تقریبا همه کاربران مالی با واژه حسابهای شناور یا همان حساب یونیک آشنایی دارند. برای توضیح یک نکته خاص و با اهمیت ابتدا به صورت مختصر توضیحی راجع به این امکان داده می شود.
سطوح حساب در نرم افزارهای مالی تعاریف و طبقه بندی های متفاوتی دارند البته این تفاوت در جزئیات است و کلیات آن به صورت عمومی و اساسی مورد استفاده قرار می گیرد که عبارت است از: سطح کل/معین/تفضیل که این سطوح در یک مسیر مشخص و ثابت تعریف می شوند
به عنوان مثال اگر حساب تفضیلی ازمسیر کل نقدوبانک و معین بانکها تعریف شده باشد :
کل: نقدوبانک
معین: بانکها
تفضیل: بانک ملت……
درصورت استفاده از این کد حساب تفضیل(بانک ملت….) درواقع از حساب کل نقدوبانک استفاده شده و در تمام گزارشات تاثیر این تغییر یا ثبت رویداد در حساب کل نقدوبانک دیده خواهد شد.
حالا اگر بعد از سطوح حساب ثابت یک سطح حساب دیگر با کدینگ (شماره گذاری)مستقل ایجاد شود که بتواند در هر ثبت توسط کاربر به به صورت متغیربه یک حساب ثابت (کل یا معین یا تفضیل)متصل شود.به این حساب شناور گفته می شود.
حسابهای شناور در لیام در واقع به صورت یک برچسب عمل می کند که بر اساس آن ثبت ها و حساب ها به نوع دیگری دسته بندی شده و قابل گزارشگیری است
فرض کنید یک شخص در یک شرکت پرونده های مختلف حساب از جمله ارتباطی مانند : کارمندی / پیمانکاری / مشتری و…. داشته باشد که گزارشات آن بصورت کلی و بصورت مجزا مورد نیاز است .در این حالت یک حساب شناور برای او ایجاد شده و در زمان ثبت رویداد های فوق هربار این حساب شناور به سرفصل ثابت مربوطه متصل و ثبت می شود .
به طور مثال اگر یک پرداخت مربوط به حساب مشتری این شخص باشد حساب شناور ایشان با سرفص بدهکارن متصل میشود (ثبت میشود) و در صورت اینکه پرداخت فوق مربوط به حساب پیمانکاری ایشان باشد به سرفصل پیمانکاران متصل خواهد شد. پس دیگر نیازی به ایجاد چندین حساب برای این فرد نمی باشد.
مزایا :
1- گرفتن گزارش جز یا کل یک شخص .
2- جلوگیری از تعدد حسابها.
3- جلوگیری از تکرار اشتباهات ثبت توسط کاربر به دلیل تشابه نام حسابها .
معایب :
عدم رعایت اصل محتوا به دلیل تهاتر حساب بدهکاران و بستانکاران و در واقع اعداد درست اما گمراه کننده در صورت های مالی دیده می شود.
توضیح اینکه فرض کنید یک شخص چند مورد از رویدادهای آن در بستانکاران و چند مورد دیگر در بدهکاران ثبت شده است و مانده این شخص صفر است.حالا این در گزارش تراز کل حسابها نیمی از آن (گردش بستانکاری) در سرفصل بستانکاران و نیمی دیگر(گردش بدهکاری) در بدهکاران آورده می شود و بی جهت رقم آنها را متورم می کند.
نتیجه :
در نرم افزار حسابداری آنلاین لیام حساب شناور به شکل متفاوت و برای چند منظور استفاده شده است:
1- گروه بندی اشخاص
2- مرکز هزینه
3- پروژه ها
4- سایر
در لیام لیست حسابهای شناور و آخرین سطح حساب ثابت ، جای خود را با یکدیگر عوض کرده و عنوان گروه های اشخاص در لیست شناور تعریف شده است و نام اشخاص در آخرین سطح حساب های ثابت یعنی همان حساب تفضیل تعریف شده است .
حسابهای شناور در لیام درواقع به صورت یک برچسب عمل می کند که بر اساس آن ثبت ها و حساب ها به نوع دیگری دسته بندی شده و قابل گزارش می باشد.
مثال: برای آقای الف در زیرمجموعه کد معین به جاری اشخاص بعنوان یک حساب تفضیلی ثابت افتتاح حساب میشود و ما در لیست حسابهای شناور عنوان مشتری/کارمند/پیمانکار و…. را داشته باشیم .حالا در ثبت رویداد مربوط به آقای الف هربار ازیک شناور یا همان برچسب استفاده می شود.
