همه چیز درباره حسابداری مدارس | راهنمای حسابداری مدرسه
حسابداری مدارس غیر انتفاعی و دولتی یکی از زیرشاخههای مهم حسابداری محسوب میشود. این رسته شغلی به سبب ماهیت و تفاوتهایی که دارد، چالشهای متفاوتی را پیشروی حسابداران مدرسه قرار میدهد.
به واسطه پیشبینی و آگاهی از این چالشها قادر خواهید بود تا ابزارهای لازم برای را شناسایی کرده و بر این رسته شغلی تسلط کافی پیدا کنید. همچنین یک نرم افزار حسابداری مدارس، دقت و شفافیت صورتحسابهای مالی را افزایش داده و ریسک ناترازی مالی را به حداقل میرساند.
راهنما و آموزش حسابداری مدارس
پیش از آن که وارد جزئیات شویم، مهم است تا رشتههای مختلف حسابداری را بشناسیم و بدانیم که حسابداری مدارس در زیرشاخه کدامیک از رشتههای حسابداری قرار میگیرد. در ادامه با کلیات رشتههای مختلف حسابداری آشنا شده و سپس به این میپردازیم که حسابداری مدرسه در زیرشاخه کدامیک قرار میگیرد.
حسابداری خدماتی
این شاخه از حسابداری به حسابرسی امورات مالی سازمانها و شرکتهای خدماتی پرداخته و با تعرفه خدمات سروکار دارد. ماهیت کاری این حسابداران باعث میشود تا این حسابداران با محاسبات ورودی و خروجی انبار سروکار چندانی نداشته باشند.
حسابداری تولیدی
حسابداران تولیدی، حسابرسی واحدها و کارخانههای تولیدی را بر عهده داشته و با مسئولیتها و چالشهای متعددی مثل اختلاف موجودی انبار، محاسبه استهلاک و خسارت، بهای تمامشده، معوقات و … مواجه هستند.
حسابداری بازرگانی
این شاخه به حسابرسی به امور مالی شرکتهایی که با خریدوفروش سروکار دارند میپردازد. محاسبه بهای تمامشده، موجودی انبار، مالیات بر ارزشافزوده ازجمله محاسباتی هستند که این حسابداران بیشتری سروکار را با آنها دارند
حسابداری پیمانکاری
این حسابداران، حسابرسی شرکتهای پیمانکاری، عمرانی و ساختمانسازی را بر عهده داشته و با محاسباتی مثل درصد پیشرفت پروژه، تهاتر و تبادل، معوقات، سود و زیان بیشترین سروکار را دارند.
حسابداری اعتبارات
حسابداران اعتباراتی، عمدتاً با شرکتهایی در ارتباط هستند که مبادلات خارجی داشته و واردات و صادرات انجام میدهند.
حسابداری دولتی
این کارکنان هم با سازمانها و وزارتهای دولتی به همکاری پرداخته و بسته به شغل موردنظر، با وظایف و چالشهای متفاوتی مواجه میشوند.
تفاوت حسابداری مدارس دولتی با حسابداری مدارس غیر انتفاعی
حسابداری مدارس دولتی و غیر انتفاعی در زیرشاخه حسابداری خدماتی قرار میگیرد؛ اما وظایف و شرح کاری این دو متفاوت است. این تفاوت به جایگاه شغلی و وظایف شخص حسابدار بازمیگردد.
به طور مثال شرح وظایف حسابدار یک مدرسه خصوصی با وظایف یک مدیر حسابداری در سازمان آموزشوپرورش در مرکز استان تفاوتهای بسیاری دارد.
اگر بخواهیم تنها حسابداری یک مدرسه را مدنظر قرار دهیم، حسابداری مدارس دولتی نسبت به مدارس غیر انتفاعی کمی آسانتر است.دلیل این سهولت هم نحوه کسب درآمد است؛ یعنی مدارس دولتی درآمد را از مسیر وزارت آموزشوپرورش دریافت میکنند و این امر باعث میشود تا ثبت درآمد مدرسه دولتی آسان باشد.
در سوی دیگر، مدارس خصوصی از طریقههای مختلفی کسب درآمد میکنند. مثلاً این مدارس از طریق کلاسهای جبرانی و کلاسهای تقویتی، المپیاد و کلاسهای کنکور کسب درآمد کرده و حتی کمکهای مردمی دریافت میکنند.
تفاوت دیگری که ممکن است میان حسابداری مدارس دولتی و غیر انتفاعی وجود داشته باشد، این است که حسابداران مدارس دولتی مکلف به فعالیت مستمر و حضور در دفتر کار هستند؛ این در حالی است که حسابداران مدارس غیر انتفاعی گاها بهصورت دورکار هم با این مدارس همکاری میکنند.
صورت های رایج در حسابداری مدارس دولتی و غیر انتفاعی
حسابداران مدارس بیشتر با 2 نوع گزارش سروکار دارند که عبارتند از:
صورت های سود و زیان مدرسه
صورت سود و زیان در حسابداری مدرسه دولتی، اطلاعات و ارقامی را شامل میشود که درآمد ناخالص و میزان هزینهها را بررسی میکنند. این صورتحساب از طریق حسابدار مدرسه به دپارتمان مدیریت گزارش میشود. این صورتحساب در عمل نحوه عملکرد مدرسه را در مصرف منابع و بودجه نشان میدهد.
ترازنامه معرف مقدار دارایی مدرسه
برای محاسبه و تشکیل ترازنامه معرف مقدار دارایی مدرسه، میبایست به سراغ نرم افزار حسابداری مدارس رفته و وضعیت سرمایهها، بدهیها و درآمدها را مورد ارزیابی قرار داد. این ترازنامه میبایست هر نوع سرمایه، درآمد یا بدهی را به طور مفصل و در طی یک گزارش نشان بدهد. درنتیجه خروجی این گزارش میتوان به اطلاعات مهمی مثل حساب بانکی، دریافتیها، میزان نقدینگی مرکز، وضعیت اموال و تجهیزات و بدهی دانشآموزان دست پیدا کرد و تصمیمات مالی را اتخاذ نمود.
محاسبه درآمد با نرم افزار حسابداری مدارس غیر انتفاعی
مدارس غیر انتفاعی از طریقههای مختلفی همچون کمکهای مالی، شهریه مستقیم، شهریه خدمات و … به درآمد میرسند. یک حسابدار مدرسه غیر انتفاعی میبایست این درآمدها را بهصورت جامع و دقیق ثبت کرده و به مدیریت گزارش کند تا مسیرهای درآمدی و وضعیت معوقهها کاملاً شفاف و مشهود باشند.
انواع حساب های قابل محاسبه با برنامه حسابداری مدارس
مهمترین و کلیدیترین حسابهای قابل محاسبه با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین لیام به شرح زیر هستند:
صورتحساب دارایی های مدرسه
- دارایی های جاری: که شامل پول نقد، حساب بانکی، صندوق، اسناد دریافتی و اموال قابل نقد شوندگی در یک سال مالی میشود.
- دارایی های نامشهود: به دارایی های اطلاق میشود که قابل لمس کردن یا دیدن نیستند. مواردی مانند امتیاز آب، برق، تلفن، فیبر نوری و… شامل این داراییها میشوند.
- دارایی های ثابت: شامل هر چیزی میشود که در محیط مدرسه یا اماکن وابسته به آن وجود دارد. به طور مثال، میز و صندلی، وسایل نقلیه، تجهیزات، تأسیسات و حتی ساختمان مدرسه (اگر اجارهای نباشد)، در درسته داراییهای ثابت مدرسه قرار میگیرند.
حقوق و دستمزد پرسنل مدرسه
یکی از رایجترین محاسبات قابل انجام با نرم افزار حسابداری مدرسه، محاسبه و گزارشگیری حقوق و دستمزد کارکنان و پرسنل مدرسه است. این اطلاعات میبایست به تفکیک اشخاص، ردههای سازمانی و میزان حقوق دریافتی به آنها طبقهبندی شوند.
بدهی، درآمد و معوقات مدرسه
برای محاسبه امور مالی مدارس خصوصی و غیر انتفاعی میبایست وضعیت بدهی، درآمد و معوقات آنها را نیز موردمحاسبه و تحلیل قرار داد. نرم افزار حسابداری مدرسه به شما این امکان را میدهد تا این اطلاعات را با شفافیت کامل و با قابلیت استناد و گزارشگیری ثبت کنید.
ویژگی های کلیدی نرم افزار حسابداری مدارس
بنا بر توصیههای برگزارکنندگان دورههای مدرسه حسابداری، یک نرم افزار حسابداری مدارس غیر انتفاعی میبایست از استانداردها و امکانات لازم برای حسابداری مدرسه برخوردار بوده و نیازهای شاغلین این حوزه را تحت پوشش قرار دهد. برخی از ویژگی های برنامه حسابداری مدارس عبارتند از:
نوع برنامه حسابداری مدارس
نرم افزار حسابداری مدارس باید از ویژگی های سامانه حسابداری مدارس برخوردار بوده و از کدینگ حسابداری مناسب این شغل برخوردار باشد. علاوه بر این نرم افزار مذکور میبایست ایمنی دادههای مالی شما را تضمین کند. به همین دلیل بهتر است به سراغ نرم افزار حسابداری آنلاین رفته و از قابلیتهای نرم افزار حسابداری تحت وب لیام بهرهبرداری کنید.
محل قرارگیری سرورهای نرم افزار حسابداری آنلاین
هنگام تهیه نرم افزار حسابداری مدارس میبایست به مسئله تأمین برق در کشورمان توجه داشته باشید. یک نرم افزار حسابداری ابری استاندارد از طریق ارائه سرورهای Cloud و برونمرزی در هنگام قطعی برق و مشکلات زیرساختی اینترنت داخلی، همچنان در دسترس بوده و از اطلاعات شما محافظت میکند.
قابلیت تغییر کدینگ حسابداری مدرسه
یکی از قابلیتهای مهمی که در کمتر نرمافزاری دیده میشود، قابلیت ویرایش و بازتعریف کدینگ حسابداری است. از آنجایی که صورتحسابها و نحوه حسابرسی مدارس با سایر مشاغل متفاوت است، بهتر است در این زمینه آزادی عمل داشته باشید.
یک نرم افزار حسابداری ابری استاندارد مانند لیام، ضمن ارائه این شرایط، قابلیت نظارت بر جزئیترین رویدادهای مالی، دسترسیهای کاربری، تراز سود و زیان، موجودی انبار و سایر المانهای مهم را میدهد. ضمناً این اطلاعات برای همیشه بر روی سرورهای ابری باقی مانده و قابلیت پشتیبانی گیری خواهند داشت.
بهترین نرم افزار حسابداری مدارس غیر انتفاعی
نرم افزار حسابداری آنلاین لیام ضمن ارائه تمامی ویژگیهای فوق، قابلیتهای منحصربهفردی را برای حسابداران مدارس در نظر گرفته است:
عدم نیاز به نصب و قابلیت دسترسی آسان
نرم افزار حسابداری تحت وب لیام نیازی به نصب نداشته و فرآیند حسابرسی مدارس را تسهیل میکند. این نرم افزار حسابداری ابری بر روی انواع گوشیهای اندرویدی، آیفون و ویندوزها عمل کرده و از نقطه و مکان قابلیت دسترسی دارد. این ویژگی خاص باعث میشود تا روند حسابرسی و مدیریت مالی مدارس بهصورت دورکاری هم قابل انجام باشد.
ارائه ماژول ها و امکانات گسترده حسابداری و مدیریتی
لیام، با در نظر گرفتن دغدغههای مدرسه حسابداری و حسابداران مدرسه، 6 ماژول بسیار مهم و کاربردی را توسعه داده است که هریک از آنها خود دارای زیرشاخهها و امکانات کاربردی وسیعی هستند:
- ماژول حسابداری: شامل کدینگ حسابداری قابلویرایش، گزارش نموداری و دیتایی درآمد، بدهی، سرمایه، هزینهها و …
- ماژول نقد و بانک: اطلاعات وضعیت نقدینگی، حساب صندوق و بانک، چکها و معوقات و …
- ماژول حقوق و دستمزد: صورتحسابهای حقوق و دستمزد، مکاتبات درونسازمانی، درخواست و ثبت مرخصی و …
- ماژول انبار: اطلاعات جامع و تفصیلی وضعیت موجودی و انبار
- ماژول بازرگانی
- ماژول تولید
حسابداری مدارس در هر لحظه
نرم افزار حسابداری تحت وب لیام بر روی بستر وب اجرا میشود. همچنین این سامانه حسابداری مدارس در نسخه موبایلی نیز توسعه یافته است. مجموع این امکانات باعث میشوند که پروسه حسابداری مدارس در هر زمان و مکان قابل انجام باشد.
پشتیبانی ایمن از اطلاعات حسابداری
اطلاعات شما بر روی سرورهای لیام برای همیشه ایمن باقی میمانند. اطلاعات حسابداری شما به صورت روزانه و ساعتی بر روی این سرورها آپدیت شده و در دسترس باقی میمانند. این مزیت بزرگی است که هیچیک از نرمافزارهای حسابداری ویندوزی در اختیارتان قرار نمیدهند؛ چراکه، سیستمهای کامپیوتری مستعد مشکلات سختافزاری بوده و اطلاعات شما را در معرض ویروسها و بدافزارها قرار میدهند.
جدول مزایای نرم افزار حسابداری مدارس لیام
1 | ثبت و گزارش دقیق اطلاعات مالی مدارس | 8 | سیستم مکاتبات سازمانی |
2 | تحلیل و نظارت دقیق اطلاعات مالی | 9 | اشراف کامل بر موجودی انبار |
3 | نمودار دقیق سود و زیان | 10 | ثبت داراییهای ثابت و جاری |
4 | ثبت و صدور انواع فاکتورها | 11 | کاهش ریسک خطاهای انسانی |
5 | ثبت هزینهها و تنخواهگردانها | 12 | کاهش هزینههای سختافزاری حسابداری مدارس |
6 | دسترسی آسان و ایمن | 13 | امکان برونسپاری فرآیند حسابداری |
7 | تسهیل آموزش حسابداری مدارس | 14 | پشتیبانی پاسخگو |
لیام چگونه به توسعه و بهره وری مدارس کمک می کند؟
لیام با علم بر نیازها و دغدغههای مدارس غیردولتی، ابزار حسابداری مدارس هدفمندی را توسعه داده است. این نرم افزار حسابداری ابری، طیف گستردهای از امکانات مدیریت مالی را در اختیار مدارس و حسابداران مستقل قرار میدهد، که برخی از آنها عبارتند از:
نظارت حرفه ای بر شعبات و مراکز
با لیام میتوانید بر حسابداری و امور مالی شعبات و دفاتر مختلف نظارت داشته باشید. همچنین میتوانید از طریق تعریف کاربری و تعیین سطوح دسترسی حسابداران و انباردارها، امورات مالی مرتبط با دپارتمانهای مختلف را واگذار و مدیریت کنید.
ماژول های مدیریت مالی کارآمد
با لیام به 6 ماژول مدیریت مالی و زیرشاخهها و امکانات آنها دسترسی پیدا میکنید، که در نوع خود بینظیر هستند:
- ماژول حسابداری
- ماژول نقد و بانک
- ماژول حقوق و دستمزد
- ماژول انبار
- ماژول تولید
- ماژول بازرگانی
اتوماسیون داخلی و ثبت اسناد الکترونیکی
یکی از مفیدترین و کارآمدترین ماژولهای حسابداری مدارس، ماژول حقوق و دستمزد و سیستم اتوماسیون سازمانی است. این گزینهها علاوه بر امکان محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل، اطلاعات شفافی را از میزان ساعت کاری، اضافهکاری و مأموریتهای سازمانی در اختیارتان میگذارد.
اتوماسیون داخلی این نرم افزار حسابداری تحت وب، یکی از قابلیتهای جذابی است که قادر است نامهنگاریها و کاغذبازیهای ناشی از آنها را کاهش بدهد. این سیستم هوشمند، ضمن مستندسازی و شفافسازی کلیه ابلاغات و دستورالعملهای سازمانی و مدیریتی، مزایای متعددی را ارائه میدهد که برخی از آنها عبارتند از:
- امکان ثبت اسناد الکترونیکی و فاکتورها
- یکپارچهسازی مکاتبات درونسازمانی
- فرهنگسازی استفاده از سیستم مکاتباتی واحد
- ارسال پیامک هشدار برای دریافتکنندگان مکاتبات
- کاهش هزینههای ناشی از مکاتبات سنتی
- ثبت اسناد، مکاتبات، فاکتورها و سایر دیتاها به صورت دائمی
- قابلیت استناد و شفافیت بسیار بالای مکاتبات
- قابلیت تأیید گزارشات و تأیید نهایی درخواست یا دستورالعمل
- قابلیت فوروارد چندگانه
امکان استخدام و فعالیت حسابداری دورکار
لیام با استفاده از انواع تجهیزات هوشمند قابلاجرا است. این مزیت بزرگ باعث میشود تا بتوان از هر مکان و در هر زمان امورات مالی مدارس را مدیریت و حسابرسی کرد. درنتیجه این مزیت بزرگ، میتوان از حسابداران دورکار برای حسابرسی بهرهبرداری کرده و در زمان و هزینه خود صرفهجویی چشمگیری را ایجاد کنید. این مزیت هم برای مدیران مدارس و هم برای حسابداران مستقل و فریلنسرها دارای توجیه اقتصادی است.
مدیریت مالی هوشمند با دستیار مالی لیام
نرم افزار حسابداری مدارس لیام به یک دستیار مالی هوشمند مجهز است که سررسید کلیه چکها، معوقات و سایر رویدادهای مهم را برای کاربران خود به صورت پیامکی و تلفنی گزارش میکند. این دستیار هوشمند میتواند برای بدهکاران مدرسه و افرادی که از آنها چک دریافت کردهاید، اعلان هشدار سررسید ارسال کرده و نقد شدن چکها را تسهیل ببخشد.
کاهش هزینه و فضای نگهداری سیستم های حسابداری
نرم افزار حسابداری مدرسه لیام نیازی به نصب نداشته و با انواع گوشیهای اندرویدی، IOS قابلاجرا است. همچنین برای اجرای این نرم افزار حسابداری ابری نیازی به سختافزارهای گرانقیمت ندارید. این مسئله هم هزینه تجهیزات مدرسه را کاهش داده و هم در فضای مدرسه صرفهجویی ایجاد میکند. برای مشاهده سایر قابلیتهای لیام، میتوانید دموی رایگان آن را دریافت کرده و یا به فایلهای آموزشی تصویری ما مراجعه کنید.
نتیجه گیری
حسابداری مدارس به دلیل ماهیت و تفاوتهایی که دارد، ابزارهای خاص خود را نیز طلب میکند. برای انجام صحیح عملیات حسابداری مدرسه میبایست آموزش حسابداری مدارس را دریافت کرده و بر این مبحث اشراف یابید. همچنین به منظور افزایش دقت حسابرسی، بهتر است که نرم افزار حسابداری آنلاین تهیه کنید. نرم افزار حسابداری ابری لیام، از طریق ارائه بهروزترین امکانات این حوزه، تمامی نیازهای شما را پوشش داده و حسابداری مدرسه را از همیشه آسانتر ساخته است. هماکنون میتوانید دموی رایگان این نرم افزار حسابداری جذاب را دریافت کرده و برای دریافت مشاوره با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
