این روزها همه کسب و کارها برای انجام امور مالی خود به نرم افزارهای حسابداری احتیاج دارند. اگر نگاهی به تاریخچه حسابداری بیندازیم، در گذشته حسابداران برای رسیدگی به امور مالی شرکت‌ها و محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان باید از روش‌هایی استفاده می‌کردند که از دقت کافی برخوردار نبود و نیاز به محاسبات زیادی داشت؛ در حالی که امروزه به کمک تکنولوژی و شیوه‌های جدیدی که در علم حسابداری ابداع شده است می‌توان با سرعت و دقت زیادی صورت‌های مالی را تنظیم کرد و در اختیار مدیران قرار داد. در این مطلب از وب‌سایت سامیار قصد داریم تا شما را با حسابداری امن و راهکارهایی که می‌تواند به افزایش امنیت اطلاعات مالی کمک کند بپردازیم؛ پس با ما تا انتهای این مطلب همراه باشید.
حسابداری امن چیست؟
یکی از دغدغه‌های اصلی تمام مدیران و سهامداران سازمان‌های بزرگ و کوچک حفظ امنیت اطلاعات مالی است. همان‌طور که می‌دانید اطلاعات مالی و حسابداری هر شرکتی جزو اسناد مهم و محرمانه‌ای است که نباید در دسترس هر فردی قرار بگیرد. حسابدار به عنوان کسی که صورت‌های مالی شرکت را تنظیم می‌کند و وظیفه تهیه و ثبت اسناد حسابداری در دفاتر مالی را بر عهده دارد، باید با راه‌های حفظ امنیت اطلاعات مالی نیز آشنایی داشته باشد. افرادی که به عنوان حسابدار در شرکت‌های مختلف مشغول به کار هستند برای انجام وظایف خود به ابزارهای مختلفی نیاز دارند تا بتوانند وظایف خود را به نحوه احسن انجام دهند. نرم افزارهای حسابداری و اهمیت بالای پشتیبانی نرم افزار حسابداری آنلاین، دفاتر روزنامه، معین، کل و عمومی و ماشین حساب از جمله ابزارها و تجهیزات مورد استفاده حسابداران است.
بهتر است بدانید که زمانی یک حسابدار می‌تواند از این ابزارها به خوبی استفاده کند که به قوانین و استانداردهای حسابداری به طور کامل تسلط داشته باشد زیرا عدم آگاهی نسبت به دانش حسابداری یکی از تهدیدهای بزرگ برای حسابداری امن است. انتخاب افراد با تجربه و مورد اعتماد برای انجام کارهای مالی شرکت علاوه بر این که از ایجاد مشکلات مختلف در ثبت اطلاعات مالی جلوگیری می‌کند، مانع از دسترسی رقبای شرکت به این اطلاعات نیز می‌شود.
منظور از اطلاعات مالی چیست؟
برای این که بتوانید درک درستی نسبت به حسابداری امن داشته باشید نیاز است در ابتدا با مفهوم اطلاعات مالی آشنا شوید. بیشتر اطلاعاتی که در کسب و کارهای مختلف تولید می‌شوند جنبه مالی و اقتصادی دارند. به عنوان مثال اطلاعاتی که در متن یک قرارداد کاری وجود دارد، علاوه بر نحوه انجام کار دارای اطلاعات زیادی درباره نحوه پرداخت هزینه‌ها و ضمانت اجرایی انجام پروژه است بنابراین می‌توان گفت بخش اعظمی از اطلاعات موجود در یک قرارداد شامل اطلاعات مالی می‌شود. یک حسابدار خبره باید بتواند تمامی این اطلاعات را به صورت الکترونیکی در نرم افزارهای حسابداری ثبت و نگهداری کند زیرا تمام شرکت‌ها بر اساس همین اطلاعات مالی باید نسبت به مراجع قانونی پاسخگو باشد؛ بنابراین حفظ امنیت اطلاعات مالی و اطمینان از صحت آن‌ها نقش بسیار مهمی در رشد و پیشرفت یک کسب و کار دارد.
چگونه امنیت اطلاعات مالی را حفظ کنیم؟
حفظ امنیت اطلاعات مالی و حسابداری یکی از فاکتورهای اساسی برای هر سازمان و یا شرکتی است که باید به آن توجه فراوانی داشت. یکی از سؤالات اساسی در حسابداری امن، چگونگی حفظ اطلاعات مالی یک شرکت است. امنیت اطلاعات مالی را می‌توان به دو مبحث کلی نگهداری اسناد مالی و جلوگیری از دسترسی افراد به اطلاعات مالی تقسیم‌بندی کرد که در ادامه هر یک را به‌صورت مختصر توضیح می‌دهیم.
نگهداری اسناد مالی
بخش اول مربوط به نگهداری اطلاعاتی است که به صورت مکتوب نگهداری می‌شوند. این اطلاعات مالی را باید به گونه‌ای نگهداری کرد که امکان مخدوش کردن آن‌ها وجود نداشته باشد تا بتوان در مواقع مورد نیاز به آن‌ها مراجعه کرد؛ اما چگونه باید اسناد مالی مکتوب را نگهداری کرد؟ راهکارهای زیادی برای نگهداری اسناد مالی مکتوب وجود دارد؛ به عنوان مثال می‌توان آن‌ها را در گاوصندوق‌های نسوز نگهداری کرد تا فقط مدیر شرکت امکان دسترسی به آن‌ها را داشته باشد.
البته حفظ امنیت اطلاعات موجود در نرم افزارهای مالی نیز اهمیت زیادی دارد و نباید از آن غافل شد؛ اما به دلیل آن که در طراحی نرم افزارهای مالی به حفظ امنیت اطلاعات توجه زیادی می‌شود، مدیران شرکت‌ها نگرانی زیادی درباره امنیت این اطلاعات ندارند؛ با این حال این مسئله به معنای سهل‌انگاری در حفظ امنیت داده‌های ثبت شده در نرم افزارهای مالی نیست بلکه با انجام برخی کارهای ساده می‌توان از بروز هر گونه مشکلی در این زمینه جلوگیری کرد. یکی از راه‌های مؤثر برای حفظ امنیت اطلاعات حسابداری، ذخیره فایل‌های پشتیبان است به این معنی که در بازه‌های زمانی مختلف از تمامی اطلاعات موجود در نرم افزار بکاپ بگیرید و آن را در یک حافظه جانبی مانند هارد اکسترنال نگهداری کنید.
جلوگیری از دسترسی افراد به اطلاعات مالی
مبحث دوم درباره امنیت اطلاعات مالی، جلوگیری از دسترسی افراد غیرمجاز به این اطلاعات است. افراد غیرمجاز همه کسانی هستند که می‌توانند از اطلاعات مالی یک شرکت سوءاستفاده کنند و باعث بروز ضرر و زیان‌های غیر قابل جبرانی شوند. شاید در نگاه اول این گونه به نظر برسد که به راحتی می‌توان از دسترسی افراد غیرمجاز جلوگیری کرد اما باید به این نکته توجه داشته باشید که جلوگیری از افشای اطلاعات مالی بسیار دشوارتر از نگهداری کردن آن‌ها است؛ زیرا برای نگهداری اطلاعات مالی می‌توانید به راحتی با انجام برخی از دستورالعمل‌های مشخص آن‌ها را طبقه‌بندی و نگهداری کنید. اما دور نگه‌داشتن این اطلاعات از دسترس افراد بسیار دشوارتر است زیرا برای این کار درگیر روابط انسانی خواهید بود.
راه‌های جلوگیری از افشای اطلاعات مالی در حسابداری امن
- محدود کردن دسترسی افراد به اطلاعات مالی: این کار باعث می‌شود تا فقط افرادی به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند که به آن‌ها نیاز دارند. در واقع اگر فردی برای انجام وظایفش در شرکت نیازی به دانستن اطلاعات مالی ندارد، نباید به آن‌ها دسترسی داشته باشد.
- استفاده از رمز و تغییر آن به در بازه‌های زمانی مختلف: به شما پیشنهاد می‌کنیم برای حفظ امنیت اطلاعات مالی از رمز عبور برای دسترسی به اطلاعات موجود در نرم افزارهای مالی استفاده کنید. همچنین بهتر است در بازه‌های زمانی مختلفی رمزها را تغیر دهید تا از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری شود.
- ممانعت از کپی کردن اسناد مالی: در اکثر موارد کپی‌برداری غیرضروری از اسناد مالی باعث می‌شود که اسناد مالی محرمانه شرکت‌ها فاش شوند در صورتی که لزومی به کپی‌برداری‌های متعدد از این اسناد وجود ندارد.
- استخدام افراد مورد اعتماد: با این که روش‌های مختلفی برای حفظ امنیت اطلاعات و اسناد مالی وجود دارد اما اگر حسابداران مجموعه شما افراد قابل اعتمادی نباشند تمامی این راهکارها بی‌فایده است.