ویژگی های نرم افزار حسابداری مناسب انبار

واحد انبار یکی از قسمتهای مهم و کلیدی هر کسب و کاری می باشد. با توجه به اهمیت این موضوع براستی ویژگی های نرم افزار حسابداری مناسب انبار چیست؟ آیا بایستی برای کسب و کار حتما نرم افزار حسابداری مخصوص انبار تهیه کنیم؟ اگر بخواهیم برای قسمت انبار از نرم افزار حسابداری سایر قسمتها استفاده کنیم این نرم افزار بایستی دارای چه ویژگیهایی باشد تا بتوانیم امور مربوط به انبار و حسابداری آن را با دقت در آن ثبت و کنترل کنیم؟ برای پاسخ به این سوالات بر آن شدیم تا در این مقاله توضیحاتی درباره ویژگیهای نرم افزار حسابداری مناسب انبار برای شما عزیزان ارائه کنیم.

بخشهای اصلی نرم افزار حسابداری مناسب انبار

1. تعاریف اصلی قسمتهای انبار
2. وارد کردن موجودی اول دوره کالاها
3. رسید انبار
4. حواله انبار
5. انتقال انبار
6. ثبت برگه تعدیل کسر و اضافه
7. ثبت انبارگردانی
8. انواع گزارشات انبار و کاردکس کالا

1- تعاریف اصلی

در نرم افزار حسابداری مناسب انبار مهمترین قسمت بخش تعاریف انبار می باشد. این بخش شامل تعاریف زیر است:

• واحد کالا
• تعریف انبار
• تعریف گروه و زیر گروه کالا
• تعریف کالا

تعاریف واحد کالا:

در این نرم افزار بایستی بتوانیم انواع مختلف واحدهای کالا را ثبت کنیم. به صورت تکی یا به صورت واحد اصلی و فرعی. به عنوان مثال در یک کسب و کار فقط یک نوع واحد کیلوگرم استفاده می شود که برای آن واحد کیلوگرم را به عنوان واحد اصلی تعریف می کنیم. ولی ممکن است در یک کسب و کار دیگر واحد کیلوگرم و گرم استفاده شود. در این صورت واحدی که بیشتر استفاده می شود به عنوان واحد اصلی و واحد دیگر را به عنوان واحد فرعی تعریف می کنیم. نرم افزار بایستی قابلیت تعریف هر کدام از این انواع واحد را داشته باشد.

تعریف انبار:

در نرم افزار باید بتوانیم انبارهای مختلف به صورت نامحدود تعیین کنیم. انبار باید به صورت انبار عادی و انبار امانی برای نگهداری اجناس امانی باشد. همچنین در تعاریف انبار بایستی بتوانیم حسابهای مربوط به هر یک را به انبار مربوطه اختصاص دهیم.

تعریف گروه و زیرگروه کالا:

قابلیت تعریف انواع گروه و زیرگروه کالا به صورت نامحدود در نرم افزار بایستی وجود داشته باشد.

تعریف کالا:

تعریف کالا به صورت کامل و دقیق یکی از قابلیتهای مهم نرم افزار حسابداری انبار می باشد. باید بتوانیم کلیه ویژگیهای کالا را در نرم افزار ثبت کنیم. این ویژگیهای بشرح ذیل می باشد:

• تعیین نوع کالا (کالا، محصول تولید شده، خدمات)
• نام کالا به همراه ویژگیهای اصلی آن از جمله رنگ، سایز، مدل، ….
• واحد کالا
• شناسه کالا و خدمات (جهت ارسال فاکتور به سامانه مودیان)
• مشخص کردن بارکد کالا
• مشخص کردن شناسه فنی کالا
• مشخص کردن میزان ارزش افزوده کالا
• تعیین مشمولیت یا معافیت آن
• مشخصات تکمیلی کالا

2- وارد کردن موجودی اول دوره کالاها

یکی از قابلیتهای مهم نرم افزار حسابداری مناسب انبار این است که بتوانیم موجودی اول دوره را به صورت دقیق در آن ثبت کنیم.

3- رسید انبار

ایجاد رسید انبار یکی از خصوصیات مهم نرم افزار انبار می باشد. کلا رسید انبار به معنای ورود کالا به انبار می باشد.

ثبت رسید انبار به دو صورت می باشد:

• رسید انبار برای خرید یا برگشت ار فروش
• رسید تحویل

ممکن است بخواهیم فاکتور خرید را زمانی ثبت کنیم که اول کالا وارد انبار شده باشد. در این صورت بایستی رسید انبار را برای خرید یا برگشت از فروش (حالت اول) استفاده کنیم. با انتخاب این حالت تا زمانی که کالا وارد انبار نشده و رسید آن صادر نگردد امکان ثبت فاکتور خرید وجود ندارد.

ولی ممکن است رسید انبار را برای موارد دیگر استفاده کنیم. مثلا برای ثبت کالا تولید شده می خواهیم محصولی که تولید می شود را وارد انبار کنیم. در این حالت رسید انبار را بصورت رسید تحویل استفاده می کنیم (حالت دوم).

4- حواله انبار

حواله انبار برعکس رسید انبار به معنای خروج کالا از انبار می باشد.

ثبت حواله انبار نیز به دو صورت است:

• حواله فروش یا برگشت از خرید
• حواله ارسال

اگر بخواهیم ثبت فاکتور فروش را حتما منوط به خروج کالا از انبار کنیم یعنی تا زمانی که کالا از انبار خارج نشده است ثبت فاکتور فروش انجام نشود از حواله فروش یا برگشت از خرید استفاده می کنیم (حالت اول).

حالت دیگر استفاده از حواله انبار در حالت حواله ارسال می باشد. مثلا در هنگام ثبت کالای تولید شده برای ثبت خروج مواد اولیه از انبار حواله ارسال را استفاده می کنیم.

یک نرم افزار حسابداری مناسب انبار بایستی هر دو حالت رسید و حواله را داشته باشد.

5- انتقال انبار

قابلیت دیگری که برای نرم افزار انبار بسیار حائز اهمیت است، برگه انتقال انبار می باشد. توسط این برگه ما می توانیم کالاها را بین انبارهای مختلف جابجا کنیم. مثلا انتقال کالا از انبار مرکزی به انبار شعبات

6- ثبت برگه تعدیل کسر و اضافه

کاربرد برگه تعدیل کسر و اضافه این است که ممکن است گاها در طی دوره یا انتهای آن موجودی کالای واقعی در انبار با موجودی ثبت شده در سیستم به دلایل مختلفی یکی نباشد. در این حالت از برگه تعدیل برای یکی کردن موجودی واقعی و موجودی ثبت شده در سیستم استفاده می کنیم. البته این برگه باید تحت نظارت شخص مسئول و مدیر انبار باشد.

7- ثبت انبارگردانی

انبارگردانی یکی از ارکان مهم نرم افزار انبار می باشد. در انبارگردانی ما موجودی کالای انبار را شمارش می کنیم و سپس از طریق برگه تعدیل کسر و اضافه می توانیم موجودی ها را به صورت دقیق ثبت کنیم. برخی از نرم افزارها در هنگام انبارگردانی شمارش کالاها را به صورت دستی انجام می دهند ولی برخی از نرم افزارها قابلیت شمارش کالا را از طریق بارکدخوان دارند. انبارگردانی بسته به نوع کسب و کار، نوع کالاها از نظر تاریخ انقضا ممکن است چندین بار در سال انجام شود.

8- انواع گزارشات انبار و کاردکس کالا

تهیه انواع گزارشات انبار و کاردکس کالا یکی از قسمتهایی است که بایستی نرم افزار انبار داشته باشد. این گزارشات باید به صورت دقیق باشد چون مبنای سود و زیان شرکت، تهیه اظهارنامه، …. می باشد.

برخی از گزارشات انبار شامل گزارشات زیر می باشد:

• گزارش موجودی کالا
• گزارش موجودی کالا برحسب انبار
• گزارش کاردکس کامل کالا
• گزارش موارد انتقالی، تعدیل
• گزارش موارد تحویل شده
• ……

ویژگیهای تکمیلی نرم افزار حسابداری مناسب انبار

8 ویژگی بالا ویژگیهایی هستند که یک نرم افزار حسابداری مناسب انبار حتما بایستی آنها را داشته باشد. ممکن است نرم افزارها ویژگیهای تکمیلی دیگری نیز داشته باشند از جمله:

• برگه تحویل کالا
• فرمهای تگ انبار
• سایر ویژگیهای تکمیلی

کاربرد برگه تحویل این است که گاهی تمام کالاهایی که حواله می زنیم به مشتری تحویل نمی دهیم و ممکن است تحویل در چند مرحله صورت بگیرد. برگه تحویل مشخص می کند که از این حواله کدام کالاها تحویل داده شده است. این ویژگی جزء خصوصیات تکمیلی نرم افزار می باشد.

فرمهای تگ انبار یکسری فرمهایی هستند که در انبارگردانی و شمارش فیزیکی و دقیق کالاها مورد استفاده قرار می گیرند.

معرفی یک نرم افزار حسابداری مناسب انبار

در انتهای این مقاله یکی از نرم افزارهای حسابداری ابری مناسب انبار را معرفی می کنیم. این نرم افزار، نرم افزار حسابداری آنلاین لیام می باشد. ویژگیهای نرم افزار لیام به شرح ذیل می باشد:

• آنلاین بودن
• براساس اصول و استانداردهای حسابداری
• کامل و دقیق برای حسابداری انبار

هزاران ویژگی دیگر که در انواع کسب و کار مورد استفاده می باشد.