امنیت اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری:
همه روزه، تعداد زیادی از کسبوکارها اطلاعات مالی خود را از دست میدهند. پاک شدن اطلاعات مالی معمولاً از خطای نیروی انسانی، عدم ارائه آموزشهای صحیح، عدم استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب، مشکلات سخت افزاری و نرم افزاری و همچنین حملات سایبری منشأ میگیرند.
چنین مسائلی در صورت عدم پیشبینی و عدم استفاده از راهحلهای مناسب، به سیستم مالی، وضعیت درآمد و اعتبار یک کسبوکار آسیب جدی میکنند. از این رو بسیار مهم است که ضمن شناسایی علل رایج خطاهای سیستمی با راهکارهای حفظ امنیت اطلاعات حسابداری آشنا باشید.
در این مقاله قصد داریم امنیت اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری را مورد بررسی قرار داده و بهترین استراتژی جلوگیری از حذف اطلاعات حسابداری را معرفی کنیم.
منظور از اطلاعات مالی چیست؟
اطلاعات مالی به آن دسته از داده هایی گفته میشوند که در طول داد و ستدهای یک تجارت یا کسب و کار انجام میشوند. به عنوان مثال اطلاعات ناشی از قراردادها، دادوستدها، معاملات نقدی و چکی و … در این دستهبندی قرار میگیرند.
این اطلاعات عمدتا توسط حسابداران و متخصصان مالی ثبت و دستهبندی میشوند. سپس این اطلاعات در بازه های زمانی متفاوت در قالب یک گزارش استخراج شده و مورد تحلیل مدیران قرار میگیرند.
یک حسابدار خبره باید بتواند تمامی این اطلاعات را به صورت مستند در نرم افزارهای حسابداری ثبت و نگهداری کند. زیرا تمام شرکتها بر اساس همین اطلاعات مالی باید نسبت به مراجع قانونی پاسخگو باشد؛ بنابراین حفظ امنیت اطلاعات مالی و اطمینان از صحت آنها نقش بسیار مهمی در رشد و پیشرفت یک کسبوکار دارد.
رایج ترین دلایل از بین رفتن اطلاعات حسابداری چیست؟
استخدام نیروی حسابدار غیرمتخصص
یک نیروی حسابدار غیرمتخصص و تازهکار، در صورت عدم حمایت یک حسابدار باتجربهتر، از طریق ثبتهای اشتباه، ارائه گزارشهای غلط و عدم تسلط بر روی نرم افزار حسابداری، ریسک حذف اسناد مالی را تا چند برابر افزایش میدهد.
سرقت سیستم حسابداری
رایانه های شخصی و سخت افزارهایی مانند هارد اکسترنال مستعد سرقت و مفقودی هستند. چنانچه مالک یک کسبوکار از سیستم حسابداری آفلاین استفاده کند و آن را به هر دلیلی از دست دهد، اطلاعات مالی خود را برای همیشه از دست میدهد.
نرم افزار حسابداری هک شده
دانلود نرم افزار حسابداری کرک شده رایگان و سایر نرم افزارهای ویندوزی، میتواند سیستم شما را به ویروس و باج افزار آلوده ساخته و اطلاعات مالی شما را برای همیشه مسدود کند.
این قبیل از سیستم ها عمدتاً توسط توسعهدهندگان غیررسمی و با اهداف سودجویانه طراحی میشوند و اطلاعات مالی را در معرض خطر قرار میدهند.
پیامدهای حذف، دستکاری و سرقت اطلاعات مالی
ایجاد اختلال در عملیات مالی و حسابداری
چنانچه اطلاعات حسابداری به هر دلیلی از دسترس خارج شده و بازیابی نشوند، رهگیری وضعیت خریدوفروشها، بدهیها و طلبها، تعهدات، وجوه معوق و … بسیار دشوار میشود و کسبوکار موردنظر عملاً نسبت به رویدادهای مالی خود نابینا میشود.
جرایم مالیاتی و زیان دهی کسبوکار
عدم پیگیری بهموقع تکالیف قانونی و مالیاتی برای کسبوکارهای جرایم مالی را به دنبال دارد. این جرایم معمولاً قابل توجه بوده و سطح زیان کسبوکار موردنظر را افزایش میدهند.
کاهش اعتبار برند کسبوکار
با از بین رفتن اطلاعات مالی و حسابداری، رهگیری بدهی ها و وصول طلبها بسیار دشوار میشود؛ چراکه عملاً قدرت استناد به معاملات انجام شده دشوار میشود. همچنین وضعیت سررسید چک های دریافتنی و پرداختنی نیز دشوار شده و ممکن است در پرداخت چک ها و وام های دریافتی وقفه ایجاد شود. این مسئله نیز کاهش اعتماد مشتریان و طرفین حساب را به دنبال دارد.
5 راه کلیدی برای امنیت اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری
1. نگهداری فیزیکی اسناد مالی
بخش اول مربوط به نگهداری اطلاعاتی است که به صورت مکتوب نگهداری میشوند. این اطلاعات مالی را باید به گونهای نگهداری کرد که امکان مخدوش کردن آنها وجود نداشته باشد تا بتوان در مواقع موردنیاز به آنها مراجعه کرد؛ اما چگونه باید اسناد مالی مکتوب را نگهداری کرد؟ راهکارهای زیادی برای نگهداری اسناد مالی مکتوب وجود دارد؛ به عنوان مثال میتوان آنها را در گاوصندوقهای نسوز نگهداری کرد تا فقط مدیر شرکت امکان دسترسی به آنها را داشته باشد.
2. نگهداری اسناد مالی در نرم افزار حسابداری
یکی از راههای افزایش امنیت اطلاعات مالی استفاده از نرم افزارهای حسابداری آنلاین و بهرهگیری از قابلیت ثبت اسناد الکترونیکی (عکس، فایل و …) است. نرم افزارهای کاربردی این حوزه (مانند نرم افزار حسابداری آنلاین) به این قابلیت مجهز بوده و فرآیند مستندسازی اسناد حسابداری را آسان ساخته است.
3. جلوگیری از دسترسی افراد به اطلاعات مالی
مبحث سوم درباره امنیت اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری، جلوگیری از دسترسی افراد غیرمجاز به این اطلاعات است. افراد غیرمجاز اشخاصی هستند که میتوانند از اطلاعات مالی یک شرکت سوءاستفاده کنند و باعث بروز ضرر و زیانهای غیر قابل جبرانی شوند.
شاید در نگاه اول این گونه به نظر برسد که به راحتی میتوان از دسترسی افراد غیرمجاز جلوگیری کرد؛ اما باید به این نکته توجه داشته باشید که جلوگیری از افشای اطلاعات مالی بسیار دشوارتر از نگهداری کردن آنها است؛ زیرا برای نگهداری اطلاعات مالی میتوانید به راحتی با انجام برخی از دستورالعملهای مشخص آنها را طبقهبندی و نگهداری کنید.
اما دور نگهداشتن این اطلاعات از دسترس افراد بسیار دشوارتر است؛ زیرا برای این کار درگیر روابط انسانی خواهید بود.
پروتکل های امنیتی حرفه ای طراحی کنید
به منظور کاهش ریسک پاک شدن اطلاعات حسابداری و افزایش امنیت اسناد حسابداری میبایست به دستورالعملهای زیر توجه داشته باشید:
- از رایانه در برابر نفوذهای امنیتی محافظت کنید
- بر اساس شایسته سالاری نیروی حسابدار استخدام کنید
- قوانین و مقررات مناسب برای واحد حسابداری تعیین کنید
- برای حسابداران شرکت خود آموزش حین کار در نظر بگیرید
- نرم افزارهای حسابداری قدیمی و منسوخ را از رده خارج کنید
- به هیچ وجه نرم افزارهای کرک شده و مشکوک را نصب نکنید
- به سمت تکنولوژی جدید مانند نرم افزار حسابداری آنلاین بروید
- همواره اهمیت بکاپ اطلاعات حسابداری را جدی بگیرید.
- تا حد امکان برای نرم افزار حسابداریتان تائید 2مرحلهای تعریف کنید
5. به نرم افزار حسابداری حرفهای آنلاین مهاجرت کنید
نرم افزارهای حسابداری آنلاین امنیت دادههای مالی شما را تا حد چشمگیری افزایش میدهند. توسعهدهندگان این سیستم ها با اعمال موارد زیر، قادر هستند تا به امنیت دادههای مالی شما را تا حد چشمگیری افزایش دهند.
1 | دیتاسنترهای مجهز | 4 | تهیه بکاپ خودکار از اطلاعات |
2 | پروتکلهای امنیتی حرفه ای | 5 | قرار دادن اطلاعات روی سرورهای ابری |
3 | رمزنگاری اصولی داده ها | 6 | تفکیک نقش و دسترسی کاربران |
چرا نرم افزارهای حسابداری ابری گزینه های امن تری هستند؟
نرم افزارهای حسابداری ابری در حقیقت نسل نوین نرم افزارهای حسابداری هستند. این سیستم ها با آخرین استانداردهای حسابداری و نیازهای کسبوکارهای امروزی همخوانی داشته و از رابط کاربری هدفمندتری برخوردار هستند.
یک نرم افزار ابری حسابداری با قرار دادن اطلاعات مالی در دیتاسنترهای مجهز و با بهکارگیری اصول رمزنگاری پیشرفته و نیروی فنی متخصص، قادر است تا به شکل قدرتمندتری از اطلاعات محافظت کند.
نکته مهم دیگر این رابط کاربری آن است که هزینه های ناشی از این موارد، بر روی دوش کاربر قرار نمیگیرند؛ لذا کاربر در ازای پرداخت یک هزینه معقولانه، به جدیدترین ابزارهای حسابداری مجهز میشود.
در ادامه برخی از وجوه تمایز این نسل از برنامه های حسابداری را مشاهده میکنید:
شرح مقایسه | نرم افزار ابری | نرم افزار نصبی | |
1 | تنوع امکانات امنیتی | بالا | محدود |
2 | نحوه دسترسی به اطلاعات | بسیار سریع | دسترسی محدود |
3 | سرعت بازیابی اطلاعات حسابداری | بالا | کند و نامطلوب |
4 | امکان تعریف ورود 2 مرحلهای | دارد | ندارد |
5 | امکان تعریف بینهایت کاربر | دارد | ندارد |
6 | تفکیک نقش برای کاربر | دارد | معمولاً دارد |
7 | ثبت سوابق تغییرات ایجادشده توسط کاربران | دارد | معمولاً دارد |
8 | هزینه زیرساختی | ندارد | دارد |
چند مورد از امن ترین نرم افزارهای حسابداری ایران
برخی از توسعهدهندگان برتر کشورمان با علم بر دغدغه ها و نیازهای امنیتی کسبوکارها، اقدام به عرضه نرم افزار حسابداری امن ابری کردهاند. این سیستم ها ضمن ارائه کدینگ و رابط کاربری حرفه ای، حفرههای امنیتی سیستمهای نصبی را پر کرده و امنیت اطلاعات مالی را به حداکثر رساندهاند. برخی از نرم افزارهای پیشرو در این حوزه عبارتند از:
- نرم افزار حسابداری لیام
- نرم افزار حسابداری حسابفا
- نرم افزار حسابداری همکاران سیستم
- راهکاران سیستم
- ابرآیرون
- چرتکه
چرا حسابداران و مدیران نرم افزار حسابداری لیام را انتخاب می کنند؟
لیام به عنوان نخستین نرم افزار حسابداری ابری ایرانی و با تجربه طولانی در زمینه طراحی این سیستم حسابداری، توانسته است به 3 برگ برنده قابل توجه دست پیدا کند. در ادامه با برخی از امکانات کلیدی این پلتفرم حسابداری آنلاین آشنا میشوید.
امکانات امنیتی فوق پیشرفته لیام
- دسترسی ابری و عملکرد بر روی بستر اینترنت ملی
- بهکارگیری دیتاسنترهای متعدد در سراسر نقاط کشور
- بکاپ گیری لایهای خودکار (تا 4 مرتبه در طی روز)
- قابلیت ریستور اطلاعات یک بازه زمانی مشخص
- پروتکل های امنیتی ضد خیانت کاربر
- تفکیک نقش و دسترسی کاربران مختلف
- عدم امکان حذف گروهی اسناد، ثبت ها و تصاویر
- قابلیت فعال سازی پیامک ورود و لاگین 2 مرحلهای
رابط کاربری و نحوه دسترسی
لیام بر روی انواع مرورگرها و سیستمعاملها قابل اجرا است. تنها چیزی که برای اتصال به این سیستم حسابداری نیاز دارید، یک مرورگر ایمن است. به لطف این قابلیت میتوانید در هر مکان و هر لحظه به اطلاعاتتان دسترسی یابید و اقدامات موردنیازتان را انجام دهید.
امکانات متنوع و کارآمد
لیام با ارائه بیش از 6 ماژول و 30 امکان کاربردی، توانسته است به طیف گستردهای از کسبوکارها خدماترسانی کند.
این پلتفرم حسابداری ابری برای انواع کسبوکارهای خدماتی، بازرگانی، فروشگاهی، پخش، تولیدی، صنعتی و … قابل سفارشی سازی بوده و پکیج متناسب با نیازهای این کسبوکارها را ارائه میکند. چند مورد از قابلیتهای شاخص لیام عبارتند از:
- ماژول های یکپارچه (حسابداری، بازرگانی، نقد و بانک، انبار، تولید، حقوق و دستمزد)
- ورودی و خروجی اکسل برای قسمتهای کاربردی
- امکان اتصال بینهایت کاربر به صورت همزمان
- انواع گزارش های کاربردی در بخشهای مختلف
- مغایرت گیر بانکی و وب اپلیکیشن موبایل هوشمند
- اعلانگر پیامکی و تلفنی نقدینگی و سررسید چک ها
- مکاتبات سازمانی، چت فردی و گروهی در یک پلتفرم
- اتصال به سامانه های سنا، مودیان، حقوق و دستمزد و تامین اجتماعی
- اتصال به انواع فروشگاه های آنلاین و وردپرسی، CRM ها و زیرسیستمها
- و بینهایت امکان دیگر
نتیجه گیری
در این مقاله با خطرات حذف اطلاعات حسابداری، امنیت اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری و همچنین راهکار جلوگیری از حذف اطلاعات حسابداری آشنا شدید. شما میتوانید با استفاده از دستورالعملها و نکات ذکرشده در این مقاله امنیت اطلاعات مالیتان را تا حد چشمگیری افزایش دهید؛ اما اگر به امنیت حداکثری این اطلاعات اهمیت میدهید، میبایست به سراغ نرم افزارهای حسابداری ابری بروید.
این نرم افزارها به واسطه رابط کاربری و امکانات امنیتی پیشرفته، از اطلاعاتتان به بهترین شکل محافظت میکنند. هم اکنون میتوانید از طریق ورود به دموی نرم افزار حسابداری لیام، رابط کاربری و مزایای فوقالعاده این گاوصندوق دیجیتالی را تست و بررسی کنید.
