آشنایی با ثبت های مهم حسابداری یکی از اجزاء لاینفک بخش حسابداری یک کسب و کار می باشد. هر حسابدار باید به عنوان اصول اولیه کار خود با این ثبتها آشنایی داشته باشد.
قبل از اینکه با ثبت های پرکاربرد حسابداری آشنا شویم لازم است ابتدا مفهوم رویداد را در حسابداری بیان کنیم:
به معامله ای که بتوانیم مبلغ آن را به گونه ای اتکاپذیر اندازه گیری کنیم و همچنین تاثیر بر صورتهای مالی یک واحد تجاری داشته باشد، رویداد مالی می گویند.
هر کسب و کار بایستی تمام رویدادها و اتفاقاتی که بر امور مالی شرکت تاثیر گذار است در سیستم حسابداری خود که می تواند به صورت دستی یا از طریق نرم افزار باشد، ثبت کند. انواع رویدادهای حسابداری شامل پرداخت انواع هزینه ها، پرداخت حقوق، خرید و فروش گالا و دارایی ثابت، …… می باشد.
ثبت های مهم حسابداری
از جمله ثبت های پرکاربرد حسابداری شامل ثبت های زیر می شود:
- ثبتهای مربوط به نقد و بانک
- ثبتهای مربوط به خرید و فروش
امروزه با وجود نرم افزارهای حسابداری متفاوت نیازی به ثبت های حسابداری به صورت دستی نیست. ولی یک حسابدار بایستی با ثبت های مختلف آشنایی داشته باشد تا از روند کار آن نرم افزار مطمئن شود.
نکته مهم در حسابداری این است که هر زمان ارزش و میزان یکی از دارایی های ما در یک رویداد افزایش پیدا کند در ثبت حسابداری آن دارایی بدهکار می شود. بالعکس اگر ارزش و میزان دارایی در رویداد کاهش یابد در ثبت آن دارایی را بستانکار می کنیم. دارایی نقد و بانک و صندوق نیز از این قاعده مستثنی نیست. به همین منظور اگر موجودی بانک یا صندوق در قبال یک رویداد حسابداری زیاد شود بایستی آن را بدهکار کنیم مانند زمانی که کسی مبلغی به حساب ما واریز می کند و در قبال آن مبلغ موجودی بانک زیاد می شود.
همچنین اگر موجودی بانک یا صندوق در قبال یک رویداد حسابداری کم شود بایستی آن را بستانکار کنیم منند زمانی که به حساب شخص یا شرکتی پول واریز می کنیم و در قبال این کار میزان موجودی بانک ما کسر می شود. یا وقتی در قبال انجام هزینه ای از بانک یا صندوق پولی را برداشت می کنیم.
ثبت های مربوط به نقد و بانک:
قسمت نقد و بانک یکی از مهمترین قسمتها در حسابداری هر کسب و کاری می باشد. چه کسب و کارهای بزرگ چه کوچک نیاز دارند که با این ثبتها آشنایی کامل داشته باشند. اگر بابت رویدادهای مختلف میزان موجودی نقد و بانک/ صندوق کاهش یابد بایستی بانک یا صندوق را در ثبت در قسمت بستانکار وارد کنیم.
نمونه ای ثبت های مربوط به نقد و بانک در حالت بستانکار:
اگر بابت هر رویداد حسابداری میزان موجودی نقد و بانک/ صندوق افزایش یابد بایستی بانک یا صندوق را در ثبت بدهکار کنیم.
چند نمونه از ثبت های مربوط به نقد و بانک در حالت بدهکار:
ثبت فاکتور فروش در حسابداری:
یکی از ثبت های مهم حسابداری مربوط به ثبت فاکتور فروش می باشد. این ثبت به صورت زیر می باشد:
حسابهای دریافتنی (بدهکاران تجاری) ***
فروش یا درآمد ***
تسویه فاکتور فروش به دو صورت نقدی یا نسیه است.
اگر فاکتور فروش را به صورت نقدی تسویه کنیم ثبت به صورت زیر است:
بانک/ صندوق ***
حسابهای دریافتنی ***
اما اگر فاکتور فروش به صورت نسیه باشد در زمان فروش تنها ثبت فروش را ثبت می کنیم و هنگامی که خریدار مبلغ را به صورت کامل یا بخشی از آن تسویه کرد ثبت مربوط به تسویه یا دریافت مبلغ را می زنیم.
همانطور که در ابتدای مقاله بیان شد، امروزه می توانیم تمام رویدادها را از طریق نرم افزارهای حسابداری شناسایی و ثبتهای آنها را بزنیم. دانش حسابدار در مورد ثبت صحیح رویدادها سبب می شود که از طرز کار آن نرم افزار مطمئن شود. یکی از نرم افزارهای حسابداری ابری مطمئن نرم افزار حسابداری آنلاین لیام می باشد. در این نرم افزار کلیه فاکتورهای خرید و فروش ثبت شده و با یک دکمه «صدور سند» ثبتهای مربوط به آن در قسمت حسابداری قرار می گیرد. به همین منطور در انتهای مقاله خالی از لطف نیست که از نسخه دموی این نرم افزار بازدید کنیم.
