تمامی کسب و کارهای کوچک و بزرگ نیازمند حسابداری امور مالی خود هستند تا فرآیند جمع آوری داده‌های مالی، طبقه‌بندی، ثبت و تهیه ی گزارش ها به بهترین شکل ممکن انجام شود. با گسترش رایانه ها، کسب و کارها استفاده از انواع نرم افزار حسابداری را در دستور کار امور مالی خود قرار داده اند.
نرم افزار حسابداری
استفاده از نرم افزار حسابداری محدود به مشاغل خاص نبوده و در همه ی زمینه های کاری کاربرد دارد. ازجمله می‌توان به انواع مشاغل خدماتی، پیمانکاری، تولیدی، بازرگانی، فروشگاهی و مالی اشاره کرد.
نرم افزار حسابداری چه امکاناتی را شامل می‌شود؟
نرم‌افزارهای معتبر حسابداری معمولا تمامی امکانات مورد نیاز امور مالی را در اختیار کسب و کارهای کوچک و بزرگ قرار می‌دهند.
از جمله مهمترین قابلیت ها و ویژگی های نرم افزار حسابداری:
انواع ثبت ها:
- فاکتورهای خرید و فروش و اسناد ضروری
- درآمدها و هزینه ها
- چک های دریافتی و پرداختی
- بدهکاران و بستانکاران
- دریافت گزارش سود و زیان
- نمودارهای هزینه و درآمد
البته امکاناتی که در بالا به آنها اشاره شد، تقریبا در تمامی نرم افزارهای معتبر حسابداری در دسترس کسب و کارها قرار گرفته و تفاوت بخصوصی از این جهت نمی توان بین نرم افزارهای ارائه شده توسط شرکت های مختلف قائل شد.
برای بررسی و انتخاب یک نرم افزار حسابداری مطمئن و ایده‌آل، فاکتورهای دیگری هم باید مدنظر مدیران مالی سازمان ها قرار گیرد که در اینجا به مهمترین آنها اشاره می‌کنیم.
1- قابلیت اجرا در دستگاه‌ها و پلتفرم های مختلف
اگر بخاطر داشته باشید، تا همین 10 سال گذشته، برنامه های حسابداری به یک نسخه ی مناسب برای سیستم عامل ویندوز دسکتاپ خلاصه می شد. اما در چند سال اخیر و با ظهور دستگاه های موبایلی قدرتمند که از سیستم عامل های پیشرفته ای مانند اندروید و iOS برخوردار هستند، بنابراین یکی از ویژگی های نرم افزار حسابداری این است که محدود به دسکتاپ نبوده و مدیران و حسابداران، بخشی از امور حسابداری خود را توسط موبایل و تبلت انجام می‌دهند.
بنابراین ضروریست نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به اصطلاح “کراس پلتفرم” بوده و روی تمامی دستگاه‌ها اعم از دسکتاپ، تبلت و موبایل قابل راه‌اندازی باشد.
2- اجرا در بستر ابر
یکی دیگر از ویژگی های نرم افزار حسابداری اجرای این نرم افزارها در بستر ابر می باشد. در چند سال اخیر و با گسترش سرویس های ابری (Cloud)، سازندگان نرم افزارهای حسابداری هم دست به کار شده و اقدام به طراحی و ارائه‌ی نسخه ی ابری نرم افزارهای خود کرده‌اند.
مهمترین تفاوت برنامه‌های ابری با برنامه‌های سنتی در این است که بصورت کامل روی سرورهای متمرکز و قدرتمند میزبانی شده و مدیر کسب و کار یا بخش حسابداری بی نیاز از نصب هرگونه نرم‌افزار روی رایانه یا موبایل خواهد بود.
برنامه‌های ابری به راحتی و از طریق اینترنت در دسترس کاربران قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر، کافیست در مرورگر رایانه، تبلت یا موبایل خود آدرس ارائه شده توسط سازنده ی نرم افزار حسابداری را وارد کنید تا به تمامی امکانات آن دسترسی لحظه‌ای داشته باشید.
مزیت دیگر بهره‌مندی از برنامه های ابری و تحت وب، همگام سازی یا Sync داده‌ها است. به این معنی که اطلاعات وارد شده توسط حسابدار روی سرور مرکزی ذخیره می‌شود و نه دستگاه محلی. بنابراین در هر زمان و با هر دستگاه دیگری که به پنل کاربری خود وارد شود، اطلاعات یکسان و به روز بوده و نیازی به جابجایی دستی داده ها یا گرفتن خروجی و بازیابی داده نیست.
رابط کاربری نرم افزار حسابداری ابری می بایست به گونه‌ای طراحی شده باشد که روی هر اندازه از صفحه ی نمایش، چینش آیتم ها به درستی صورت بگیرد تا کاربر در تعامل با برنامه دچار سردرگمی نشده و نیاز به زوم کردن و اسکرول افقی صفحه نداشته باشد.
بیشتر بخوانید: مقایسه نرم افزار حسابداری آنلاین لیام با نرم افزارهای حسابداری آفلاین
جمع بندی
در این مقاله به امکانات کلی نرم افزارهای حسابداری پرداختیم. در مقالات بعدی با ویژگی های یک نرم‌افزار ارائه شده بر بستر کلود یا ابر و مزیت های آن آشنا می شویم. از جمله نرم افزارهای حسابداری برپایه ابر نرم افزار حسابداری آنلاین لیام می باشد.