه از کاغذ استفاده کنند. همچنین، میتوان به مشتریان انگیزهها و تشویقهایی برای استفاده از فاکتور الکترونیکی داد و از آنها تقدیر کرد. این کار میتواند باعث ایجاد فرهنگ محیطدوستانه و افزایش همکاری برای حفاظت از محیط زیست شود.
روند تحول فاکتور الکترونیکی در ایران و جهان
در ادامه، به بررسی روند تحول فاکتور الکترونیکی در ایران و جهان میپردازیم.
روند تحول فاکتور الکترونیکی در جهان
روند تحول فاکتور الکترونیکی در جهان از دهه ۹۰ میلادی آغاز شد. اولین کشوری که فاکتور الکترونیکی را به صورت رسمی و الزامی پیادهسازی کرد، فنلاند بود که در سال ۱۹۹۷ این کار را انجام داد. سپس، کشورهای دیگری مانند سوئد، دانمارک، نروژ، اسپانیا، برزیل، مکزیک، شیلی و غیره نیز به تدریج از فاکتور الکترونیکی استفاده کردند. در حال حاضر، بیش از ۶۰ کشور در جهان فاکتور الکترونیکی را به صورت قانونی یا توصیهای پذیرفتهاند و برخی از آنها مانند اتحادیه اروپا، فاکتور الکترونیکی را به صورت الزامی برای تمام کسبوکارها قرار دادهاند.
روند تحول فاکتور الکترونیکی در ایران
روند تحول فاکتور الکترونیکی در ایران از سال ۱۳۸۷ با تصویب قانون مالیات بر ارزش افزوده شروع شد. این قانون مقرر کرد که فروشندگان و ارائهدهندگان خدمات باید برای هر عملیات فروش یا ارائه خدمات یک فاکتور صادر کنند و مالیات بر ارزش افزوده را از مشتری دریافت و به دولت پرداخت کنند. در سال ۱۳۹۰، سازمان امور مالیاتی آییننامه اجرایی فاکتور الکترونیکی را تدوین و ابلاغ کرد که بر اساس آن، فاکتور الکترونیکی باید با رعایت استانداردها و الزامات فنی مورد تایید سازمان امور مالیاتی صادر و دریافت شود. در سال ۱۳۹۵، سازمان امور مالیاتی سامانه مودیان را راهاندازی کرد که بر اساس آن، فاکتور الکترونیکی باید دارای امضاء دیجیتال و مهر الکترونیکی باشد که از طریق این سامانه اخذ و اعمال شوند.
جهت مشاوره رایگان،با کارشناسان نرم افزار حسابداری آنلاین لیام تماس بگیرید.
مقاله را دوست داشتید؟