بیایید صادق باشیم، هیچ مدیرعاملی دوست ندارد ساعت‌ها وقت خود را صرف خواندن جداول بی‌روح و انبوهی از اعداد و ارقام کند که هیچ تصویری را ارائه نمی‌کنند. آن‌ها به گزارشاتی علاقه‌مند هستند که روایتگر داستان سلامت اقتصادی شرکت باشند. درواقع آن‌ها مایل هستند تا بدانند پول شرکت کجا خرج شده و درنهایت، چقدر سود خالص به سازمان وارد شده است.
این گزارش‌ها معمولاً در جلسات دوره‌ای بررسی می‌شوند تا تصویر دقیقی از وضعیت سازمان در مقاطع مختلف سال مالی ارائه دهند؛ اما هدف اصلی مدیرعامل، فراتر از ثبت ساده تراکنش‌هاست؛ هدف اصلی تحلیل عملکرد واقعی است. در این مقاله قصد داریم برخی از مهم‌ترین گزارش‌های مالی مورداستفاده مدیران را معرفی و بررسی کنیم.
تصمیم‌گیری هوشمندانه با گزارش‌های لحظه‌ای و دقیق
دیگر نیازی نیست وقت ارزشمند خود را صرف بررسی جداول پیچیده کنید. با نرم‌افزار حسابداری ابری لیام، به گزارش‌های مالی مدیریتی، وضعیت نقدینگی، سودآوری و بهای تمام‌شده در هر لحظه دسترسی داشته باشید.
اهمیت گزارش های مالی در ساختار نظارتی سازمان
ممکن است بپرسید جایگاه دقیق گزارش‌های مالی مدیریتی و صورتهای مالی کجاست؟ برای درک بهتر این موضوع، می‌بایست ضمن آشنایی با وظایف یک مدیر مال حرفه‌ای، سلسله مراتب قدرت در شرکت ها را بشناسیم، که به قرار زیر هستند:
- کارکنان و مدیران اجرایی: که مسئولیت انجام فعالیت‌های روزمره و عملیاتی را بر عهده دارند.
- هیئت مدیره: که نقش نظارتی داشته و بر امور استراتژیک شرکت تمرکز می‌کنند (بدون دخالت در امور جزئی).
- بازرسان: به عنوان چشم و گوش هیئت مدیره، وظیفه دارند اطمینان حاصل کنند که امور طبق برنامه‌ها پیش می‌رود.
در این میان، هیئت مدیره نیز برای اینکه بتواند نظارت درستی داشته باشد، به داده‌های دقیق و به‌روز نیاز دارد. این داده‌ها نیز به ترتیب توسط واحد حسابداری، مدیران مالی و مدیران اجرایی طراحی و ارائه می‌شوند.
گزارش های ارائه شده توسط این تیم منبع اصلی تصمیم‌های استراتژیک سازمان خواهند بود. در ادامه به صورت جزئی‌تر با کاربردهای گزارشات مالی آشنا می‌شویم.
- به دستیار مدیر مالی هوشمند نیاز دارید؟ دستیار مدیر مالی لیام را به رایگان دانلود کنید
کاربرد گزارش های مالی مدیریتی و نقش آن ها در سازمان
در هر سازمانی (از نهادهای دولتی گرفته تا شرکت‌های خصوصی) مدیران مدام در حال تبادل گزارش با ذی‌نفعان داخلی و خارجی هستند. در این میان، واحد حسابداری و مالی نقش ثبت و تولید داده‌های مالی را بر عهده می‌گیرند و اطلاعات جامعی را از وضعیت سود و زیان، بدهی‌ها و معوقات، سفارشات، انبارها و سایر بخش های مربوطه ایجاد می‌کنند.
آن‌ها نه تنها اعداد، بلکه «تحلیل‌های راهبردی» را برای مدیران آماده می‌کنند تا بتوانند دیدگاه بهتری از وضعیت مجموعه به دست بیاورند.
نقش گزارش های مالی در تصمیم‌گیری سازمانی
توسعه و موفقیت هر مجموعه یا کسبوکار، در گرو تصمیماتِ درست و به‌موقع است. گزارشات مالی مدیریتی، نقش «نقشه راه» را برای این تصمیمات بازی می‌کنند و اطلاعات جامعی را به سطوح مختلف مدیریتی ارائه می‌کنند:
- سطح کلان: به منظور تعیین جهت استراتژی و فعالیت کلی سازمان.
- سطح میانی: برای بررسی عمیق عملکرد واحدها یا دپارتمان‌های خاص.
- سطح فردی: جهت ارزیابی عملکرد و بازدهی کارکنان.
- سطح عملیاتی: اصلاح سیاست‌ها و رویه‌های اجرایی برای بهبود کارایی.
- مدیریت بحران: واکنش هوشمندانه به اتفاقات غیرقابل‌پیش‌بینی و تهدیدات ناگهانی.
انواع گزارش های مالی به مدیرعامل
گزارش‌های مالی مدیریتی و صورتهای مالی ارائه شده به مدیران با توجه به نیاز شرکت و هدف مدیران تهیه و گردآوری می‌شوند. هر کدام از این گزارش‌ها اطلاعات متفاوتی در اختیار مدیر قرار می‌دهند و به او کمک می‌کنند تصمیم‌های بهتر و دقیق‌تری بگیرد.
در ادامه، چند مورد از مهم‌ترین گزارش‌های مالی مدیریتی و صورتهای مالی مورداستفاده مدیران را معرفی و تشریح می‌کنیم:
الف) صورتهای مالی
1 | ترازنامه یا صورت وضعیت مالی | 4 | صورت جریان وجوه نقد |
2 | صورت سود و زیان | 5 | بهای تمام شده |
3 | صورت تغییرات حقوق مالکانه | 6 | یادداشت‌های توضیحی |
۱. ترازنامه یا صورت وضعیت مالی
ترازنامه یکی از گزارش های مهم مالی است که وضعیت مالی مجموعه را در یک زمان مشخص نشان می‌دهد. در این گزارش، اطلاعات مربوط به دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سرمایه مشخص می‌شود.
به زبان ساده، ترازنامه یک تصویر کلی از وضعیت مالی شرکت در یک تاریخ مشخص به مدیر می‌دهد و نشان می‌دهد شرکت چه مقدار دارایی دارد و چه میزان بدهی دارد.
۲. صورت سود و زیان
صورت سود و زیان یکی دیگر از گزارش‌های مهم مالی است که عملکرد شرکت را در یک دوره مشخص نشان می‌دهد. در این گزارش، درآمدها و هزینه‌های شرکت بررسی شده و درنهایت مشخص می‌شود که شرکت در آن دوره به چه میزان سود یا زیان داشته است.
مدیران با بررسی این گزارش می‌توانند متوجه شوند درآمد شرکت از کجا به دست آمده، هزینه ها در چه بخش‌هایی بیشتر بوده و برای افزایش سود چه تصمیم‌هایی باید گرفته شود.
۳. صورت جریان وجوه نقد
گزارش وضعیت نقدینگی و سودآوری یا همان صورت جریان وجوه نقد نشان می دهد چه مقدار پول وارد شرکت شده و چه مقدار پول از شرکت خارج شده است. این گزارش به مدیر کمک می‌کند وضعیت نقدینگی شرکت را بهتر بررسی کند و بداند پول شرکت بیشتر در چه بخش‌هایی دریافت یا مصرف شده است.
به عنوان مثال، با بررسی این گزارش می‌توان متوجه شد که شرکت برای پرداخت هزینه‌ها و بدهی‌های خود نقدینگی کافی دارد یا خیر.
4. گزارش بهای تمام شده
گزارش بهای تمام شده برای هیئت مدیره، درواقع هزینه‌های مربوط به تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت را نشان می‌دهد. این گزارش به مدیریت کمک می‌کند مشخص کند هر محصول یا خدمت چه مقدار هزینه برای شرکت ایجاد کرده و قیمت‌گذاری و کنترل هزینه ها را بر اساس اطلاعات دقیق‌تری انجام دهد. همچنین با بررسی آن می‌توان بخش‌هایی را که هزینه بالاتری دارند شناسایی و برای کاهش هزینه‌ها برنامه ریزی کرد.
5. یادداشت‌های توضیحی صورت های مالی
یادداشت های توضیحی، اطلاعات تکمیلی مربوط به ارقام و بخش‌های مختلف صورتهای مالی را ارائه می‌کنند. در این یادداشت‌ها جزئیات بیشتری درباره دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمدها، هزینه‌ها و سایر اقلام مالی ارائه می‌شود تا مدیران و سایر استفاده‌کنندگان بتوانند اطلاعات موجود در صورتهای مالی را بهتر درک و تحلیل کنند.
6. صورت تغییرات حقوق مالکانه
صورت تغییرات حقوق مالکانه، تغییرات ایجادشده در حقوق صاحبان سرمایه طی یک دوره مالی را نشان می‌دهد. مواردی مانند افزایش یا کاهش سرمایه، سود یا زیان دوره و سودهای تقسیم‌شده می‌توانند بر حقوق مالکانه تأثیر بگذارند. بررسی این صورت به مدیریت کمک می‌کند تغییرات سرمایه و سهم مالکان از منابع شرکت را بهتر ارزیابی کند.
ب) گزارش‌های مالی مدیریتی
گزارش بودجه | 4 | گزارش نقدینگی | |
2 | گزارش وضعیت وصول مطالبات | 5 | گزارش سودآوری |
3 | گزارش نسبت های مالی | 6 | گزارش سرمایه در گردش |
1.گزارش بودجه
گزارش بودجه برای مقایسه برنامه‌های مالی شرکت با عملکرد واقعی آن مورداستفاده قرار می‌گیرد. در این گزارش مشخص می‌شود که شرکت تا چه اندازه مطابق بودجه‌ای که از قبل تعیین کرده پیش رفته است.
گزارش مذکور به مدیران کمک می‌کند هزینه‌های اضافی را شناسایی کرده و در صورت نیاز، برنامه‌های مالی شرکت را اصلاح کنند.
2. گزارش وضعیت وصول مطالبات
این گزارش بیشتر برای بررسی مطالبات شرکت از مشتریان و سایر اشخاص استفاده می‌شود. در آن مشخص می‌شود چه مقدار از مطالبات وصول شده و چه مقدار هنوز پرداخت نشده است.
مدیران با استفاده از این گزارش می‌توانند بدهکاران و مطالبات معوق را بهتر شناسایی و برای دریافت آن‌ها برنامه‌ریزی کنند.
3. گزارش نسبت‌های مالی
نسبت‌های مالی با استفاده از اطلاعات موجود در صورتهای مالی محاسبه می‌شوند و دید بهتری از وضعیت شرکت به مدیران می‌دهند. برای مثال، با بررسی نسبت‌های مالی می‌توان وضعیت سودآوری، نقدینگی، بدهی و عملکرد مالی شرکت را ارزیابی کرد.
در مجموع، گزارش‌های مالی مدیریتی فقط برای ثبت اطلاعات مالی تهیه نمی‌شوند؛ بلکه ابزار مهمی برای شناخت وضعیت شرکت و تصمیم‌گیری بهتر مدیران هستند. هرچه این گزارش ها دقیق‌تر و متناسب با نیاز شرکت تهیه شوند، استفاده از آن‌ها در مدیریت و برنامه‌ریزی مالی نیز بیشتر خواهد بود.
4. گزارش نقدینگی
گزارش نقدینگی نشان می‌دهد شرکت در یک بازه زمانی مشخص چه میزان وجه نقد در اختیار دارد و تا چه اندازه می‌تواند هزینه ها و تعهدات مالی خود را پرداخت کند. مدیریت با بررسی این گزارش می‌تواند وضعیت نقدینگی شرکت را ارزیابی کرده و برای پرداخت حقوق، بدهی‌ها و سایر هزینه‌های جاری برنامه‌ریزی کند.
5. گزارش سودآوری
گزارش سودآوری به مدیریت کمک می‌کند میزان درآمد، هزینه‌ها و سود شرکت را در یک دوره مشخص بررسی کند. با استفاده از این گزارش می‌توان مشخص کرد کدام محصولات، خدمات یا بخش‌های شرکت سود بیشتری ایجاد می‌کنند و در کدام قسمت‌ها با کنترل هزینه‌ها یا تغییر روند فعالیت، امکان افزایش سود وجود دارد.
6. گزارش سرمایه در گردش
گزارش سرمایه در گردش وضعیت دارایی ها و بدهی های جاری شرکت را مشخص می‌کند و نشان می‌دهد شرکت برای انجام فعالیت‌های روزمره و پرداخت تعهدات کوتاه‌مدت خود چه میزان منابع در اختیار دارد. این گزارش به مدیریت کمک می‌کند مواردی مانند موجودی کالا، حساب‌های دریافتنی، بدهی های کوتاه‌مدت و وجه نقد را بهتر مدیریت کند و از ایجاد مشکل در جریان فعالیت‌های جاری شرکت جلوگیری شود.
مدیران مالی موفق چگونه گزارشات مالی دقیق تولید می کنند؟
مدیران مالی موفق، اهمیت داده‌های مالی و گزارشات بدون خطا را جدی می‌گیرند. همچنین آن ها به اهمیت تولید گزارشات فوری و لحظه‌ای و امکان رصد 24 ساعته کارکنان بخش مالی و انبارداری واقف هستند. همین مسئله سبب می‌شود تا اغلب آن‌ها برای ایجاد نظم بیشتر در واحدهای مالی و به منظور دسترسی و کنترل راحت‌تر داده های مالی نرم افزارهای حسابداری ابری را تهیه کنند.
یک برنامه حسابداری ابری پیشرفته مانند لیام از طریق سهولت بخشیدن دسترسی، امکان اتصال در هر لحظه و مکان، تعریف بی نهایت کاربر و نقش و رابط کاربری ماژولار، به اکثر نیازهای مدیران مالی پاسخ مثبت می‌دهد. این سیستم حسابداری قابلیت سفارشی سازی داشته و گزارشات متنوعی را صادر می‌کند. از دیگر قابلیت‌های مهم این سیستم هوشمند می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:
- گزارش های متنوع در بخش‌های مختلف انبار، بازرگانی، حسابداری، تولید و …
- امکان ایجاد گزارش ماتریسی و فیلترگذاری بر روی گزارشات
- امکان کپی و پیست گزارشات از محیط کاربری به اکسل
- ورودی و خروجی اکسل در بخش های ضروری
- مغایرت گیر بانکی هوشمند
- پایش دقیق کاربران و ورود و خروج 2 مرحله ای
- بکاپ گیری خودکار، اعلانگر هوشمند و بی‌نهایت امکان دیگر…
برای مشاهده دقیق‌تر امکانات لیام می‌توانید به دموی رایگان آن وارد شوید و رابط کاربری آن را از نزدیک تجربه کنید.
سخن نهایی
تفاوت یک کسبوکار پویا با شرکتی که به سمت بحران حرکت می‌کند، در نحوه خوانش و بهره‌برداری از اعداد و داده‌ها است. وقتی صورتهای مالی رسمی (مثل ترازنامه و سود و زیان) در کنار گزارش‌های تحلیلی مدیریتی (مانند جریان نقدینگی، وصول مطالبات و سرمایه در گردش) قرار می‌گیرند، چشم اندازی بی‌نقص از آینده سازمان ترسیم می‌شود.
امروزه با بهره‌گیری از سیستم‌های نوین مدیریتی، می‌توانیم بدون فوت وقت و در لحظه، شرایط مالی شرکت را سنجیده و پیش از بروز چالش، استراتژی مناسب را پیدا و پیاده‌سازی کنیم. نرم افزار حسابداری ابری نیز یکی از این راهکارهای هوشمندانه است که به واسطه رابط کاربری کاملاً آنلاین امکان نظارت لحظه‌ای اطلاعات را فراهم ساخته و به یکپارچه‌سازی و شفاف‌سازی اطلاعات مالی کمک قابل توجهی می‌کند.
لیام با در نظر گرفتن نیازهای روز مدیران مالی، یک بستر امن، کاملاً دقیق و پرسرعت را فراهم ساخته و مجموعه‌ای از تکمیل‌ترین گزارش‌های مالی را در اختیار کاربران خود قرار داده است. برای بررسی عمیق‌تر این رابط کاربری کافی است تا به دموی رایگان لیام وارد شوید.
