فیلم آموزش مکاتبات سازمانی
امکان مکاتبات سازمانی
سلام مقدم هستم از گروه نرم افزاری لیام میخوام شما رو با مکاتبات سازمانی آشنا کنم
همانطور که می‌دونید بحث نامه نگاری در سازمان ها خیلی از اهمیت بالایی برخوردار هست بخصوص در زمان هایی که بحث رویت و تایید مدیران بالا دستی تعبیه شده باشه .
معمولا در شرکت ها برای نامه نگاری بین خودشون از کاغذ استفاده میشه که طبیعا یک سری اشکالاتی داره:اول این که این کاغذ ها ممکن هست گم بشن پاره بشن یا سرقت بشن و یا به هر دلیلی از بین برن و یا تغییر کنند و به لحاظ فیزیکی هم هزینه بیشتری رو تحمیل میکنه به کارفرما وبه اون کسب و کار و هم این که ما تا میتونیم باید از کاغذ طبیعتا کمتر استفاده کنیم و کمکی کرده باشیم به قطع نشدن درختان
در مجموع لیام با امکاناتی که داره تعبیه میکنه در ماژول های مختلف مدرن شدن بخش اداری مالی کسب و کارها ضمن این که خوب اگه مکاتبات در نرم افزار به صورت الکترونیک که بایگانی باشه و قابل ویرایش نباشه و این امکان رو به کاربر بده که اون رو تایید یا رد کنه حتی زمان رویت شدن اون نامه رو به مدیر و کارمندهای دیگه نشون بده خیلی از مشکلات بین کارکنان حل خواهد میشه و موضوعی به کاربری ابلاغ میشه اما بعد از گذشت یک مدت با استفاده از فراموشی که بین افراد اتفاق میافته گاها شنیده میشه که من این نامه رو ندیدم من این موضوع رو نمی‌دونستم من مطلب رو طور دیگه ای برداشت کردم که باعث وارد شدن خساراتی به مجموعه میشه در اینجا ما مکاتباتی سازمانی خیلی ساده و کاربردی در لیام تعبیه کردیم که این مشکل رو حل میکنه طبیعتا شرکت های بزرگتر با نامه نگاری های بیشتر با بودجه بیشتر نرم افزار های اختصاصا مکاتبات اداری خریداری می‌کنند و پیچیدگی های خودش رو داره و در کنار نرم افزار حسابداری‌شون استفاده می‌کنند
اما شرکت های چابک و متوسط که از این امکان شاید برخوردار نباشن می‌توانند در کنار لیامی که استفاده می‌کنند به عنوان نرم افزار حسابداری هزینه مکاتبات سازمانی با قیمت خیلی مناسب و امکانات خیلی کاربر پسند اسفاده می‌کنید
در مکاتبات سازمانی لیام امکان پیوست اسناد و مدارک و پی دی افی هست که می‌تونند افراد استناد کنند به اون و عکس ها در سیستم های دیگه قابل رویت و دانلود کردند هست و امکان ارسال نامه به صورت گروهی هم وجود دارد
فرض کنید مدیری نامه به تمام کارکنان اطلاع بده متن رو می‌نویسد کاربر رو اضافه میکنه فایل رو اتچ میکند و ارسال میکنه
می‌تونید تایید رو از کارمند مقابل بگیره و این طبیعتا قابل ویرایش نیستند و برای همیشه با درج تاریخ ساعت و روزش بایگانی میشن
بریم که این توضیحاتی که خدمت‌تون دادم با همدیگه کار کنیم
در صفحه ورودی نرم افزار آیکونی به نام ماکتبات سازمانی داریم همین آیکون رو میتونیم در ماژول های دیگه رو هم ببینیم اینجا در ماژول حسابداریی در این قسمت هست و ماژوله ای دیگه رو اگه سوییچ کنم به عنوان مثال ماژول بازرگانی میتونیم اون رو اینجا در همه ماژول ها ببینیم
برگردیم به صفحه اول از همین قسمت وارد میشیم دو بخش داریم نامه های دریافتی و نامه های ارسالی دقت کنید من الان در کاربری ادمین هستم یعنی من کاربری هست که نام کاربریم admin@liyamdemo هست و حالا اینجا مدیر سیستم هستم من اینجا دو تا نامه ظاهرا ارسالی دارم این علامتی که اینجا می‌بینید یعنی اینجا در این نامه فایلی ارسال و پیوست شده تاریخ ارسال و ساعتش رو می‌بینید و دریافت کننده
در این نسخه دمو که الان داریم روش کار می‌کنیم کلا دو تا کاربر هست یکی ادمین یکی کاربر به نام سامان که تو توضیحاتش نوشته وحید امیری مقدم الان ادمین میخواد به وحید امیری مقدم یا همون دامنه سامان که کاربر دومی هست نامه بزنه
ما جدید رو می‌زنیم موضوع براش انتخاب می‌کنیم دقت بکنید تمام کسانی که می‌تونن از لیام استفاده کنند انباردار -خزانه دار-کارپرداز -منشی -مدیرعامل-حسابدار و..
اینجا چون فقط یک نفر تو لیست وجود داره تو قسمت کاربران یک نفر رو آورده من ایشون رو انتخاب می‌کنم اگر تعداد کار برای بیشتری اینجا بود شما می‌تونید با استفاده از کلید کنترل یا کلید شیفت به صورت انتخابی کاربران تجمیعی رو انتخاب کنید همین توضیح رو به کاربر دادید که چطور این کاربر رو انتخاب کنه
حوب متن نامه رو می‌نویسیم با سلام گاها از این قسمت به عنوان چت میشه استفاده کرد ولی خوب طبیعتا با امکاناتی که داره یک مقدار در سطح بالاتری میشه ازش استفاده کرد دوستان این نامه نیاز به تایید از طرف این کاربر دریافت کننده ندارد اما به دلیلی که در این کلیپ آموزشی من میخوام این امکان رو به شما نشون بدم تیک این نیاز به تایید دارد رو میزنم نامه ارسال میشه این مشخصات کلی نامه است در وضعیت ارسال شده در این قسمت خالی که مشاهده می‌کنید اگر اون کاربر دریافت کننده نامه نامه رو ببینه یا تایید یا رد کنه در این قسمت ها دوباره عملکرد و پروسه این نامه نمایش داده میشه همین جا من می‌تونم فایلی رو پیوست نامه داشته باشم که کاربر دریافت کننده ببینه می‌تونه با این گزینه مشاهده کننده دلیت کنه یا دانلود کنه خوب من با کاربری دیگه وارد میشم که در یک مرورگر دیگه من اینجا با یک کاربری دیگه وارد شدم ببینید این کاربر کاربر saman@liyam demo آقای امیری مقدم خوب می‌بیند که یک دکمه آبی رنگ یا سبز رنگ اینجا کنار مکاتبات سازمانی اومده که یعنی شما یک پیغام جدید دارید عنوانش رو هم نشون میده که می‌تونید همین رو باز کنم یا همه پیام ها حالا من میخوام برم داخل جدول همه پیام ها سه تا نامه برای من اومده یکی رد شده یکی تایید شده و این هنوز مشاهده نشده ساعت و تاریخش هم هست از کجا اومده از مدیر سیستم اومده من وارد این نامه میشم متن رو می‌خونم فایل اتچ‌ش رو هم اینجا می‌تونم ببینم پیوست هاش رو اینجا می‌تونم ببینم و دانلود کنم طبیعتا من الان در کاربری ادمین وضعیت این نامه به مشاهده شد تیدیل شده خوب من در اینجا میام اینو رد می‌کنم حالا می‌تونستم تایید کنم تمام شد حالا بریم ببینیم که کاربری ادمین اینجا چه وضعیتی داره بله گفته در این تاریخ و ساعت مشاهده شده اینجا در تاریخ و ساعت رد شد امیدوارم این کلیپ برای شما کاربردی باشه و بتونید کنار نرم افزار حسابداری لیام از این امکان ساده اما کاربردی استفاده کنید موفق باشید
