شفاف بگم که اصلا نیت ندارم قوانین دفاتر قانونی را تشریح کنم چون کتاب قانون تجارت بدرستی و کامل راجب آن توضیح داده و در دسترس همگان میباشد و با یک جستجو ساده شما میتوانید به آن دسترسی داشته باشید.
منظور از پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
خوب دفاتر قانونی یا همان دفاتر روزنامه و کل که قالبا برای اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی که گروه اول مشاغل هستن اجباری است. تهیه و پلمپ این دفاتر قانونی باید قبل از شروع سال مالی که منظور همان سال شمسی در ایران است انجام شود. البته در قانون، دفاتری مانند دفتر دارایی برای تاجرها و دفتر درآمد و هزینه هم جز دفاتر قانونی محسوب میشود. اما در این مطلب بیشتر به دفاتر روزنامه و کل می پردازیم که هدف اصلی است و البته که بیشترین استفاده را دارد.
دفاتر قانونی روزنامه و کل
دفاتر قانونی در واقع جهت ثبت کلیه رویداد های مالی یک کسب کار استفاده می شود. به این صورت که در دفتر روزنامه همانطور که از اسم آن پیداست جهت ثبت های روزانه که همان آرتیک های حسابداری هستند از روی سندهای حسابداری نوشته می شود و به صورت تفکیکی هر حساب در دفتر کل منتقل می گردد.
مثلا تمام ثبت های حساب نقد و بانک در تمام آرتیکل های دفاتر روزنامه در یک جا با سرفصل حساب نقد و بانک در یک ستون و صفحه از دفتر کل منتقل می گردد و گردش و مانده آن به صورت مجزا قابل رویت است. در دفاتر قانونی چیزی که خیلی حائز اهمیت است این است که حسابداران و کارفرماها غالبا بر این باور هستند که دفاتر قانونی فقط مورد استفاده اداره امور مالیاتی است در صورتی که این طور نیست.
تنها یکی از استفاده کنندگان این دفاتر، اداره امور مالیاتی است. اساسا همه دستگاه های دولتی و اشخاص غیر دولتی مدعی برون سازمانی می توانند به دفاتر قانونی یک کسب و کار استناد کنند. مثلا وقتی بیمه مسئولیت برای اثبات یک سرقت از گاو صندوق یک شرکت به آن شرکت مراجعه میکند، می تواند مبالغ درج شده در دفاتر قانونی رو مورد بررسی قرار داده و از آن به نفع و یا ضرر آن مجموعه استفاده کند. همچنین اداره تامین اجتماعی و یا دادگاه ها می توانند از آن استفاده های گوناگون کنند.
به صورت کلی همانطور که از اسم آن پیداست دفاتر قانونی در هر محکمه قانونی قابل استفاده است. وقتی این دفاتر توسط دولت یعنی اداره ثبت شرکت ها پلمپ می شود، حکم یک سند قانونی و رسمی را پیدا می کند و ار و خوب از آنحایی که تحریر دفاتر یک آیین نامه مشخص دارد و یکی از مفاد این آیین نامه رعایت این نکته که نباید خط حوردی و گمراه کنند باشد و یا نباید جای خالی در بین تحریر ارقام و توضیحات وجود داشته باشد و … مقداری به قابل استناد بودن آن می افزاید.
نقش نرم افزار حسابداری در گزارشات دفاتر قانونی
امروزه اکثر نرم افزار های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری ابری لیام قابلیت گزارش دفاتر روزنامه و کل را دارند. به این معنی که می بایست از روی این گزارشات دفاتر قانونی را تحریر کرد و در این صورت کار کاربر با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین قدرتمند ساده می شود.
در خصوص شکل پلمپ دفاتر قانونی بد نیست که این توضیح نیز داده شود که در سال های اخیر نحوه پلمپ تغییر کرده است. در قدیم اشخاصی بودند که می توانستند با جعل مهر سازمان ثبت شرکتها و ساخت یک دستگاه ساده اقدام به پلمپ دفاتر جعلی نموده و از آن در محکمه ها سوء استفاده کنند. اما با قوانین جدید مثل ارسال دفاتر قانونی از طریق پست به آدرس قانونی محل شرکت و نحوه سیم کشی و نوع متریال استفاده شده در پلمپ دفاتر و همچنین شماره سریال واحدی که برای هر جفت دفاتر قانونی در نظر گرفته شده دیگر احتمال امکان جعل را به صفر رسانده است.
