پیشرفت تکنولوژی و افزایش کسب و کارهایی که در یک زمینه خاص فعالیت می‌کنند، باعث شده است تا مدیران شرکت‌ها برای به دست آوردن سهم بیشتری از بازار و جذب مشتریان جدید به استفاده از نرم افزارهایی که می‌تواند به آن‌ها در مدیریت کمک کند روی بیاورند. در حال حاضر نرم افزارهای فروش با توجه به قابلیت‌هایی که در اختیار کاربرانشان قرار می‌دهند جزو نرم افزارهای کاربردی و اساسی برای کسب و کارهای مختلف هستند؛ به همین دلیل در این مطلب از وب‌سایت لیام قصد داریم تا شما را با ویژگی‌های نرم افزارهای فروش بیشتر آشنا کنیم و به این سؤال پاسخ بدهیم که نرم افزار فروش چیست و استفاده از آن چه مزایایی را برای کسب و کار شما به ارمغان خواهد آورد؟ پس با ما همراه باشید.
نرم افزار فروش چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
برای یافتن پاسخ سؤالاتی مانند نرم افزار فروش چیست و آیا این نرم افزار می‌تواند به شما در مدیریت کسب و کارتان کمک کند؟ بهتر است بدانید که نرم افزارهای فروش برای افزایش دقت و سرعت در فرآیند فروش مانند صدور فاکتور و همچنین مدیریت فروش طراحی و تولید شده‌اند. اکثر این نرم افزارها محیط کاربری آسانی دارند؛ به نحوی که استفاده از آن‌ها نیاز به مهارت خاصی ندارد و با مقداری آموزش اکثر افراد می‌توانند به راحتی از آن‌ها استفاده کنند. این نرم افزارها در بازار با نام نرم افزارهای فاکتور فروش یا نرم افزارهای فروشگاهی نیز شناخته می‌شوند.
نرم افزارهای فروش این قابلیت را در اختیار مدیران شرکت‌های مختلف قرار می‌دهند که بتوانند به اطلاعات طبقه‌بندی شده و دقیقی از میزان فروش محصولاتشان و سابقه مشتریانشان دسترسی داشته باشند. به شما پیشنهاد می‌کنیم اگر به عنوان مدیر فروش یک مجموعه یا صاحب یک کسب و کار می‌خواهید ایده‌های مختلفی را برای افزایش فروش پیاده‌سازی کنید بهتر است از این نرم افزارها کمک بگیرید زیرا در حال حاضر فروش به علت رقابتی شدن بازار به یکی از دغدغه‌های اصلی تمام مدیران تبدیل شده است. نرم افزارهای فروش امکانات زیادی را در اختیار شما قرار می‌دهند برخی از این امکانات عبارت‌انداز:
- قابلیت ثبت و نگهداری تمامی اطلاعات مربوط به فروش
- امکان ثبت اطلاعات و طبقه‌بندی آن‌ها بر اساس مراکز فروش
- قابلیت گزارش‌گیری از اطلاعات موجود در نرم افزار به صورت روزانه، ماهانه و یا سالیانه
- صدور فاکتورهای فروش کالا
برای خرید یک نرم افزار فروش استاندارد باید به چه ویژگی‌هایی توجه کنید؟
هدف نهایی هر کسب و کاری افزایش فروش است به همین دلیل اگر قصد خرید یک نرم افزار فروش استاندارد را دارید، بهتر است نرم افزاری را خریداری کنید که دارای ویژگی‌های زیر باشد. برای آشنایی با انواع حسابداری مقاله مربوط به حسابداری مالی را می‌توانید در سایت لیام بخوانید.
- ثبت تمامی مشخصات مشتریان و دسترسی به آن‌ها در مواقع مورد نیاز
- دسته‌بندی مشتریان بر اساس ویژگی‌های تعیین شده
- امکان تعریف کانال‌های مختلف توزیع در نرم افزار
- تهیه و صدور پیش فاکتور
- نمایش موجودی کالاها
- برقراری ارتباط با نرم افزارهای حسابداری
- امکان اتصال به دستگاه‌های بارکدخوان
فرآیند فروش شامل چه مراحلی است؟
برخی از افراد به اشتباه بر این باورند که منظور از فرآیند فروش صرفا چاپ فاکتور است در حالی که بسیاری از اطلاعات دیگر نیز در این فرآیند نقش دارند. آشنایی با فرآیند فروش به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید اهمیت نرم افزار فروش چیست؛ به همین دلیل در این بخش به بررسی تمامی مراحل فرآیند فروش می‌پردازیم. در ابتدا باید میزان اعتبار مشتریانی که با آن‌ها کار می‌کنید مورد بررسی قرار بگیرد. برای اعتبار سنجی مشتریان شما باید قراردادها، نحوه تسویه حساب و ارتباط آن‌ها با حسابداری را ثبت کنید. پس از آن نوبت به کنترل موجودی انبار و ارتباط با واحد برنامه‌ریزی شرکت برای تولید محصولات در صورت عدم موجودی کالای مورد توافق می‌رسد. قیمت‌گذاری کالا و میزان تخفیفات اعمال شده نیز از دیگر مواردی هستند که در فاکتور فروش ثبت می‌شوند.
تمامی این مراحل بخشی از فرایند فروش تا مرحله صدور فاکتور هستند؛ اما همان‌طور که می‌دانید یکی از مهم‌ترین مشکلاتی که معمولا در تمام واحدهای فروش وجود دارد، وصول مطالبات است زیرا در صورت عدم وصول مطالبات در موعد مقرر ممکن است مشکلاتی مانند کمبود نقدینگی به وجود بیاید که این مسئله اجتناب‌ناپذیر است؛ زیرا همیشه برخی از مشتریان دائمی به صورت اعتباری با شما کار می‌کنند. با این حال تأمین کالا در زمان مقرر و انجام تمامی تعهداتی که شما موظف به انجام آن‌ها هستید نیازمند دریافت مطالبات مالی از مشتریانتان است. در اینجاست که اهمیت استفاده از نرم افزار فروش مشخص می‌شود زیرا استفاده از نرم افزارهای فروش باعث به وجود آمدن هماهنگی میان واحدهای حسابداری با بخش فروش شده و دیگر مشکل کمبود نقدینگی که در اکثر شرکت‌ها دیده می‌شود به وجود نخواهد آمد.
مزایای استفاده از نرم افزار فروش چیست؟
- نظارت بر فرآیند فروش: با استفاده از نرم افزارهای فروش می‌توان وضعیت تمام فروش‌های جاری و پیگیری‌های بعدی که باید برای آن‌ها انجام شود را مشاهده کرد. همچنین شما می‌توانید در بازه‌های زمانی مختلف گزارش کاملی از فروش‌های موفق و ناموفق کسب و کارتان را دریافت کنید. بررسی این گزارش‌ها به شما در شناختن نقاط ضعف و قوتتان کمک بسیاری خواهد کرد.
- صادر کردن فاکتور و پیش فاکتور: یکی از مزایای مهم استفاده از نرم افزارهای فروش، امکان صدور پیش فاکتور و فاکتور با سربرگ‌های متفاوت است. به این نکته توجه داشته باشید که صدور پیش فاکتور برای انجام برخی معاملات بسیار مهم است و باید قبل از ارسال برای مشتری توسط مدیر فروش تائید شود.
- مدیریت مطالبات: استفاده از نرم افزارهای فروش به شما در مدیریت و نظارت بر پرداختی‌های مشتریان کمک می‌کند. در تمام نرم افزارهای فروش بخشی برای مشاهده لیست پرداختی‌ها و مطالبات در دست پیگیری وجود دارد البته برخی از نرم افزارها این امکان را برای شما فراهم می‌کنند که چند روز قبل از موعد دریافت مطالباتتان از طریق پیامک از جزییات آن‌ها مطلع شوید.
- بررسی وضعیت حساب مشتریان: مشاهده وضعیت حساب مشتریان و فاکتورهای صادر شده برای آن‌ها به شما در مدیریت فروش کمک زیادی می‌کند به همین دلیل این ویژگی در بیشتر نرم افزارهای فروش پیش‌بینی شده است.
- دسترسی به گزارش‌های فروش: همه مدیران برای بررسی وضعیت کنونی کسب و کارشان به گزارش‌های فروش احتیاج دارند. این گزارشات شامل: گزارش‌های فروش محصولات به صورت جداگانه، میزان فروش هر کدام از محصولات در شهرها و استان‌های مختلف و گزارش فروش مربوط به هر دسته از مشتریان است.