قسمتی از حسابداری هر بنگاه اقتصادی انجام حسابداری حقوق و دستمزد هست. البته هر چه تعداد پرسنل بیشتر باشد تهیه لیست حقوق و ثبت های مربوط به آن زیادتر و پیچیده تر میشود. مخصوصا در ارگان های دولتی و یا نیمه دولتی که عناوین شغلی و تعداد پرسنل زیادی دارند. دایره کارگزینی در این نوع سازمان ها کمک زیادی به جمع آوری اطلاعات حقوق و دستمزد برای دایره حسابداری سازمان می کند.
حسابداری حقوق و دستمزد یکی از مهم‌ترین بخش‌های مالی هر کسب‌وکار است که تأثیر مستقیمی بر رضایت کارکنان و انطباق با قوانین مالیاتی دارد. در این مقاله، مراحل تهیه لیست حقوق و دستمزد، روش‌های بهینه‌سازی آن و نکات کلیدی برای جلوگیری از اشتباهات رایج را بررسی می‌کنیم.
۱. حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
حسابداری حقوق و دستمزد شامل فرآیند محاسبه، ثبت و پرداخت حقوق کارکنان بر اساس ساعات کار، مزایا، بیمه و مالیات است. این فرآیند علاوه بر پرداخت منظم حقوق، شامل گزارش‌گیری مالی و ارسال اطلاعات به سازمان‌های مربوطه نیز میشود.
مهم‌ترین اجزای حقوق و دستمزد:
✔ حقوق پایه – دستمزد توافق‌شده بر اساس قرارداد کاری
✔ مزایا و پاداش‌ها – اضافه‌کاری، حق مأموریت، پاداش عملکرد و …
✔ کسورات قانونی – بیمه تأمین اجتماعی، مالیات و وام‌های سازمانی
✔ خالص دریافتی – مبلغی که پس از کسرها به حساب کارکنان واریز میشود.
۲. اهمیت تهیه لیست حقوق و دستمزد
تهیه لیست حقوق و دستمزد نقش کلیدی در مدیریت مالی کسب‌وکار دارد. این لیست شامل اطلاعات دقیق حقوق و مزایای هر کارمند است که به سازمان‌ها در موارد زیر کمک میکند:
🔹 پرداخت منظم و دقیق حقوق کارکنان
🔹 شفافیت در هزینه‌های مالی شرکت
🔹 انطباق با قوانین مالیاتی و بیمه‌ای
🔹 جلوگیری از خطاهای پرداخت و جریمه‌های قانونی
۳. مراحل تهیه لیست حقوق و دستمزد
مرحله ۱: جمع‌آوری اطلاعات کارکنان
قبل از تهیه لیست، اطلاعات کاملی از کارکنان شامل نام، کد ملی، نرخ دستمزد، ساعات کاری، مزایا و کسورات باید گردآوری شود.
مرحله ۲: محاسبه حقوق و مزایا
✔ محاسبه حقوق پایه بر اساس ساعات کار
✔ افزودن اضافه‌کاری، حق مأموریت و سایر مزایا
✔ کسر مالیات و بیمه طبق قوانین جاری
مرحله ۳: تنظیم لیست حقوق و ارسال به بانک
پس از محاسبه دقیق حقوق و مزایا، لیست نهایی تهیه و برای پرداخت به بانک ارسال میشود.
مرحله ۴: ارسال گزارش‌های مالی و بیمه‌ای
در نهایت، گزارش‌های مربوط به مالیات حقوق و بیمه کارکنان به سازمان‌های مربوطه ارسال میشود تا از بروز مشکلات قانونی جلوگیری شود.
۴. چالش‌های حسابداری حقوق و دستمزد و راهکارهای بهینه‌سازی
🔸 اشتباه در محاسبات → استفاده از نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد
🔸 عدم انطباق با قوانین مالیاتی → به‌روزرسانی اطلاعات مالیاتی و بیمه‌ای
🔸 پرداخت‌های دیرهنگام → تنظیم سیستم پرداخت خودکار
۵. نرم‌افزارهای حسابداری حقوق و دستمزد
برای کاهش خطاهای محاسباتی و تسهیل فرآیند پرداخت، بسیاری از کسب‌وکارها از نرم‌افزارهای حسابداری حقوق و دستمزد استفاده میکنند. این ابزارها به شما کمک میکنند تا پرداخت حقوق، محاسبه مالیات و تهیه گزارش‌های مالی را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهید.
تقسیم بندی انواع حقوق
حقوق از حیث های مختلف دسته بندی های متفاوتی دارد به عنوان مثال حقوق مستمر و غیر مستمر. حقوق مستمر به حقوقی گفته میشود که ماهانه تغییر نمیکند مانند حقوق پایه. حقوق غیر مستمر به حقوقی گفته میشود که ماهانه تغییر میکند مانند اضافه کاری و … .
تقسیم بندی حقوق غیرمستمر طبق موارد زیر می باشد:
- از نظر نوع محاسبه به ساعتی، روزانه یا تعداد کاری
- مشمول بیمه یا غیر مشمول بودن
- مشمول مالیات یا غیر مشمول بودن
- تقسیم بندی مانند اضافات یا کسورات
- مزایای نقدی و یا غیر نقدی
اضافات یعنی اقلامی که به حقوق اضافه می گردد و کسورات یعنی اقلامی که از حقوق کسر می گردد.
فرض ما بر این است که اگر شما به دنبال حسابداری حقوق و دستمزد هستید پس با حسابداری مالی، صنعتی و بازرگانی آشنایی دارید. بیشترین اهمیت در خصوص حسابداری حقوق و دستمزد، مربوط به اجزای لیست حقوق دستمزد می باشد. تا در نهایت به ارقامی ختم شود که حسابدار بتواند از روی ارقام حاصله ثبت های حسابداری خود را در دفاتر یا نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد وارد نماید. در ادامه مطلب یک ثبت کامل حقوق و دستمزد نشان داده خواهد شد.
در خیلی از شرکت ها لیست های حقوق دستمزد با استفاده از اکسل انجام میشود. بی شک این نرم افزار به جامعه حسابداران کمک بسیار زیادی داشته است. امروزه کار به جایی کشیده شده که یکی از آیتم هایی که در مصاحبه اولیه استخدام حسابداران ملاک قرار می گیرد آشنایی و یا تسلط بر اکسل است. هر چقدر حسابداران بتوانند اطلاعات حقوق دستمزدی را برای تهیه لیست حقوق دستمزد دقیق تر و مکانیزه تر جمع آوری کنند، لیست حقوق آنها از کیفیت بالاتری برخوردار میگردد.
از آنجایی که موضوع حسابداری حقوق و دستمزد با حق و حقوق کارگران سرکار دارد و در مجموع چیزی شیرین تر از دریافت حقوق برای کارکنان یک سازمان نیست، این امر برای حسابداران یک کار شیرین و جالب محسوب میشود.
حسابداران در حوزه حقوق دستمزد به دلیل فرار از عذاب وجدان در مورد نوع محاسبه دستمزد و یا کم و زیاد آن نسبت به کارگران و یا کارفرمای خود نهایت دقت خود را در جمع آوری اطلاعات دستمزدی میکنند و در تهیه لیست حقوق نهایت تلاش خود را به کار میبرند.
اگر به طور خلاصه بخواهیم لیست حقوق را تعریف کنیم باید بگوییم که: لیست حقوق جدولی است که اسامی کارکنان به تفکیک در ستون اول هر سطر آن نوشته شده است. در جلوی آن در هر ستون یک عنوان شغلی تحت عنوان اضافات، کسورات و یا عنوانی که فقط بنا به دلیل اطلاع رسانی هست، مشخص شده است. در ستون های آخر مبالغ نهایی قابل پرداخت درج شده است. در واقع هر سطر از این جدول اطلاعات یک فیش حقوقی میباشد.
یکی از اطلاعات مورد نیاز برای تهیه لیست حقوق دستمزد، اطلاعات آماری ورود و خروج است. در نهایت این اطلاعات مجموع ساعات کارکرد، اضافه کاری، کسر کار، ماموریت، مرخصی و یا غیبت را نشان میدهد. این اطلاعات یا از دفتر حضور غیاب که توسط نگهبان و یا مسئول هر بخش از کار نوشته و جمع آوری میشود یا از خروجی دستگاه حضور غیاب استخراج میشود.
بعد از آن اطلاعاتی از جمله میزان حقوق پایه و سایر مزایای هر پرسنل که در پرونده آن شخص درج شده، برداشته می شود که معمولا اطلاعات حقوق مستمری آنها است. دیگر اطلاعات از قبیل تایم شیتی که از کارگاه توسط سرپرست تهیه شده یا مساعده و وام دریافتی شخص که از حسابداری بخش مالی دریافت میشود و محاسبات بیمه و مالیات حقوق و … همگی در لیست حقوق و دستمزد جمع آوری میگردد.
در قدیم تر تمام این موارد در دفاتر نوشته و طبقه بندی میشد. خب البته غیر از اشتباهاتی که صورت میگرفت گزارشات مناسبی هم دریافت نمیشد. از همه مهم تر چیزی به نام جستجو در دفاتر معنا ندارد و نهایتا در یک فهرست خلاصه میشد که صرف زمان خیلی زیادی نیاز داشت.
ناگفته نماید هر چه جلو تر رفتیم و کسب کارها پیشرفته تر شدند، عناوین و حساسیت های شغلی هم بالاتر رفت و با توجه به افزایش سواد عمومی کارکنان توقع آنها نیز از اجزا و شفافیت حقوقی آنها بیشتر شد.
بعد از آن اکسل به داد حسابداران رسید و بسیاری از مشکلات را رفع کرد. بهتر از اکسل پیدایش نرم افزارهای حسابداری حقوق و دستمزد بود که برنامه نویسان خلاق به طرز خیلی جالبی کلیه نیازهای یک حسابداری حقوق و دستمزد را به صورت ابزاری کارآمد در اختیار حسابداران گذاشتند.
شاید اعداد در یک لیست حقوق و دستمزد خیلی با اهمیت و درشت نباشد اما به دلیل زیاد بودن و تجمع آن برای کارفرما و یا در جزء مهم بودن از نگاه کارکنان نیاز به دقت و زحمت زیادی دارد.
با وجود پیدایش نرم افزار حقوق و دستمزد، وابستگی حسابداران به اکسل در تمام ماژول های نرم افزاری (زیر سیستم ها) برنامه نویسان نرم افزار را به آن وا داشته است که در هر قسمت از نرم افزار حسابداری خروجی اکسل را تعبیه کنند. نرم افزار حسابداری لیام هم از این قاعده مستثنی نبوده است. تا جایی که امکان آن فراهم بوده حتی ورودی از فایل اکسل در کنار خروجی آن در نظر گرفته شده است.
در نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد لیام خیلی از محاسبات و حتی ثبت های حسابداری به صورت اتومات انجام میشود. اطلاعات حقوق با عنوان حکم حقوقی و مرخصی و ماموریت و مساعده و کسر اقساط وام و کسورات قانونی و … یکبار در سیستم تعریف و هر ماه فقط متغیر ها وارد میشود و لیست توسط خود نرم افزار حسابداری لیام تهیه میشود.
بیشتر بخوانید: نرم افزار حقوق و دستمزد چیست؟
ثبت حسابداری حقوق و دستمزد در نرم افزار حسابداری آنلاین لیام
یک ثبت حسابداری که از روی لیست حقوق نرم افزار حقوق و دستمزد در ماژول حسابداری لیام به صورت اتومات انجام میشود به شکل ذیل میباشد:
هزینه حقوق پایه
هزینه حقوق اضافه کاری
هزینه بن خوار و بار کارکنان
هزینه حق مسکن کارکنان
هزینه سایر عناوین شغلی (به تفکیک)
هزینه بیمه سهم کارفرما 23% (حقوق مشمول)
کارکنان 7% بیمه (به تفکیک)
وام کارکنان (قسط به تفکیک شخص)
کارکنان (به تفکیک)
اداره امور مالیاتی (به اندازه جمع مالیات مشمولین)
سازمان تامین اجتماعی (23% حقوق مشمول)
امکانات دیگر نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد لیام:
- نگهداری آمار ماموریت ها
- محاسبه حق ماموریت
- نگهداری مانده مرخصی استحقاقی
- تعریف بیشمار عناوین دستمزدی
یکی دیگر از امکانات حسابداری حقوق و دستمزد لیام لینک این ماژول به ماژول نقد بانک است که پرداخت ها و دریافت ها را مانند دریافت اقساط معوق کارکنان از طریق برگه های نقد و بانک انجام میشود.
حسابداران به خوبی میدانند که پس از تهیه لیست حقوق بایستی اطلاعات حقوق بگیران را در دو سامانه دیگر نیز وارد کرده یا انتقال دهند. خوب یکی از آن سامانه ها سامانه حقوق اداره امور مالیاتی و دیگر سامانه لیست بیمه سازمان تامین اجتماعی است که خوشبختانه نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد لیام فکر اینجا را هم کرده و این خروجی ها را برای بارگذاری در سامانه های مربوطه در اختیار کاربرانش گذاشته است.
همچنین نرم افزار حسابداری آنلاین لیام امکان اتصال به دستگاه های حضور غیاب را نیز دارد.
مدیریت حقوق و دستمزد ساده‌تر از همیشه
لیام، نرم‌افزار حسابداری آنلاین با امکانات کامل برای تهیه لیست حقوق، محاسبه خودکار بیمه و مالیات، صدور فیش حقوقی و گزارش‌گیری دقیق.
یک پاسخ
عالی و کاربردی