تهیه صورتهای مالی یکی از مهمترین وظایف حسابداران و دانشجویان این رشته است. صورتهای مالی ستون فقرات هر واحد اقتصادی محسوب میشوند و نقش حیاتی در تصمیمگیری مدیران، سرمایهگذاران و حسابرسان دارند. یکی از چالشهای رایج دانشجویان حسابداری، درک روند تهیه صورتهای مالی از تراز آزمایشی تا ترازنامه است. بسیاری از دانشجویان در ثبت اسناد، انتقال اطلاعات و تبدیل آنها به گزارشهای نهایی مشکل دارند و نمیتوانند تصویر واقعی مالی یک شرکت را تحلیل کنند.
این مقاله به شما کمک میکند تا مراحل تهیه صورتهای مالی را با تمرکز بر نرمافزار حسابداری لیام، به زبان ساده یاد بگیرید. همچنین مثالهای عملی و نکات کاربردی ارائه میشود تا هم در محیط کار و هم در تمرینهای دانشگاهی به کارتان بیاید.
با پایان این مقاله شما خواهید توانست:
مفهوم تراز آزمایشی و کاربرد آن را در فرآیند تهیه صورتهای مالی درک کنید.
خطاهای رایج در انتقال اطلاعات به صورتهای مالی را شناسایی کنید.
ترازنامه و سایر صورتهای مالی اصلی را در نرمافزار لیام تهیه و تحلیل کنید.
تراز آزمایشی چیست و چرا در تهیه صورتهای مالی اهمیت دارد؟
تراز آزمایشی یک گزارش میانی است که نشان میدهد مجموع بدهکارها و بستانکارها برابر هستند یا خیر. هدف اصلی آن، بررسی صحت ثبت اسناد قبل از تهیه صورتهای مالی نهایی است. در نرمافزار حسابداری لیام میتوانید تنها با یک کلیک تراز آزمایشی تهیه کنید و مانده حسابها را به شکل خودکار ببینید.
ویژگیهای تراز آزمایشی:
– شامل تمام حسابهای دفتر کل و ماندههای آنها میباشد.
– معمولاً در پایان دوره مالی تهیه میشود.
– به حسابدار کمک میکند تا خطاهای ثبت اولیه را پیدا و اصلاح کند.
– به راحتی میتوان تاریخ شروع و پایان دوره مالی را انتخاب کرد.
– امکان اصلاح و ویرایش ماندهها قبل از انتقال به ترازنامه وجود دارد
مراحل تهیه صورتهای مالی از تراز آزمایشی تا ترازنامه
- اصلاح حسابها: بررسی پیشپرداختها، هزینههای معوق و ثبتهای اصلاحی.
- تهیه صورت سود و زیان: نشان دادن عملکرد مالی شرکت در دوره مالی.
- صورت تغییرات سرمایه: ثبت سود یا زیان خالص و سرمایه پایان دوره.
- بستن حسابهای موقت: آمادهسازی برای تهیه ترازنامه.
- تهیه ترازنامه: نمایش داراییها، بدهیها و حقوق مالکانه در قالب معادله حسابداری.
مثال عملی:
فرض کنید شرکت «الف» پنج حساب اصلی دارد:
- بانک: بدهکار 5000000 ریال
- حسابهای دریافتنی: بدهکار 10000000 ریال
- موجودی کالا: بدهکار 5000000ریال
- حساب های پرداختنی: بستانکار 5000000 ریال
- سرمایه: بستانکار 15000000 ریال
در تراز آزمایشی، جمع بدهکارها 20000000 ریال و جمع بستانکارها نیز 20000000 ریال است. این بدان معناست که فعلاً ثبتها متعادل هستند و آماده انتقال به صورتهای مالی میباشیم.
مراحل تبدیل تراز آزمایشی به ترازنامه
- اصلاح حسابها
- قبل از تهیه ترازنامه، باید حسابها بررسی و اصلاح شوند:
- حسابهای معوق و پیشپرداختها شناسایی و ثبت شوند.
- هزینهها و درآمدها در دوره مناسب خود شناسایی شوند.
- تهیه صورت سود و زیان
صورت سود و زیان گزارش میکند که یک شرکت در طول دوره مالی چقدر درآمد کسب کرده و چه هزینههایی داشته است. این صورت مالی نشاندهنده عملکرد مالی شرکت است و برای تصمیمگیری مدیریتی بسیار حیاتی است.
گامهای تهیه صورت سود و زیان:
- جمعآوری اطلاعات درآمدی: فروشها، خدمات ارائه شده، درآمدهای غیرعملیاتی.
- جمعآوری اطلاعات هزینهای: هزینههای عملیاتی، سربار، مالیات و هزینههای غیرعملیاتی.
- محاسبه سود خالص: سود خالص = جمع درآمدها – جمع هزینهها
توضیح اینکه اگر جمع حساب های درآمدی شما بیشتر از جمع حساب های هزینه ای شما باشد، شما دارای سود هستید و در حالت بلعکس شما زیان نموده اید.
مثال عملی:
فرض کنید شرکت «الف»:
درآمد فروش: ۲۰,۰۰۰,۰۰۰
هزینه عملیاتی: ۱۲,۰۰۰,۰۰۰
مالیات: ۱,۰۰۰,۰۰۰
سود خالص = ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ – ۱۲,۰۰۰,۰۰۰ – ۱,۰۰۰,۰۰۰ = ۷,۰۰۰,۰۰۰حساب های موقت یا سود و زیانی (هزینه ها و درآمدها) را از تراز آزمایشی استخراج کرده و در صورت سود و زیان قرار دهید.
- تهیه صورت حساب مالکانه (صورت تغییرات سرمایه):
- مانده اول دوره سرمایه در ردیف اول این صورت درج می گردد.
- حساب برداشت شخصی مالک به عنوان یک قلم کاهنده در این صورت درج می گردد.
- سرمایه گذاری مجدد اگر وجود داشت به عنوان یک قلم افزاینده در این صورت درج می گردد.
- مانده صورت سودو زیان در این صورت درج می گردد. بدین ترتیب که اگر سود خالص داشتیم به عنوان یک قلم افزاینده و اگر زیان خالص داشتیم به عنوان یک قلم کاهنده درج می گردد.
- موارد فوق را با هم جمع جبری نموده و حاصل هر چه بود به عنوان سرمایه پایان دوره مشخص می گردد.
- بستن حساب های موقت:
- ابتدا حساب های هزینه ای را که دارای مانده بدهکار هستند بستانکار کنید و حساب خلاصه سود و زیان را برابر جمع آنها، بدهکار کنید.
- سپس حساب های درآمدی را که دارای مانده بستانکار هستند، بدهکار کنید و حساب خلاصه سود و زیان را برابر جمع آنها، بستانکار کنید.
- مانده حساب خلاصه سود و زیان را به حساب سرمایه ببندید. به این معنی که اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بدهکار باشد یعنی شما در این دوره زیان داشتید و اگر بستانکار بود یعنی شما در این دوره سود داشتید. سپس مانده حساب خلاصه سود زیان را اگر بدهکار بود بستانکار و اگر بستانکار بود بدهکار کنید تا صفر شود و در مقابل حساب سرمایه را به همان میزان بدهکار/بستانکار نمایید.
- حساب برداشت اگر داشتید مستقیماً با حساب سرمایه ببندید یعنی حساب برداشت را برابر مانده بدهکار، بستانکار کنید و حساب سرمایه را به همان میزان بدهکار کنید.
- تهیه ترازنامه
جهت تهیه ترازنامه ابتدا باید بدانیم که ترازنامه شامل چه بخش های اصلی و چه نوع حسابهایی می گردد.
ترازنامه شامل سه بخش اصلی است:
- داراییها: منابع اقتصادی که شرکت مالک آنهاست.
- بدهیها: تعهدات شرکت نسبت به اشخاص ثالث.
- سرمایه: منابع مالکین که در کسبوکار سرمایهگذاری شده است.
فرمول اصلی ترازنامه:
فرمول اصلی ترازنامه در واقع همان معادله اساسی حسابداری می باشد که برابر است با:
داراییها = بدهیها + سرمایه
مطابق این فرمول یا معادله، دارایی ها در سمت راست ترازنامه و بدهی و سرمایه در سمت چپ ترازنامه درج می گردد و بایستی توجه داشت که جمع دو طرف ترازنامه حتما بایستی برابر باشد تا ترازنامه اصطلاحاً بالانس یا تراز باشد.
مثال ساده عملی:
شرکت «الف» پس از اصلاح حسابها:
داراییها: صندوق ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ + بانک ۵,۰۰۰,۰۰۰ = ۱۵,۰۰۰,۰۰۰
بدهیها: ۴,۰۰۰,۰۰۰
سرمایه: ۱۱,۰۰۰,۰۰۰
ترازنامه متوازن است، زیرا ۱۵,۰۰۰,۰۰۰ = ۴,۰۰۰,۰۰۰ + ۱۱,۰۰۰,۰۰۰.
نحوه تهیه تراز آزمایشی و ترازنامه در نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری لیام:
- اصلاح حسابها
قبل از تهیه ترازنامه، باید حسابها بررسی و اصلاح و در ماژول حسابداری ثبت سند شوند:
- حسابهای معوق و پیشپرداختها شناسایی و ثبت شوند.
- هزینهها و درآمدها در دوره مناسب خود شناسایی و ثبت دستی گردد.
- تهیه تراز آزمایشی
- رفتن به منوی گزارشات عمومی در ماژول حسابداری و انتخاب تراز آزمایشی
- تعیین سطح گزارش از تب های سمت چپ گزارش که می تواند سطح کل، معین، تفصیلی 1 و یا تفصیلی 2 باشد.
- تعیین نوع تراز آزمایشی از تب های بالا که می تواند تراز 2 ستونی، 4 ستونی و یا 6 ستنی باشد.
- مشاهده تراز آزمایشی به همین راحتی.
- بستن حساب های درآمدی و هزینه ای
- رفتن به منوی صدور اسناد حسابداری در ماژول حسابداری
- انتخاب منوی سه نقطه از تب های بالا
- انتخاب صدور سند بستن حساب های درآمدی و هزینه ای
- صدور سند بستن حساب های موقت سودو زیانی به همین راحتی در نرم افزار لیام انجام می گردد.
- تهیه ترازنامه
- رفتن به منوی گزارشات پایان سال در ماژول حسابداری
- انتخاب گزینه ترازنامه
- تهیه ترازنامه به همین سادگی در نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری لیام.
نکات عملی برای دانشجویان :
- همیشه مانده حسابها را قبل از تهیه صورتهای مالی بررسی کنید.
- حسابداری تعهدی را رعایت کنید تا درآمدها و هزینهها در دوره صحیح ثبت شوند.
- صورتهای مالی را به ترتیب تهیه کنید: ابتدا ترازنامه آزمایشی، سپس صورت سود و زیان، بعد صورت تغییرات در حقوق مالکانه و در نهایت ترازنامه.
- از نرمافزارهای حسابداری استفاده کنید تا خطاهای دستی کاهش یابد.
تحلیل و استفاده از صورتهای مالی
- تصمیمگیری مدیریتی: صورتهای مالی به مدیران کمک میکند منابع را بهینه تخصیص دهند.
- تحلیل نقدینگی: بررسی وجوه نقد نشان میدهد شرکت توان پرداخت بدهیها را دارد یا خیر.
- تحلیل سودآوری: سود خالص و حاشیه سود، کارایی عملیات شرکت را نشان میدهد.
- تحلیل ساختار سرمایه: نسبت بدهی به سرمایه، ریسک مالی شرکت را نشان میدهد.
تهیه صورتهای مالی در نرمافزار حسابداری لیام
- با چند کلیک میتوانید تراز آزمایشی تهیه کنید.
- گزارش صورت سود و زیان و تغییرات سرمایه را بهصورت خودکار بگیرید.
- در نهایت، ترازنامه کامل را بدون پیچیدگی در نرمافزار مشاهده کنید.
نتیجهگیری
تهیه صورتهای مالی از تراز آزمایشی تا ترازنامه یک مهارت کلیدی برای هر حسابدار است. این فرآیند کمک میکند تا عملکرد مالی شرکت را دقیق تحلیل کنید، تصمیمگیری مدیریتی بهتری داشته باشید و گزارشهای استاندارد و قابل اعتماد ارائه دهید. با استفاده از نرمافزار حسابداری آنلاین لیام، میتوانید کل مسیر تهیه صورتهای مالی را سریعتر، دقیقتر و سادهتر طی کنید
1.تراز آزمایشی با ترازنامه چه تفاوتی دارد؟
2.آیا همیشه تراز آزمایشی برابر است با ترازنامه؟
3.صورت سود و زیان چه کاربردی دارد؟
4. بهترین روش برای تمرین تهیه صورتهای مالی چیست؟
نویسنده : علیرضا مناجاتی
مدرس و مشاور مالی و مالیاتی
