این مقاله به بررسی ویژگیهای ضروری و مهم در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین ، مزایا و اشتباهات رایج در انتخاب آن میپردازد و در نهایت نرمافزار مناسب برای کسبوکارهای خدماتی معرفی میشود.
شرکتهای خدماتی بخش بزرگی از اقتصاد کشورها را تشکیل میدهند. این شرکتها بر خلاف شرکتهای بازرگانی یا تولیدی، بیشتر با فروش خدمات سر و کار دارند تا کالا یا محصول فیزیکی. در نتیجه ماهیت عملیات مالی و حسابداری آنها تفاوت قابل توجهی دارد.
برای مثال، یک شرکت خدمات مشاوره، شرکت مهندسی، کلینیک درمانی، یا شرکت طراحی وبسایت معمولاً با ثبت درآمدهای خدماتی، هزینههای جاری (مثل حقوق کارکنان، اجاره دفتر، مالیات و بیمه)، و مدیریت جریان نقدی مواجه است.
بنابراین انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین متناسب با نیازهای شرکتهای خدماتی اهمیت بسیار زیادی دارد.
نرم افزار حسابداری شرکت خدماتی برای شرکت هایی است که به صورت خدماتی فعالیت دارند. این نرم افزار حسابداری می تواند تمام نیازهای شرکت های خدماتی را برطرف سازد.
سیستم حسابداری شرکت خدماتی می تواند اکثر نیازهای این شرکت ها را پوشش دهد. شرکت های خدماتی به شرکت هایی اطلاق می شود که خدمتی که ارائه می دهند ملموس نیست.
مانند بانک ها، اموزشگاه های موسیقی و کنکور ، هتل ها و….. اما در این شرکت ها نیز یک سری هزینه و درآمد وجود دارد که باید به آن ها رسیدگی شود. نیاز به داشتن یک نرم افزار حسابداری شرکت خدماتی برای این شرکت ها ضروری است.
شرکت خدماتی چیست؟
همانطور که گفتیم شرکت های خدماتی در ازای دریافت هزینه یک سری خدماتی را به مشتریان ارائه می دهند. این خدمات باعث می شود مردم زندگی راحت تری داشته باشند و کارها را آسان تر انجام دهند. این شرکت ها با صرف هزینه برای فراهم کردن خدمات قابل ارائه انجام وظیفه می کنند.
شرکت های خدماتی چه وسعت کمی داشته باشند یا در سطح وسیع تری خدمات را ارائه دهند ، باید امور حسابداری را با دقت بالایی ثبت و تحلیل کنند. اطلاعات مفید حسابداری می تواند مدیران شرکت ها را برای اخذ تصمیمات درست راهنمایی کند.
نرم افزار حسابداری شرکت خدماتی چیست؟
هدف استفاده ازانتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین ، سهولت انجام امور حسابداری ، صرفه جویی در زمان و دسترسی به نتیجه و اطلاعات مفید در هر زمانی است.
اگر به دنبال بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین هستید، باید سیستمی را انتخاب کنید که هم ساده باشد و هم گزارشهای دقیقی ارائه دهد.
سیستم های حسابداری امروزه بسیار پیشرفته شده اند و با توجه به نوع فعالیت های شرکت های خدماتی می توانند شخصی سازی شوند تا انجام کارها با دقت و سرعت بیشتری انجام شود.
استفاده از نرم افزار حسابداری برای شرکت های خدماتی واستفاده از امکاناتی که در اختیار شرکت ها قرار می دهند، به مدیران شرکت ها کمک می کند تا اطلاعات با خطای کمتری در سیستم ثبت شود و با ارائه گزارش های دقیق به گرفتن تصمیمات صحیح در جهت اهداف شرکت کمک می کنند.
استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین به کسبوکارهای خدماتی کمک میکند مدیریت مالی خود را بدون نیاز به دانش پیچیده حسابداری انجام دهند.
چرا شرکتهای خدماتی به نرمافزار حسابداری نیاز دارند؟
ارائه خدمات، میزان سود شرکت از این خدمات، هزینه ای که برای این خدمات شده است، بدهی های شرکت، تراکنش های مالی، صدور فاکتور و… از مهم ترین اطلاعات حسابداری شرکت های خدماتی است.
این اطلاعات باید با دقت زیادی ثبت و تحلیل شود. یک نرم افزار جامع حسابداری کمک می کند تا کلیه عملیات مالی و حسابداری با دقت بایگانی شود و در زمان نیاز بتوان آن ها را تحلیل کرد و استفاده کرد.
خیلی از صاحبان کسبوکارهای خدماتی تصور میکنند چون موجودی کالا یا انبار ندارند، پس نیازی به نرمافزار حسابداری ندارند. در حالیکه مدیریت مالی در شرکتهای خدماتی به همان اندازه که در شرکت های بازرگانی یا تولیدی مهم است، حساس می باشد.
یکی از معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین، قابلیت دسترسی در هر زمان و مکان و امنیت اطلاعات مالی است.
دلایل مهم استفاده از نرمافزار حسابداری برای این نوع شرکتها:
- ثبت دقیق درآمدهای خدماتی
تمام قراردادها، پروژهها یا خدمات ارائه شده باید با فاکتور دقیق و بهتر از همه، رسمی، ثبت شوند.
- کنترل هزینهها
هزینههای حقوق، اجاره، بازاریابی، بیمه و مالیات سهم بزرگی در شرکتهای خدماتی دارند و باید بهصورت شفاف ثبت شوند.
- مدیریت جریان نقدی
بسیاری از شرکتهای خدماتی به دلیل پرداختهای مدتدار مشتریان یا تاخیر در وصول مطالبات، با مشکلات نقدینگی روبهرو میشوند.
- گزارش سود و زیان پروژهای
در خدمات، دانستن اینکه هر پروژه یا مشتری چقدر سودآوری داشته، حیاتی است.
- مدیریت مالیات و بیمه
ارسال گزارشهای فصلی، مالیات بر ارزش افزوده، ثبت فاکتورهای فروش خدمات در سامانه مودیان و ارسال لیست بیمه و مالیات حقوق پرسنل در شرکتهای خدماتی ضروری است.
صاحبان کسبوکارهای کوچک معمولاً به دنبال بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین هستند تا بتوانند هزینهها و درآمدهای خود را با کمترین خطا ثبت کنند.
ویژگیهای کلیدی بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین مناسب باید به نیازهای خاص کسبوکار خدماتی توجه شود. مهمترین ویژگیها عبارتند از:
- امکان صدور و مدیریت فاکتورهای خدماتی
برخلاف بازرگانیها، فاکتور شرکت خدماتی معمولاً شامل اقلام کالا نیست بلکه هزینه ارائه خدمت را نمایش میدهد. نرمافزار باید امکان شخصیسازی فاکتورهای خدماتی را داشته باشد.
- مدیریت پروژه و قراردادها
خیلی از شرکتهای خدماتی فعالیتشان پروژهمحور است. نرمافزار باید قابلیت ثبت هزینهها و درآمدهای هر پروژه را جداگانه داشته باشد تا سودآوری هر قرارداد مشخص شود.
- کنترل دریافتها و پرداختها
مدیریت بدهکاران و بستانکاران، بهویژه مشتریانی که خدمات را قسطی یا مدتدار پرداخت میکنند، برای شرکتهای خدماتی حیاتی است.
- گزارش سود و زیان
شرکت خدماتی باید بتواند در لحظه ببیند درآمد خالص آن ماه یا آن پروژه چقدر بوده و چه هزینههایی بیشترین سهم را دارند.
- مدیریت حقوق و دستمزد
در بسیاری از شرکتهای خدماتی، هزینه پرسنل بزرگترین بخش مخارج است. نرمافزار باید امکان محاسبه حقوق، بیمه و مالیات پرسنل را داشته باشد.
- یکپارچگی با سامانه های امور مالیاتی و بیمه
امکان تهیه گزارشهای قانونی مثل معاملات فصلی، ارزش افزوده و سامانه مودیان،یک مزیت مهم برای شرکتهای خدماتی است.
- دسترسی آنلاین و چندکاربره
شرکتهای خدماتی معمولاً تیمهای مختلف دارند. نرمافزار باید امکان استفاده همزمان چند کاربر و دسترسی از هر مکان (ترجیحاً ابری) را فراهم کند.
نرمافزار حسابداری ابری برای شرکتهای خدماتی
شرکتهای خدماتی معمولاً نیاز دارند از هر مکانی (دفتر، منزل یا محل پروژه) به دادههای مالی خود دسترسی داشته باشند. در این شرایط نرمافزار حسابداری ابری بهترین انتخاب است.
انتخاب درست در میان گزینهها باعث میشود بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین نقش مهمی در افزایش بهرهوری و کاهش خطاهای مالی داشته باشد.
مزایای نرمافزارهای ابری برای خدماتیها:
- دسترسی از هر مکان و هر دستگاه
- بهروزرسانی خودکار و مطابقت با قوانین مالیاتی جدید
- امنیت بالا و پشتیبانگیری مداوم
- کاهش هزینه خرید سرور و نگهداری
- قابلیت توسعه همزمان با رشد شرکت
اشتباهات رایج در انتخاب نرمافزار حسابداری خدماتی
خیلی از مدیران هنگام انتخاب نرمافزار دچار اشتباهات ذیل میشوند:
- انتخاب نرمافزارهای عمومی (مثل اکسل یا برنامههای غیرتخصصی)
این ابزارها در ابتدای کار شاید جوابگو باشند، اما برای رشد کسبوکار خدماتی ناکافی هستند.
- نادیده گرفتن ماژول حقوق و دستمزد
چون حقوق پرسنل هزینه اصلی است، نرمافزار باید این بخش را پوشش دهد. استفاده از اکسل شاید کار را راه بیاندازد، ولی قطعاً توانایی های یک نرم افزار حقوق و دستمزد را ندارد و گزارشات را به نحوی که باید تهیه نمی کند.
- بیتوجهی به گزارشهای تحلیلی
گزارشهای ساده درآمد و هزینه کافی نیست؛ نرمافزار باید تحلیل سودآوری پروژهها و مشتریان را ارائه دهد.
- انتخاب نرمافزار صرفاً بر اساس قیمت
نرمافزار ارزان ولی ناکارآمد میتواند هزینههای پنهان بیشتری ایجاد کند.
امکانات کلیدی لیام برای بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین شرکتهای خدماتی:
- فاکتور خدماتی با امکان شخصیسازی
- مدیریت پروژه و قراردادها و ثبت سود و زیان هر پروژه در سطح دو تفصیلی
- مدیریت حقوق و دستمزد و ارسال لیست بیمه و مالیات از طریق ماژول حقوق و دستمزد
- کنترل دریافتها و پرداختها و مدیریت نقدینگی با کمک ماژول نقد و بانک
- گزارشهای تحلیلی شامل سود و زیان، بودجه نقدی، و گردش حساب مشتریان، سرمایه در گردش و … در ماژول حسابداری
- امکان اتصال به سامانههای مالیاتی و بیمه بدون استفاده از نرم افزار واسط و بطور مستقیم
- دسترسی ابری و چندکاربره برای تیمهای خدماتی بدون محدودیت زمانی و مکانی
مثال کاربردی
یک شرکت خدمات IT که قراردادهای پشتیبانی ماهانه دارد، با استفاده از لیام میتواند:
- درآمد هر قرارداد را جداگانه و با استفاده از سطح دو تفصیلی ثبت کند
- هزینههای مربوط به نیروی انسانی و تجهیزات را در پروژههای جداگانه لحاظ کند
- گزارش سودآوری هر قرارداد را مشاهده کند
- در پایان ماه، گزارش مالی دقیق برای مدیرعامل آماده کند
نتیجه: شفافیت مالی و تصمیمگیری بهتر.
حسابدار شرکت خدماتی چه وظیفه ای دارد؟
برخلاف سایر شرکت ها ، در شرکت های خدماتی ماده اولیه یا سرمایه اولیه برای کالای ورودی وجود ندارد، بلکه دراین شرکت ها با ارائه خدمات کسب درآمد می کنند. در نتیجه حسابدار شرکت خدماتی باید بر اموری مانند افزایش سرمایه، خرید دارایی و…. علاوه بر فعالیت های حسابداری مسلط باشد.
در شرکت های خدماتی وظایف حسابدارها در یک سری فعالیت های مشترک یکسان است. اما شرکت ها می توانند خدمات متفاوتی با یکدیگر داشته باشند خدماتی که ارائه می دهند فعالیت های متفاوتی داشته باشد.
محاسبه دستمزد کارکنان، محاسبه بیمه، رد کردن اظهارنامه مالیاتی، مدیریت پرداختی های شرکت، چک ها وصولی و پرداختی و… از فعالیت های مشترک یک حسابدار در شرکت های خدماتی است.
- ثبت سند حسابداری شرکت خدماتی
- طبقه بندی اطلاعات شرکت
- خلاصه کردن فعالیت های انجام شده در شرکت
- تنظیم صورت های مالی
- تنظیم ترازنامه یا صورت وضعیت مالی
- تهیه صورت سود و زیان
- تهیه صورت گردش وجه نقد
- بستن حساب های موقت
- بستن حساب های دائمی و تهیه ترازنامه نهایی
تفاوت شرکت های خدماتی با شرکت های تولیدی
با توجه به تعریفی که از شرکت های خدماتی گفتیم ممکن است این سوال شما هم باشد که شرکت خدماتی با شرکت تولیدی چه تفاوتی دارد؟
شرکت های خدماتی همانطور که از اسم آن ها پیداست ، شرکت هایی هستند یک سری فعالیت و اموری را در جهت خدمت رسانی به افراد جامعه انجام می دهند. گستردگی این شرکت ها و نوع فعالیت آن ها زیاد است اما به طورکلی به سه دسته شرکت های عمومی، تعاونی و خصوصی تقسیم می شوند.
در واقع طیف وسیعی از شرکت ها در دسته بندی شرکت های خدماتی قرار می گیرند و به نوعی خدمتی را به افراد جامعه ارائه می دهند. این شرکت ها محدود نیستند و فعالیت آن ها گسترده است.
شرکت های خدماتی به دلیل وضعیت اقتصادی مورد توجه قرار گرفته اند و هر فرد می تواند با داشتن سرمایه اولیه برای شروع راه اندازی شرکت به تاسیس یک شرکت خدماتی بپردازد و سوددهی را تجربه کند.
اما شرکت های تولیدی با هدف تولید یک محصول برای برطرف کردن نیازهای افراد به وجود می آیند. این شرکت ها نیازهای انسانی و رفاه اقتصادی را در نظر می گیرند و با توجه به این اهداف اقدام به تولید محصول می کنند.
جمعبندی
شرکتهای خدماتی به دلیل ویژگیهای خاص عملیات مالی خود، نیازمند نرمافزاری هستند که بتواند:
- فاکتور خدماتی صادر کند
- پروژهها و قراردادها را مدیریت کند
- هزینههای پرسنلی و جاری را شفاف ثبت کند
- گزارشهای تحلیلی دقیق ارائه دهد
- و در نهایت به قوانین مالیاتی و بیمهای متصل باشد.
نرمافزارهای ابری مثل لیام بهترین انتخاب برای شرکتهای خدماتی هستند، چون علاوه بر امکانات جامع، دسترسی آنلاین و امنیت بالایی را نیز فراهم میکنند.
به یاد داشته باشید که نرمافزار حسابداری برای شرکتهای خدماتی فقط یک ابزار نیست، بلکه یک سرمایهگذاری مدیریتی است که میتواند مسیر رشد و سودآوری شرکت را هموار سازد.
نمونه پیشنهادی:
نرمافزار حسابداری خدماتی آنلاین لیام یکی از بهترین گزینهها برای شرکتهای خدماتی است، چون دقیقاً نیازهای این نوع کسبوکارها را پوشش میدهد.
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی آنلاین حتما نسخه دمو نرم افزار را با دقت بررسی نمایید.
سوالات متداول :
1. آیا شرکتهای خدماتی کوچک هم به نرمافزار حسابداری نیاز دارند؟
2. تفاوت نرمافزار حسابداری خدماتی با نرمافزار بازرگانی چیست؟
3. بهترین نوع نرمافزار حسابداری برای خدماتیها کدام است؟
4. نرمافزار حسابداری خدماتی باید چه گزارشهایی ارائه دهد؟
5. آیا نرمافزار لیام برای همه شرکتهای خدماتی مناسب است؟
نویسنده : علیرضا مناجاتی
مدرس و مشاور مالی و مالیاتی
