ویژگیهای نرم افزار حسابداری بازرگانی چیست؟ این سوالی است که بیشتر صاحبان کسب و کار که دارای شغل بازرگانی و خرید و فروش هستند از خود می پرسند؟ این سوال که نرم افزار حسابداری متناسب با شغل آنها بایستی دارای چه مشخصاتی باشد؟ به همین منظور بر آن شدیم تا در این مقاله ویژگی های نرم افزار حسابداری بازرگانی را برای کمک به این عزیزان بیان کنیم.
تقسیم بندی شرکتها از نظر نوع فعالیت
- شرکتهای خدماتی
- شرکتهای بازرگانی
- شرکتهای تولیدی
شرکتهای بازرگانی چه نوع شرکتهایی هستند؟
شرکتهایی که با خرید و فروش انواع کالا سروکار دارند جزء شرکتهای بازرگانی می باشند.
ویژگیهای نرم افزار حسابداری بازرگانی
- برگ درخواست خرید
- پیش فاکتور
- فاکتورهای خرید و فروش
- فاکتورهای فروش
- فاکتورهای برگشت از خرید و برگشت از فروش
- فاکتورهای رستوانی (لمسی)
- ثبت دریافت و پرداخت فاکتورها
- تعیین لیست قیمت
- تعریف مشتریان
- انواع مرورهای خرید و فروش
- تهیه فایل معاملات فصلی
- ارسال فاکتورهای فروش برای سامانه مودیان
برگ درخواست خرید چیست؟
بسیاری از صاحبان کسب و کار ممکن است اجناس موردنیاز خود را از چندین تامین کننده تهیه کنند. ممکن است این اجناس را ابتدا سفارش داده و بخواهند زمانی که اجناس به انبار آنها رسید فاکتور خرید آنها را ثبت کنند. این افراد با این شرایط نیازمند ویژگی برگ درخواست خرید می باشند. توسط این برگ ابتدا توسط انبار سفارش کالا ثبت می شود و پس از تایید توسط مسئول مربوطه، وی از بین تامین کنندگان بهترین را از نظر کیفیت کالا، قیمت، … تعیین و این لیست خرید را به مسئول خرید تحویل می دهد. مسئول خرید لیست را تهیه می کند. زمانی که لیست تهیه شده توسط تامین کننده به انبار ارسال شد فاکتور خرید توسط مسئول بازرگانی ثبت می شود. مراحل برگ درخواست خرید به صورت زیر می باشد:
پیش فاکتور
برخی از کسب و کارها نیاز دارند که قبل از ثبت فاکتور رسمی برای مشتری، برای او پیش فاکتور ارسال کنند و بعد از تایید پیش فاکتور توسط مشتری فاکتور اصلی را صادر کنند. در صورت عدم تایید پیش فاکتور توسط مشتری، اصلا فاکتور صادر نکنند. به همین منظور باید نرم افزار حسابداری آنها بتواند پیش فاکتور صادر کند. امروزه با پیشرفت تکنولوژی کسب و کارها نیاز دارند که برای مشتریان خود پیش فاکتور آنلاین صادر کنند تا در وقت مشتری صرفه جویی شود. بنابراین صدور پیش فاکتور (معمولی یا آنلاین) یکی از ویژگیهای نرم افزار حسابداری بازرگانی می باشد.
فاکتورهای خرید و فروش
یکی از متداولترین ویژگیهای نرم افزار حسابداری بازرگانی صدور انواع فاکتورهای خرید و فروش (رسمی و غیر رسمی) می باشد. فاکتورهای خرید و فروش بایستی ویژگیهایی داشته باشند از جمله:
- وارد کردن مشخصات خریدار و فروشنده
- تعیین انباری که کالا به آن وارد یا از آن خارج می شود
- تعیین مشخصات کالا از قبیل نام، واحد، ….
- وارد کردن مبلغ جزء کالا و تعداد
- محاسبه مبلغ کل به صورت دقیق
- اعمال انواع تخفیفها برای فاکتور
- تخفیف در سطح اقلام
- تخفیف در سطح فاکتور
- تخفیف به صورت درصدی و ریالی
- محاسبه مالیات و عوارض ارزش افزوده برای فاکتور
- انواع چاپ فاکتور
- انواع خروجی های مختلف
- تعیین بازاریاب فروش و تعیین درصد یا مبلغ پورسانت وی به روشهای مختلف
- اعمال انواع معافیتهای مالیاتی برای فاکتور (در سطح فاکتور و اقلام)
فاکتورهای برگشت از خرید و برگشت از فروش
از ویژگیهای نرم افزار حسابداری بازرگانی فاکتورهای برگشت از خرید و برگشت از فروش می باشد. ممکن است مسئول ثبت فاکتورها بخواهد کلیه اقلام یک فاکتور فروش یا برخی از اقلام آن را برگشت بزند، به همین منظور بایستی نرم افزار بتواند براحتی کل اقلام فاکتور فروش را بارگذاری کند و بتواند بسرعت کل فاکتور با برخی از اقلام آن را برگشت بزند.
فاکتورهای رستورانی (لمسی)
یکی از مشاغل و کسب و کارهای بازرگانی هایپرمارکتها و رستورانها می باشد. فاکتورهای این مشاغل به دلیل اینکه تعداد مشتریان و کالاهای آنها زیاد است و مشخصات مشتریان برای آنها حائز اهمیت نیست، متفاوت از فاکتورهای سایر مشاغل می باشد. اصطلاحا این مشاغل دارای فاکتورهای لمسی یا رستورانی می باشند. نرم افزارهای کمی دارای قابلیت ثبت و صدور فاکتورهای لمسی می باشند. این فاکتورها بایستی دارای ویژگی اتصال به پوزها و چاپگرهای مختلف باشند.
ثبت دریافت و پرداخت فاکتورها
یک نرم افزار حسابداری بازرگانی بایستی بتواند پرداخت و دریافتها را مستقیما از قسمت بازرگانی ثبت کند. مسئول قسمت بازرگانی باید بتواند براحتی گزارش دریافت و پرداخت و مانده حسابهای مربوط به این قسمت را تهیه کند.
تعیین لیست قیمت
تهیه و بروزرسانی لیست قیمت یکی از ویژگیهای نرم افزار حسابداری بازرگانی می باشد. فرد باید بتواند لیست قیمتی با مشخصات کامل ثبت کرده و دفعات بعد براحتی آن را بروزرسانی کند یا اقلام جدید کالایی به آن اضافه کند. یک لیست قیمت کامل و جامع دارای مشخصات زیر می باشد:
- افزودن کالا به صورتی تکی یا از طریق اکسل
- دارای عنوان کالا، مبلغ جزء، درصد یا مبلغ تخفیف
- بروزرسانی قیمتها بدون وارد کردن مجدد کالاها
- فعال یا غیرفعال کردن لیست قیمت
تعریف مشتریان
یک نرم افزار حسابداری بازرگانی باید ویژگی تعریف مشتریان را از قسمت بازرگانی داشته باشد. باید بتوان مشخصات کامل مشتریان از قبیل ویژگیهای فردی و مالیاتی را وارد کرد. همچنین بتوان ویزگیهای مشتریان را براحتی ویرایش کرد.
انواع مرورهای خرید و فروش
یکی از اصلی ترین ویژگیهای نرم افزار حسابداری بازرگانی انواع مرورهای خرید و فروش براساس پارامترهای مختلف می باشد. یعنی بتوان براساس پارامترهای مختلف گزارشات متفاوتی از خرید و فروش بدست آورد از جمله
- پارامتر تاریخ
- براساس خریدار و فروشنده
- براساس انبار
- کالا
- فاکتورها
- بازاریاب
- …..
تهیه فایل معاملات فصلی
تهیه و تولید فایل معاملات فصلی یکی از ویژگیهایی است که اگر بتوان آن را مستقیما از طریق نرم افزار حسابداری تهیه کرد بسیار در وقت و زمان صرفه جویی می شود.
ارسال فاکتورهای فروش برای سامانه مودیان
امروزه با مطرح شدن بحث سامانه مودیان و قانون پایانه های فروشگاهی و الزام ارسال فاکتورهای فروش برای سامانه هم برای اشخاص حقیقی و هم اشخاص حقوقی اگر نرم افزار حسابداری قابلیت ارسال فاکتور را به سامانه داشته باشد بسیار در زمان و هزینه های سازمان صرفه جویی می شود. این خاصیت یکی از ویژگیهایی است که امروزه تبدیل به یک ویزگی کارآمد نرم افزار حسابداری می باشد.
معرفی یک نرم افزار حسابداری بازرگانی
نرم افزارهای زیادی در حیطه کسب و کارهای بازرگانی وجود دارد. یکی از کاملترین نرم افزارها برای شرکتهای بازرگانی که کلیه ویژگیهای یک نرم افزار کامل را دارد نرم افزار حسابداری آنلاین لیام می باشد. این نرم افزار علاوه بر آنلاین بودن و ویژگیهایی که دارد قابلیت ارسال فاکتور را به سامانه مودیان را نیز دارا می باشد. همین ویژگی نرم افزار لیام را از سایر نرم افزارها مجزا کرده است. نرم افزار لیام براساس اصول و استانداردهای حسابداری بوده و برای کسب و کارهای بازرگانی بسیار کارآمد می باشد.
