نقش کدینگ صحیح حسابداری در حفظ اعتبار گزارشهای مالی
ما در این مقاله می خواهیم بپردازیم به کدینگ حسابداری و بگوییم کدینگ حسابداری چیست.
همچنین میخواهیم به مزیت استفاده از کدینگ حسابداری نیز اشاره کنیم و تفاوت کدینگ های قدیمی با کدینگ های جدید را برای شما بازگو کنیم.
بنابراین برای اینکه بتوانید به طور کامل با کدینگ آشنا شوید پیشنهاد می کنید تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
کدینگ حسابها یا همان Chart of Accounts (COA) قلب سیستم حسابداری هر کسبوکاریه. این ساختار، پایهایه برای ثبت دقیق تراکنش مالی، تهیه گزارش سود و زیان، ترازنامه، و در نهایت، تصمیمگیریهای مالی. وقتی کدینگ صحیح انجام نشه، خطاهای گزارشاتی پدید میاد که تأثیرات جدی، از تصمیمگیری غلط تا جریمه مالیاتی رو، به دنبال داره.
کدینگ حسابداری چیست؟
همانطور که یک نقشه بردار یا یک مهندس عمران که میخواهد یک ساختمان را بنا سازد از پیش نقشه طراحی میکند و فعالیت خود را حول محوریت نقش پایهگذاری میکند.
برای فعالیت ها و عملیات های حسابداری نیز به این صورت انجام میشود و از قبل از آنکه یک فعالیت بلندمدت حسابداری را آغاز کنیم باید نقشه راه آن را مشخص کنیم تا بتوانیم هدفمند و با سرعت بیشتری پیش برویم.
این فرایند طراحی نقشه را در حقیقت برای حسابداری کدینگ حسابداری می نامند.
یعنی یک حسابدار پیش از آنکه بخواهد فعالیت خودش را شروع کند بهتر است در حوزه ای که قرار است فعالیت کند عملیات ها و فعالیت های حسابداری خود را به صورت یک نقش محور در قالب کدینگ حسابداری طراحی کند و نقشه راهش را بکشد تا بتواند هدفمند و با سرعت بیشتری پیش برود و نظم و انسجام خوبی به فعالیتش بدهد.
بنابراین می توان به راحتی متوجه شد که کدینگ حسابداری یک طراحی نقشه مسیر حرکت یک حسابدار در یک بازه زمانی مشخص است تا بتوان بهترین نتیجه عاید شود.
کدینگ حساب چیست و چرا مهمه؟
تعریف کدینگ (Coding): کدینگ یعنی تعیین یک ساختار عددی یا ترکیبی از حروف و اعداد برای شناسایی هر حساب در دفتر کل.
این کدها معمولاً به صورت سلسله مراتبی (Hierarchical) طراحی می شوند و نشان دهنده ی گروه حساب، حسابهای کل، حسابهای معین و تفصیلی ها هستند.
مثال:
|
کد گروه |
نام گروه حساب |
کد کل |
نام حساب کل |
کد معین |
نام حساب معین |
ماهیت |
|
11 |
دارایی های جاری |
|
|
|
|
|
|
|
|
1101 |
موجودی نقد و بانک |
|
|
|
|
|
|
|
|
110101 |
صندوق ها |
بد |
|
|
|
|
|
110102 |
بانک ها |
بد |
|
|
|
|
|
110103 |
تنخواه گردان ها |
بد |
|
12 |
دارایی های ثابت |
|
|
|
|
|
|
|
|
1201 |
دارایی های ثابت مشهود |
|
|
|
|
|
|
|
|
120101 |
ساختمان ها |
بد |
|
|
|
|
|
120102 |
زمین ها |
بد |
اهمیت کدینگ: چرا کدینگ حسابداری مهم است؟
سازمان دهی اطلاعات مالی؛
کدینگ ساختار یافته، اطلاعات را طبقه بندی می کند و موجب نظم در سیستم حسابداری می شود.
- افزایش دقت و کاهش خطا؛
هنگام ثبت اسناد، به جای نوشتن نام کامل حساب، تنها باوارد کردن کد، خطای انسانی کاهش می یابد.
- سهولت گزارش گیری؛
گزارش های مالی و مدیریتی به راحتی از روی کدها فیلتر و طبقه بندی می شوند.
- قابلیت اتوماسیون در نرم افزارها؛
در نرم افزارهای حسابداری (مانند نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری لیام)، سیستم با استفاده از کدینگ به صورت خودکار اطلاعات را پردازش می کند.
- قابلیت توسعه و انطباق؛
ساختار کدینگ قابل دسترسی است؛ مثلاً اگر شرکت جدیدی اضافه شود یا نوع فعالیت تغییر کند، به راحتی می توان حساب های جدید تعریف کرد.
مزیت استفاده از کدینگ حسابداری چیست؟
یکی از مزیت های قابل توجه کدینگ حسابداری این است که اگر شما پیش از آنکه بخواهید فعالیت خود را در محوری گسترده برای حسابداری یک مجموعه بزرگ یا کوچک آغاز کنید.
قبل از آن کدینگ حسابداری فعالیت خود را طراحی کنید یعنی نقشه و فعالیتها و عملیاتهای حسابداری خود را منظم کرده و در قالب یک دوره حسابداری بگنجانید. می توانید بهترین نتیجه را بگیرید.
بنابراین یکی از اصلی ترین مزیت های کدینگ حسابداری این است که موجب میشود بازدهی عملیات ها و فعالیت های حسابداری بالا برود و خروجی بهتری بگیرید.
دوم مزیتی که میتوان از کدینگ حسابداری دریافت کرد این است که به انجام دادن کارها سرعت می بخشد. زیرا تمام افرادی که در آن پروژه و عملیاتهای مختلف حسابداری نقش دارند میتوانند کارهای خود را از پیش مشخص کنند و بدانند که قرار است چه کارهایی انجام دهند.
بنابراین میتوانند بهترین نتیجه را رقم بزنند. مجموعه بزرگ لیام همواره در تلاش است تا تمام فعالیتها و عملیاتهای حسابداری خود را با ارائه بهترین و دقیق ترین کدینگ حسابداری عرضه کند تا بتوانید بهترین نتیجه را از فعالیتهای حسابداری خود به دست آورید و به کسب و کار خود نظم مشخصی اهدا کنید.
تفاوت کدینگ های قدیمی با کدینگ های جدید چیست؟
همانطور که میدانید تمام کدینگ های حسابداری بر اساس صورتهای مالی ارائه و ثبت و کدگذاری می شوند. صورت های مالی کدینگ های قدیمی اولویت های مشخصی داشتند.
نظیر در ابتدا فعالیت ها و صورتهای مالی که قابلیت نقد شوندگی بیشتری داشتهاند در کدهای نخست قرار می گرفتند و پس از آن صورتهای مالی سود و زیان در کد های بعدی قرار میگرفتند.
اما در صورتهای مالی جدیدی که از سوی سازمان حسابداری ارائه شده است فعالیت ها و صورتهای مالی که قابلیت نقدشوندگی کمتری دارند در کدهای اول قرار گرفته و پس از آن فعالیت ها و صورت های مالی دیگر کد گذاری می شوند.
با این تفاسیر به راحتی میتوان نتیجه گرفت که بهترین صورت های مالی اکنون ارائه می شوند. بنابراین بهترین کدینگ های حسابداری نیز کدینگ حسابداری جدید هستند که منطبق بر صورتهای مالی جدید هستند.
مجموعه لیام تمام عملیات ها و فعالیت های حسابداری خود را تحت نظر و با ارائه بهترین کدینگ حسابداری همراه کرده است که بتوانید بهترین نتیجه را در کوتاه ترین مدت زمانی برای خود و کسب و کار خود به ارمغان بیاورید.
یکی دیگر از افتخارات مجموعه بزرگ لیام این است که شما می توانید با استفاده از دکمه انتهای این مقاله نسبت به نصب نسخه دموی نرم افزارهای حسابداری مجموعه بزرگ لیام اقدام کنید و ببینید اگر این نرم افزار های مختلف برای کسب و کار شما مفید بودند نسبت به خرید آنها از سایت اصلی لیام اقدام کنید.
مزایای یک COA خوب:
- وضوح در ثبت تراکنشها ایجاد میکنه.
- امکان گزارشگیری دقیق فراهم میکنه.
- پایهای برای تهیه ترازنامه و سود و زیان فراهم میکنه.
اشتباهات رایج در کدینگ حسابها
- استفاده از کدهای تکراری یا مشابه برای حسابهای متفاوت
- استفاده از ساختار خیلی پیچیده یا خیلی ساده
- عدم تطابق با استانداردها یا بیتوضیح بودن کدها
- عدم بازنگری و بروزرسانی منظم ساختار حسابها
پیامدهای اشتباه در کدینگ
- تحریف گزارش سود و زیان
- خطا در ترازنامه
- مشکلات در اظهارنامه مالیاتی
- افزایش ریسک جریمه مالیاتی یا هزینه حسابرسی
مثال واقعی و تجربه شخصی؛
یکی از تجربیات کاری من در یک مرکز درمانی بود که در بدو ورود ساختار کدینگ اون رو چک کردم. در همون بررسی اولیه متوجه یک سری اشتباهات مبتدی در ساختار درختی کدینگ حسابداری شدم. بعنوان مثال یک مورد این بود که یک حساب معین با ماهیت هزینه با یک حساب کل گروه دارایی های جاری لینک شده بود.
این بدین معناست که هر بار این حساب، هر بار که بدهکار می شد در واقع یک حساب کل دارایی رو که به اون لینک بود بدهکار می کرد و هر بار به اشتباه بجای اینکه هزینه ها رو افزایش بده، باعث افزایش در دارایی های جاری می شد. این یک نمونه از اشتباهات ساختاری کدینگ بود.
راهحلها و چکلیست صحتسنجی
|
ردیف |
شرح |
تایید |
|
1 |
ساختار کدینگ واضح و منطقی |
o |
|
2 |
توضیح برای هر کد |
o |
|
3 |
تعادل بین تفصیلی بودن و سادگی |
o |
|
4 |
آموزش کاربران حسابداری |
o |
|
5 |
بررسی دوره ای و بازبینی ساختار کدینگ |
o |
چطور کدینگ در نرمافزار لیام کمک میکنه؟
- امکان تعریف ساختار مرحلهبهمرحله گروهبندی حسابها.
- هشدار هنگام تعریف کدهای تکراری یا بدون توضیح.
- ساختار کدینگ 7 سطحی با دو سطح گروه تفصیلی و دو سطح حساب تفصیلی شناور.
- قابلیت ایمپورت کدینگ نرم افزار قبلی به نرم افزار لیام با فرمت اکسل.
- قابلیت اکسپورت کدینگ لیام با فرمت اکسل.
- قابلیت خروجی گزارش حسابداری با ساختار روشن و قابل فهم.
- ساختار پیشفرض کدینگ مخصوص کسبوکارهای خدماتی، بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری و سایر صنوف.
- یکپارچگی کدینگ در بین تمامی ماژول ها و ارتباط پیوسته با هم.
نتیجه گیری
در انتها با خواندن این مقاله نکته نخستی که میتوان از آن استخراج کرد این است که کدینگ حسابداری همان منظم شده و ترتیب داده شده به فعالیتها و عملیاتهای حسابداری است که میتوان به شما مزیت های قابل توجهی را ارائه دهد.
نظیر افزایش سرعت پروژه ها و بهبود کیفیت پروژه ها. همانطور که پیش تر در مقاله گفته شد کدینگ حسابداری که بر اساس صورتهای مالی جدید نگارش میشوند از دقت و ویژگیهای بالاتری برخوردار هستند.
زیرا صورتهای مالی که از سوی سازمان حسابداری کشور ارائه شده است بهترین صورتهای مالی است. زیرا صورت های مالی که قابلیت نقدشوندگی کمتری دارند در ابتدا کدگذاری شده اند.
با استفاده از دکمه انتهای این مقاله میتوانید نسبت به نصب نسخه دموی نرم افزارهای حسابداری مجموعه بزرگ لیام اقدام کنید و از نرم افزارهای حسابداری مجموعه ما دیدن فرمایید اگر برای کسب و کارتان مفید بودن نسبت به نصب و دانلود آنها از سایت اصلی لیام اقدام کنید.
کدینگ دقیق، پایهی سیستم حسابداری موفقه. هر اشتباه در این مرحله میتونه تأثیرات بزرگتری در گزارشات مالی و تعامل با سازمان امور مالیاتی ایجاد کنه. نرمافزار لیام با امکانات هوشمند خودش، میتونه این فرآیند رو سادهتر، دقیقتر و قابل کنترلتر کنه.
سوالات متداول :
1- هنگام تعریف حساب ها چند گروه تعریف کنیم؟
یک گروه هم برای سایر حساب ها در نظر گرفته می شود که حساب های انتظامی و طرف آن و همچنین حساب های واسطه ای در آن کدینگ می گردند.
در شرکت های تولیدی یک گروه حساب به نام بهای تمام شده نیز به صورت سلیقه ای توسط بعضی از مدیر مالی ها تعریف می شود که شامل حساب بهای تمام کالای فروش رفته می باشد.
2- حساب جاری شرکا در کدام گروه حساب طبقه بندی می گردد؟
لذا هم می تواند در گروه بدهی ها قرار بگیرد و هم دارایی ها . بنا به تجربه مدیر مالی از مانده حساب جاری شرکاء، بطور معمول بیشتر مانده ی بدهکار داشته باشد در گروه دارایی ها و اگر مانده بستانکار داشته باشد در گروه بدهی ها طبقه بندی می شود.
3- سطح تفصیلی دو برای چه نوع حساب هایی کاربرد دارد؟
4-آیا سطح تفصیلی دو زیر سطح تفصیلی یک است؟
5- آیا در نرم افزار لیام کدینگ پیش فرض برای حسابداری تولیدی وجود دارد؟
نویسنده : علیرضا مناجاتی
مدرس و مشاور مالی و مالیاتی
