اشتباهات رایج حسابداری: ۱۲ خطا که باید همین امروز جلویشان را بگیرید.

حسابداری فقط نوشتن اعداد توی دفتر یا نرم‌افزار نیست؛ کوچک‌ترین اشتباه ممکن است آخر سال، تبدیل به یک بحران مالی شود. حتی حسابدارهای حرفه‌ای هم گاهی درگیر اشتباهاتی می‌شوند که با کمی دقت و استفاده از ابزارهای درست می‌شود از آن‌ها جلوگیری کرد. در این مقاله، 12 اشتباه رایج حسابداری که می‌تواند برای کسب‌وکار شما گران تمام شود را بررسی میکنیم:

جدول خلاصه اشتباهات حسابداری

1- اشتباه رایج حسابداری : ثبت نکردن به‌موقع تراکنش‌ها

مثال واقعی:

یک فروشگاه لوازم جانبی موبایل، خرید نقدی ۱۰ شارژر را با تأخیر یک هفته‌ای ثبت کرد و یادش رفت ۲ عدد را به قیمت بالاتر فروخته. نتیجه: اختلاف موجودی و سردرگمی در حساب‌ها.

مثالی دیگر:

فرض کنید امروز ۵ میلیون تومان مواد اولیه خریدید ولی گفتید: «حالا فردا ثبت می‌کنم.» فردا مبلغ دقیق یا نام فروشنده را فراموش کرده‌اید. آخر ماه، اختلاف ۳۰ میلیون تومانی در گزارش خرید ایجاد می‌شود.

راهکار: تراکنش‌ها را همان روز ثبت کنید. در لیام حتی می‌توانید با گوشی و وسط مسیر، فاکتور را ثبت کنید.

2- اشتباه رایج حسابداری : مخلوط کردن حساب شخصی و شرکتی

مثال واقعی: یک مشتری تعمیرگاه خودرو، هزینه‌های شخصی مثل خرید تلویزیون را از حساب شرکت پرداخت می‌کرد. آخر سال نمی‌توانست سود واقعی کارگاهش را حساب کند.

     راهکار: حساب بانکی جدا برای کسب‌وکار و ثبت برداشت‌های مالک به‌صورت شفاف.

3- اشتباه رایج حسابداری : عدم تطبیق حساب‌ها (Reconciliation)

مثال عددی: موجودی دفتر ۴۵ میلیون تومان، موجودی بانک ۴۳ میلیون تومان. دو میلیون تومان اختلاف می‌تواند ناشی از یک چک ثبت‌نشده یا کارمزد بانکی باشد.

راهکار: ماهانه تطبیق بانکی انجام دهید. منوی مغایرت بانکی لیام در ماژول نقد و بانک این اختلافات را در چند ثانیه پیدا می‌کند.

4- اشتباه رایج حسابداری : طبقه‌بندی اشتباه هزینه‌ها و درآمدها

مثال: خرید لپ‌تاپ ۳۰ میلیون تومانی به‌عنوان «هزینه اداری» ثبت شده، در حالی که باید «دارایی ثابت» باشد. این اشتباه مالیات و سود خالص را تغییر می‌دهد.

راهکار: استفاده از کدینگ استاندارد و انتخاب درست حساب‌ها.

5- اشتباه رایج حسابداری : نادیده گرفتن هزینه‌های کوچک ولی مکرر

مثال عددی: روزی ۴۰ هزار تومان هزینه پذیرایی → ماهانه ۱.۲ میلیون تومان → سالانه ۱۴.۴ میلیون تومان!

    راهکار: ثبت همه هزینه‌ها، حتی مبالغ کوچک، و دسته‌بندی آن‌ها برای تحلیل.

6- اشتباه رایج حسابداری : عدم ثبت یا اشتباه در ثبت موجودی کالا

تجربه واقعی: یک فروشگاه پوشاک، طبق سیستم ۵۰ دست لباس داشت، ولی در انبار واقعی فقط ۳۵ تا پیدا شد. نتیجه: مشتری ناراضی و ضرر فروش.

راهکار: در سیستم ادواری با انبارگردانی دوره‌ای و در سیستم دائمی استفاده از سیستم انبار نرم‌افزار حسابداری لیام.

7- اشتباه رایج حسابداری : فراموش کردن ارسال به‌موقع اظهارنامه

مثال: یک شرکت خدماتی فقط به‌خاطر ۵ روز تأخیر در ارسال لیست بیمه، ۳.۵ میلیون تومان جریمه شد.

راهکار: استفاده از یادآور نرم‌افزار یا زیر سیستم حقوق و دستمزد لیام که به سادگی فایل مورد نیاز برای لیست بیمه را تهیه می کند.

8- اشتباه رایج حسابداری : نداشتن نسخه پشتیبان

مثال: خرابی هارد کامپیوتر یک شرکت باعث از دست رفتن اطلاعات دو ساله شد و مجبور شدند از روی کاغذ دوباره همه چیز را وارد کنند.

راهکار: بکاپ روزانه یا استفاده از نرم‌افزار ابری لیام که دو بار در روز بکاپ اتومات بر روی سرورهای ابری تهیه می نماید و خیال شما را از بابت حفظ اطلاعات مالی راحت می سازد.

9- اشتباه رایج حسابداری : استفاده نادرست از نرم‌افزار حسابداری

مثال: کارمندی که فقط فاکتورها را ثبت می‌کرد و از بخش گزارش‌گیری استفاده نمی‌کرد. همین باعث شد اشتباهات موجودی کالا تا پایان سال پنهان بماند.

راهکار: آموزش کامل امکانات نرم‌افزار.

10– اشتباه رایج حسابداری : بی‌توجهی به تحلیل گزارش‌ها

مثال عددی: بررسی گزارش سود و زیان نشان داد هزینه برق فروشگاه در سه ماه اخیر ۴۰٪ افزایش داشته. بدون این تحلیل، این هزینه همچنان بالا می‌رفت.

راهکار: مرور ماهانه گزارش‌ها و استفاده از نمودارها برای تصمیم‌گیری سریع.

11- اشتباه رایج حسابداری : عدم کنترل حساب های دریافتنی و پرداختنی

مثال واقعی: با بررسی حساب های دریافتنی یک شرکت مشخص گردید که برخی از آنها مربوط به سنات قبل بوده که سال به سال منتقل گردید و تعیین و تکلیف نشده است.

راهکار: حساب های دریافتنی بایستی کامل بررسی شده و پیگیری گردد و در صورت ابهام در وصول آنها به صورت مطالبات مشکوک الوصول ثبت گردد و نهایتاً در صورت یقیین از عدم وصول، هزینه مطالبات سوخت شده شناسایی شده و از حساب های دریافتنی خارج گردد. در ماژول نقد و بانک لیام به راحتی می توانید حساب ها و اسناد دریافتنی و پرداختنی خود را کنترل نمایید. همچنین با کمک هوش مصنوعی این نرم افزار می توانید هر هفته از طریق تماس تلفنی که خود نرم افزار با شما برقرار می کند از سررسید و مبلغ اسناد دریافتنی و پرداختنی آن هفته مطلع گردید.

12- اشتباه رایج حسابداری : عدم مشورت با حسابداران خبره

مثال: حسابدارانی که از مشورت با حسابداران حرفه ای سر باز می زنند همواره در اشتباهات خود مانده و این اشتباهات نهایتاً منجر به عدم کفایت آنها در سازمان شان می شود و کار خود را از دست خواهند داد.

راهکار: همواره از تجربیات حسابداران خبره و مدیران مالی استفاده نمایید تا در برداشت خود از ماهیت رویداد دچار اشتباه نشوید چون در غیر اینصورت بعد از آن، ثبت اشتباه انجام می دهید و نهایتاً گزارشات اشتباه نیز خواهید گرفت. 

جمع‌بندی

حسابداری فقط یک کار اداری نیست؛ یک ابزار تصمیم‌گیری هوشمند است. با رعایت این نکات و استفاده از نرم‌افزارهایی مثل لیام، می‌توانید نه‌تنها از خطاها جلوگیری کنید، بلکه مسیر رشد مالی کسب‌وکار خود را هموار کنید.

حسابداری دقیق یعنی آرامش در تصمیم‌گیری. بیشتر این اشتباهات با کمی دقت و استفاده از ابزار مناسب کاملاً قابل پیشگیری هستند. لیام می‌تواند بخش بزرگی از این خطاها را به‌طور خودکار حذف کند و شما را از دغدغه‌های روزمره خلاص کند. 

در این مقاله، 12 اشتباه رایج حسابداری که می‌تواند برای کسب‌وکار شما گران تمام میشود  آشنا شدید.

پیشگیری از اشتباه همیشه کم‌هزینه‌تر از جبران آن است.