ERP سه حرف اول عبارت Enterprise resource planning می باشد که به معنای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان است. منابع یک سازمان می تواند دارایی های آن سازمان از قبیل مواد اولیه، موجودی کالا، وجوه نقد و سایر دارایی ها باشد. همچنین در دنیای کنونی از نیروی انسانی نیز بعنوان منابع انسانی سازمان نام می برند.
سیستمی که بصورت یکپارچه منابع سازمان را برنامه ریزی نماید و مدیریت بتواند از طریق آن اطلاعات کامل و جامعی استخراج نماید همان ERP است. یک سیستم ERP دارای ماژول های مختلفی است که پایگاه داده ها در آنها بصورت مشترک می باشد و در هر ماژول که داده ای تغییر کند، تأثیر آن در سایر ماژول ها به صورت اتوماتیک دیده می شود و نیازی نیست مثل سیستم های جزیره ای از یک ماژول به ماژول دیگر اطلاعات را منتقل نمود.
این مزیت باعث می شود که سرعت و دقت سیستم بالاتر رفته و امر گزارش گیری به صورت صحیح تری انجام پذیرد. همچنین گردش کاری سازمان بصورت یکپارچه در قالب عملیات و فرایندها قابلیت رهگیری پیدا نموده و امر تحلیل و تصمیم گیری را تسهیل می نماید.
ERP یک بسته نرمافزاری کاربردی در درون سازمان می باشد که بصورت جامع و استاندارد از یک مجموعه ماژولهای یکپارچه تشکیل شده که از قبل طراحی و مهندسی شده اند با این امکان که قابلیت تنظیم بر اساس نیازهای سازمان را نیز دارا می باشند و هر سازمانی به نسبت نیاز خود، می تواند آن را پیکربندی و راهاندازی نماید.
چرا بایستی شرکت ها به سراغ سیستم ERP بروند؟
در شرکت هایی که از سیستم ERP استفاده نمی کنند زمان بیشتری جهت ثبت اطلاعات و داده ها در انواع ماژول ها صرف می شود چرا که اطلاعات در سیستم های اصطلاحاً جزیره ای بصورت منفک از هم می باشد و تأثیر ثبت یک روداد مالی در یک ماژول در ماژول دیگر نشان داده نمی شود و برای این کار بایستی مجدداً رویداد مالی را در ماژول دیگر هم ثبت نمود و یا تأثیر آن را که از ماژول قبلی گرفته در ماژول بعدی وارد نمود که همین کار باعث اتلاف وقت و حتی استفاده از نیروی انسانی و سخت افزار و نرم افزار بیشتر و طبیعتاً صرف هزینه اضافی می گردد.
این مورد خود به تنهایی می تواند دلیل خوبی برای روی آوردن به سمت استفاده از سیستم ERP باشد علاوه بر این دلایل دیگری نیز وجود دارد که در ادامه به آن می پردازیم.
دلیل بعدی که استفاده از سیستم ERP را در شرکت ها توجیه می نماید این است که باعث کاهش در هزینه های شرکت می شود. این کاهش هزینه را می توان در تعداد نیروی انسانی کمتر نسبت به سیستم های جزیره ای، حذف فرایندهایی که ارزش افزوده ندارند و کاهش اتلاف وقت به وضوح ملاحظه نمود.
همچنین یکپارچگی که در سیستم های ERP وجود دارد باعث می شود نیاز به سایر سیستم های تکمیل کننده احساس نگردد و بجای هزینه پشتیبانی برای چند سیستم مختلف در کنار هم، فقط یک هزینه پشتیبانی یا اشتراک و آن هم فقط برای سیستم ERP به تنهایی می توان در نظر گرفت.
ویژگی های بارز سیستم ERP
یک سیستم ERP به دلیل ساختار ماژولار (ماژول حسابداری، حقوق و دستمزد، تولیدی، بازرگانی و …) خود از انعطاف زیادی برای بهره برداری برخوردار است. واحدهای تجاری بنا به نیاز خود در ابتدا می توانند از ماژول های اصلی و کلیدی مانند ماژول حسابداری، نقد و بانک و ماژول بازرگانی (به عنوان مثال)، استفاده نمایند و به مرور بنا به پیشرفت کار، سایر ماژول های مورد نیاز را به سیستم ERP خود اضافه نمایند.
لازم به ذکر است که ماژول هایی که در ادامه فعالیت به سیستم اضافه می گردد قابلیت یکپارچگی سیستم ERP را به خود گرفته و مانند سایر ماژول ها از داده های واحد استفاده می نماید و ارتباط آنها با سایر ماژول ها نیز برقرار می باشد.
فرایند انتخاب و تهیه سیستم ERP
برای تهیه یک نرم افزار ERP ابتدا بایستی نیازهای خود را بررسی نمایید. افراد و قسمتهایی که در سیستم ERP ذینفع هستند و یا احساس می کنند خللی در کارشان ایجاد می شود را دعوت کرده و نظرات ایشان را یادداشت نمایید. خدماتی را که نیاز دارید از سیستم ERP دریافت نمایید را در هر قسمت یا واحد مشخص نمایید، سپس شرکت هایی را که نرم افزار ERP ارائه می دهند را لیست نموده و امکانات و ویژگی های سیستم های هر یک را بررسی و تحلیل نمایید.
بعد از اینکه مشخص کردید نرم افزار ERP کدام یک از آنها می تواند نیازهای شما را مرتفع سازد، با آن شرکت تماس گرفته و جلسه ای را جهت معرفی محصولشان منعقد نمایید. بعد از شنیدن توضیحات نماینده شرکت منتخب، خواسته های خودتان را مطرح کنید و مطمئن گردید که نرم افزار ERP آن شرکت توانایی برآورده ساختن نیازهای شما می باشد. آنگاه پس از اینکه تمامی مراحل بالا را طی نمودید، موارد زیر را مد نظر قرار دهید؛
- بهای نرم افزار: بودجه ای که می خواهید به خرید نرم افزار ERP اختصاص دهید را در نظر داشته باشید. به دنبال نرم افزاری باشید که با کمترین بودجه، بیشترین امکانات را برای شما به ارمغان بیاورد.
- زمان بهره برداری: مدت زمانی که طول می کشد یک نرم افزار ERP مورد بهره برداری قرار بگیرد می تواند به عنوان ملاک دوم و مهم شما در انتخاب محسوب گردد. نرم افزاری را انتخاب کنید که سریعتر مورد بهره برداری نهایی قرار گیرد و فرایند راه اندازی و استفاده از آن در اقل زمان انجام پذیرد.
- آسانی کاربری: مورد بعدی که می تواند به عنوان ملاک انتخاب نرم افزار ERP قرار بگیرد کاربری آسان نرم افزار می باشد. از آنجا که افراد گوناگونی با توانایی های متفاوت نیاز است با نرم افزار ERP کار کنند لذا کابری آسان و لذت بخش می تواند به ترغیب نیروی کاربر سیستم بسیار تأثیر گذار باشد. این موضوع می تواند باعث کاهش اتلاف وقت جهت فراگیری توسط کاربر و همچنین کاهش خطاهای کاربری در هنگام کار با سیستم ERP گردد. از طرفی ارتباط گرفتن کاربر با نرم افزار نکته ای دیگر است که سادگی کار با نرم افزار می تواند منجر به آن شود.
- انتقال داده ها: مورد بسیار مهم دیگر در انتخاب نرم افزار ERP می تواند چگونگی عملکرد سیستم ERP در فرایند انتقال داده های نرم افزار یا نرم افزار های قبلی به نرم افزار ERP می باشد. اینکه قابلیت دریافت داده ها را تا چه حد و با چه کیفیتی از نرم افزار قدیمی می تواند داشته باشد نکته ی مهمی است زیرا انتقال داده ها به صورت دستی ممکن هست بسیار زمان بر و پر ریسک باشد و نیرو و زمان زیادی را طلب کند لذا اینکه نرم افزار ERP بتواند به راحتی و بدون کوچکترین خللی اطلاعات و داده های نرم افزار قبلی را در کمترین زمان در خود انتقال دهد نکته قابل توجهی است.
- شخصی سازی: اینکه نرم افزار ERP قابلیت این موضوع را داشته باشد که مطابق فرایند کاری واحد تجاری شما شخصی سازی شود به طوری که نیاز نباشد تغییر خاص و محسوسی را در فرایند قبلی خود ایجاد کنید، نیز می تواند در انتخاب نرم افزار ERP تأثیر گذار باشد.
- هزینه اشتراک یا مدیریت پروژه: آیا نرم افزار ERP که شما انتخاب می کنید بابت راه اندازی و استقرار هزینه مضاعفی را در بردارد یا اینکه هزینه پشتیبانی یا اشتراک آن (در صورت ابری بودن) چقدر هست نیز نکته ای درخور تأمل و محاسبه می باشد.
نکاتی که در بالا ذکر گردید را در هنگام تهیه نرم افزار ERP حتماً مورد توجه قرار دهید تا بعد از خرید، دچار پشیمانی نگردید.
نویسنده : علیرضا مناجاتی
مدرس و مشاور مالی و مالیاتی
