سند کردن برگه های انبار
9 . سند کردن برگه های انبار:
این قسمت فقط در روش دائمی قابل مشاهده است و می بایست حتما در قسمت:
حسابداری/ تنظیمات/ تنظیمات اولیه/ روش خرید و فروش/ گزینه برای خرید و فروش رسید و حواله هم صادر می شود بایستی فعال باشد، مانند عکس 1 زیر تا برگه های رسید و حواله و انتقال و تعدیل قابل ریالی کردن و صدور سند باشد.
نکته خیلی مهم: در صورتی که در قسمت:
حسابداری/ تنظیمات/ تنظیمات اولیه/ روش خرید و فروش/ گزینه برای خرید و فروش فقط فاکتور صادر می شود،فعال باشد برگه های انبار در انبار صادر نگشته و سند کردن برگه های انبار نیز قابلیت اجرایی نمی باشد. قسمت نمایش داده شده در عکس 2:
تنظیمات
4. تنظیمات: با توجه به اینکه در لیام پس از ایجاد سال مالی جدید نیازی به انتقال چک های سال مالی قبل نمیباشد (اطلاعات در لیام به صورت یکپارچه می باشد).
لذا تنها یک بار نیاز هست در زمان شروع به کار با لیام چک های موجود در کسب کار شما در نرم افزار وارد شود.
پس در هنگام ورود اولیه اطلاعات به نرم افزار لیام جهت ثبت چک های اول دوره دریافتی و پرداختی بایستی ثبت چک ها را از این قسمت انجام دهیم .
نکته: در صورتی که نیاز دارید گزارش چک ها را در انتهای سال قبل و یا در هر تاریخی از گذشته مشاهده نمایید کافیست در لیست چک ها دکمه جستجو را زده و فیلد تاریخ را پر کنید ،در نتیجه حستجو انجام شده شما وضعیت همه چک ها تا آن تاریخ را میتوانید مشاهده نمایید .
1-4. چک های دریافتی اول دوره:به منظور ثبت چک های اول دوره دریافتی کافیست مسیر زیر را طی نماییم .
تنظیمات/ چک های اول دوره دریافتی/ تکمیل کادر جدید درج اطلاعاتی همچون:
شماره چک، تاریخ دریافت، تاریخ سرسید، پرداخت کننده (اینکه توسط چه شخصی پرداخت شده است)، وضعیت چک، حساب دریافت کننده (اینکه جزو چه اسناد قرار میگیرد اسناد نزد صندوق یا بانک) مبلغ و نام بانک)
1-4 . چک های پرداختی اول دوره:به منظور ثبت چک های اول دوره پرداختی کافیست مسیر زیر را طی نماییم.
تنظیمات/ چک های اول دوره پرداختی/ تکمیل کادر جدید/ درج اطلاعاتی همچون شماره چک، تاریخ پرداخت، تاریخ سرسید، پرداخت کننده (اینکه جزو چه اسنادی قرار میگیرد اسنادپرداختی از صندوق یا بانک)، دریافت کننده (اینکه به چه شخصی پرداخت شده است) مبلغ و نام بانک.
نکته مهم : پس از ثبت برگه های دریافت، پرداخت، تنخواه و تغییر وضعیت که در اسناد دریافتی و پرداختی ثبت شده است بایستی آیکن صدور سند را انتخاب نماییم.
برگه رسید
2. برگه رسید: برای ثبت ورود کالا به انبار می توانید از برگه رسید استفاده نمایید.
با انتخاب برگه رسید (ورود کالا) در هدر رسید ابتدا نوع رسید را باید مشخص کنید:
1. خرید و یا برگشت از فروش (مربوط به خرید و فروش دو مرحله ای)
2. تحویل
بعد از تکمیل هدر رسید وارد جدول اصلی رسید شده و اطلاعات هر سطر را کامل می کنید با کلیک بر روی آیکون ( X ) سطر شما حذف می گردد و با انتخاب گزینه Save سطر شما ذخیره خواهد شد و یا با رفتن به سطر بعد نیز می توانید سطر به صورت اتومات ذخیره می گردد.
برای برگشت به حالت قبل نیز می توانید از گزینه ( Undo ) استفاده کنید.
برای ویرایش و حذف هدر رسید از گزینه ویرایش و حذف بالا سمت چپ استفاده کنید
برای چاپ و خروجی اکسل نیز از گزینه ( ••• ) استفاده کنید.
توضیح: در لیام امکان ثبت خرید و فروش به دو صورت وجود دارد.
برای این منظور می بایست از قسمت تنظیمات اولیه حسابها/ تنظیمات/ انبار در ماژول حسابداری نوع ثبت فاکتور را انتخاب نمایید.
الف) یک مرحله ای:
به صورت که با ثبت فاکتور خرید و فروش مقدار کالا از انبار اضافه و کسر می گردد و با صدور سند در حساب مشتری اعمال می گردد.
ب) دو مرحله ای (به منظور کنترل بیشتر بر نحوه ورود و خروج کالا):
به این صورت که در زمان خرید ابتدا انباردار رسید دریافت کالا را ثبت می کند, کالا به انبار ما اضافه می گردد و سپس بر اساس این رسید حسابدار فاکتور خرید صادر می کند.
در حالت دو مرحله ای در هنگام ثبت رسید نوع رسید را خرید و یا برگشت از فروش انتخاب کنید.
در زمان ثبت فاکتور خرید بعد از ایجاد هدر فاکتور خرید و ورود به جدول انتخاب کالا گزینه افزودن از رسید را انتخاب می کنید، با کلیک بر روی این گزینه لیست رسید های ثبت شده به نام این مشتری نمایش داده خواهد شد که شما می بایست رسید مورد نظر را انتخاب کنید.
با انتخاب رسید مربوطه جدول ریز اطلاعات رسید به صورت اتومات کامل خواهد شد.
نکته: حساب خریدار در رسید دریافت و فاکتور خرید باید یکسان باشد .
به منظور ورود کالا به یک انبار در برگه رسید از گزینه تحویل در هدر برگه رسید استفاده کنید.
نکته: به منظور جابه جایی بین سلول های هر سطر می توانید از کلید میانبر tab و shift+tab استفاده کنید.
در نرم افزار لیام این امکان وجود دارد که شما در هر قسمت با نوشتن قسمتی از نام مورد نظر سیستم به صورت اتومات موارد که مشابه را به شما پیشنهاد خواهد دارد و با انتخاب گزینه بیشتر کل موارد متن تایپ شده در آن موجود باشد را به شما نمایش خواهد داد.
برگه حواله
3. برگه حواله: برای خروج کالا از انبار از برگه حواله استفاده می شود.
برگه حواله در حالت دو مرحله ای در ماژول بازرگانی داخل فاکتور فروش ایجاد میگردد، بدین صورت که پس از ثبت فاکتور می توانید از گزینه ایجاد حواله در گوشه سمت راست کادر استفاده کنید, با کلیک بر روی این گزینه حواله به صورت اتومات صادر خواهد شد و نیازی به ثبت حواله در قسمت برگه حواله ها نمی باشد.
از قسمت برگه حواله در انبار فقط به منظور ارسال کالا استفاده می شود.
نحوه ثبت حواله مانند ثبت رسید است فقط هنگام ثبت رسید و حواله در انتخاب انبار ورود کالا(رسید) و خروج کالا (حواله) دقت کنید.
برگه انتقال
4. برگه انتقال:
به منظور انتقال یک کالا از یک انبار به انبار دیگر برگه انتقال استفاده می شود .
با ورود به برگه انتقال و کلیک بر روی گزینه جدید هدر برگه انتقال برای شما باز می شود .
در این هدر انبار مبدا و مقصد را انتخاب کنید پس از ذخیره کردن وارد مرحله دوم می شوید که می بایست نوع و تعداد کالای مورد نظر را انتخاب کنید .
نکته: در ریز اقلام انتقال کالا نیازی به وارد کردن قیمت نمیباشد و لیام به صورت اتومات به روش قیمت میانگین خرید، مبلغ این انتقال را درج می نماید.
برگه تعدیل
برگه تعدیل: به منظور کسر و اضافه کردن موجودی یک کالا در یک انبار از برگه تعدیل استفاده می شود.
به این صورت که با انتخاب گزینه جدید در سر فصل تعدیل هدر تعدیل برای شما باز می شود و در ابتدا از شما نوع تعدیل (کسر و یا اضافه) از شما پرسیده می شود.
با انتخاب گزینه مورد نظر و پر کردن سایر آیتم ها شما وارد جدول انتخاب کالا خواهید شد که در این جدول شما می بایست انبار و کالا و تعداد آن را مشخص کنید.
تعریف انبار
6. تعریف انبار: با انتخاب سر فصل تعاریف شما می توانید موارد ذیل را انتخاب کنید .
1-6 تعریف واحد:
در این قسمت شما واحد کالای مورد نظر خود را تعریف می کنید . همچنین می توانید با انتخاب گزینه واحد فرعی برای کالای خود بر حسب نیاز یک واحد فرعی تعریف کنید
پس از انتخاب واحد فرعی شما می بایست واحد اصلی مرتب به این واحد فرعی انتخاب و نسبت تبدیل واحد فرعی به اصلی را وارد کنید .
در هنگام استفاده برگه های انبار (رسید, حواله, انتقال، تعدیل) در فاکتور خرید و فروش شما می توانید از واحد فرعی استفاده کنید و سیستم در هنگام ارائه گزارش موجودی انبار به صورت اتومات این واحد فرعی شما را با نسبت تعیین شده به واحد اصلی تبدیل کرده و گزارش انبار بر اساس واحد اصلی خواهد بود.
2-6 تعریف انبار: امکان دارد شما در سیستم حسابداری خود از یک یا چند انبار استفاده شود که در این قسمت شما می توانید انبار های خود را تعریف نمایید.
با ثبت جدید و باز شدن هدر تعریف انبار ابتدا شما می بایست نوع انبار را مشخص کنید که در این قسمت دو نوع انبار دارید:
1. انبار عادی
2. انبار امانی
حساب موجودی کالا در حالت ادواری فقط به منظور بستن حساب انبار در انتهای سال استفاده می شود بنابر این در این حالت حساب موجودی پایان دوره انتخاب می شود ولی در حالت حسابداری دائمی به دلیل اینکه ما با هر ثبت معادل موجودی انبار در قسمت حسابداری نیز حساب موجودی کالا خواهیم داشت بنابراین برای هر انبار یک حساب موجودی کالا تعریف خواهد شد و حساب مورد نظر را در این قسمت انتخاب نمایید .
1-2-6 انبار عادی: مربوط به عملیات روزانه شما می شود (موجودی انبار های عادی شما به عنوان موجودی کالای شما شناخته می شود )
2-2-6 انبار امانی: به منظور دریافت کالا های امانی استفاده می شود و موجودی این انبار در موجودی کل کالای ما لحاظ نمی گردد و همچنین ورود و خروج این انبار در حساب طرف حساب ما تغییر ایجاد نمی کند.
نکته: برای ورود و خروج کالا از انبار امانی ار برگه رسید (گزینه تحویل ) و برگه حواله (گزینه ارسال) استفاده نمایید.
توجه: برای انتقال موجودی کالای امانی به سایر انبار ها شما می بایست:
الف : حالت یک مرحله ای:
در این حالت ابتدا شما توسط برگه حواله کالای مورد نظر را انبار امانی کسر نمایید سپس معادل مقداری همان حواله فاکتور خرید صادر نمایید.
شما می توانید در فاکتور خرید انبار امانی را انتخاب کنید که در این صورت می بایست پس از این فاکتور خرید یک ثبت انتقال بین انباری به منظور انتقال به انبار خود نیز صادر کنید همچنین می توانید مستقیما در فاکتور خرید انبار خود را انتخاب نمایید .
ب : حالت دو مرحله ای:
در این حالت باید ابتدا برای دریافت کالای امانی مورد نظر فاکتور خرید صادر شود در این صورت به موجودی انبار ما اضافه نخواهد شد. (به دلیل اینکه قبلا برگه رسید کالا صادر شده است و کالا به انبار ما اضافه شده) و فقط به حساب تامین کننده منظور خواهد شد.
سپس با گزینه انتقال بین انباری و یا برگه حواله و برگه رسید، کالای مورد نظر را از انبار امانی کسر و به انبار خوداضافه نمایید.
و یا فاکتور فروش را مستقیما از انبار امانی صادر نمایید، بدین منظور شما در فاکتور خرید پس از تکمیل هدر فاکتور گزینه دستی را در جدول اطلاعات فاکتور خرید انتخاب نمایید.
6. گروه و زیر گروه:
به منظور دسته بندی کالا ها و گزارش گیری بهتر کالاها, شما می توانید بر اساس نوع کالا, کارکرد آن, مواد تشکیل دهنده و… کالا های خود را در گروه ها و زیر گروه های مرتبط تعریف نمایید. بدین منظور قبل از تعریف کالا بایستی گروه ها و زیر گروه ها تعریف شوند.
1-3-6 گروه کالا:
گروه کالا شامل دسته بندی بزرگی از کالا ها می شود که خود شامل چند زیر گروه با خصوصیات مشابه ( بر حسب نیاز ) می شود.
با کلیک بر روی هر گروه وارد قسمت تعریف زیر گروه ها خواهید شد .
2-3-6 زیر گروه ها:
که شامل دسته بندی کوچک تری از کالا ها با خصوصیات مشابه میشود.
نکته: کدینگی که به کالا تخصیص داده می شود بر اساس همین گروه و زیر گروه می باشد .
4-6 تعریف کالا:
با انتخاب تعریف کالا لیست کالا های شما نمایش داده خواهد شد .
با کلیک بروی گزینه جدید شما می توانید کالای جدید را ثبت نمایید.
با باز شدن کادر تعریف کالا شما ابتدا باید گروه و زیر گروه کالا را (بر اساس مواردی که تعریف کرده اید) را وارد کنید.
نکته: درکادر گروه و زیر گروه و واحد نیازی نیست تمام نام را تایپ کنید بلکه با تایپ قسمتی از نام مورد نظر لیام از میان نامها سرچ کرده و نام های مشابه را به شما پیشنهاد خواهد داد و شما فقط کافیست از میان آنها نام مورد نظر را انتخاب نمایید .
کد کالا براساس انتخاب گروه و زیر گروه به صورت اتومات مشخص خواهد شد.
در قسمت نوع، شما برای مواد اولیه گزینه کالا و برای کالای ساخته شده هم گزینه محصول را انتخاب می کنید و اگر کار شما خدماتی میباشد گزینه خدمات را انتخاب کنید.
برای شرکت های بازرگانی نیز می توانید برای تعریف نوع کالا از عنوان کالا استفاده کنید.
نکته: اگر در فاکتور فروش انبار خدمات را انتخاب کنید با ثبت این فاکتور دیگر این کالا در کاردکس شما منظور نمی شود و مستقیما در حساب درآمدی که در قسمت تنظیمات سیستم مشخص کرده اید منظور خواهد شد.
با ثبت نقطه سفارش در صورت رسیدن موجودی به این نقطه در قسمت کنترل ها و همچنین در میز کار سیستم به شما آلارم خواهد دارد.
شما می توانید از قسمت حسابداری/ تنظیمات اولیه/ حسابها و تنظیمات بازرگانی مشخص نمایید که سیستم در مورد موجودی منفی به شما فقط اعلام کند و یا مانع از ثبت موجودی منفی شود.
در قسمت ماهیت حساب شما برای مواد اولیه گزینه هزینه و برای کالای ساخته شده هم گزینه درآمد را انتخاب نمایید.
اگر کالا شما مشمول ارزش افزوده می شود حتما تیک گزینه ارزش افزوده را بزنید تا در هنگام ثبت فاکتور سیستم به صورت اتومات ارزش افزوده را محاسبه و ثبت نماید.
5-6 موجودی اولیه کالا: برای ثبت موجودی اولیه کالا در زمان راه اندازی اولیه نرم افزار از این گزینه استفاده کنید* برای ثبت موجودی اولیه به این صورت عمل کنید.
ابتدا گزینه جدید سپس با باز شدن کادر موجودی اولیه شما باید انبار, کالا, تعداد و فی موجودی را وارید کنید. با گزینه ذخیره و جدید ضمن ذخیره مورد قبل هدر جدید برای شما باز می شود.
فیلم آموزشی انبار
یکی از ماژول های همراه با نسخه بازرگانی ماژول انبار می باشد که در فیلم آموزشی زیر به صورت کامل توضیح داده شده است.
مرور انبار
7. مرور انبار: برای گزارش گیری موجودی انبار از گزینه مرور انبار استفاده کنید.
در قسمت مرور انبار به سه صورت می توان گزارش تهیه کرد.
1-7 موجودی: در این قسمت ورودی و خروجی و مانده کل هر کالا در کل انبار ها برای ما نمایش داده خواهد شد.
2-7 موجودی در انبار: در این قسمت موجودی کالا ها به تفکیک انبار قابل مشاهده خواهد بود.
نکته: در صورت تیک دار کردن یک کالا در سر فصل موجودی با رفتن به سر فصل موجودی در انبار، همان کالا برای شما نمایش داده می شود و دیگر کالا ها نمایش داده نمی شوند.
3-7 کاردکس: در این قسمت گزارش ریز ورودی و خروجی یک کالا را مشاهده خواهید کرد. برای گزارش کاردکس یک کالا ابتدا بایستی تیک آن کالا را در سر فصل موجودی و یا موجودی در انبار انتخاب کرده باشید، در غیر این صورت این گزارش در دسترس نخواهد بود.
با انتخاب گزینه پارامتر شما می توانید موجودی انبار خود را در بازه مورد نظر و یا محدود به یک گروه و یا زیر گروهی خاص مشاهده کنید.
نکته مهم: قسمت های انبار و بازرگانی لیام به صورت یکپارچه می باشد و محدود به سال مالی نمی باشد.
بنابراین برای اطلاعات یک سال مورد نظر حتما در قسمت پارامتر بازه زمانی مورد نظر را انتخاب نمایید.
کنترل ها: در قسمت کنترل موجودی، اخطار های موجودی منفی و یا رسیدن به نقطعه سفارش قابل مشاهده است.
اخطار های کاردکس: در قسمت اخطار های کاردکس اگر شما تغییر در اطلاعات قبلی داده باشید که در اطلاعات بعدی شما تاثیر گذار باشد و باعث شود مبالغ کاردکس غیر واقعی باشد در این قسمت قابل مشاهده و اصلاح می باشد.
توضیحات: در هر قسمت از برگه های انبار شما می توانید با کلیک بر روی شماره برگه مربوطه وارد همان برگه شوید پس از حذف سند (در صورت سند داشتن برگه )با کلیک بر روی سطر می توانید سطر را اصلاح نمایید و برای اصلاح هدر برگه از گزینه ویرایش بالای صفحه استفاده کنید، اگر از سیستم دائمی برای سیستم حسابداری خود استفاده می کنید برای برگه های انبار خود (به استثناء رسید خرید در حالت دو مرحله ای و رسید و حواله انبار امانی) سند صادر شود که صدور این سند از قسمت بازرگانی امکان پذیر است.
در لیام با ثبت مورد جدید و یا اصلاح هر مورد بلافاصله در سایر سرفصل ها تاثیر آن قابل مشاهده است.
فقط در صورتی که پنجره سایر ماژول ها باز باشد برای مشاهده تغییر شما می بایست پنجره خود را بازیابی نمایید. به عنوان مثال با ثبت فاکتور فروش بلافاصله در کاردکس کالا, کالای مورد نظر از انبار شما کسر خواهد شد.